Tvarkyti popierinius dokumentus – neefektyvu laiko atžvilgiu. Įmonių informacija (sutartys, patvirtinimai, sąskaitos faktūros) privalo būti lengvai prieinama ir saugi, o dokumentų pateikimas rankiniu būdu pastebimai mažina organizacijos našumą. Norint padidinti efektyvumą, vertėtų investuoti į dokumentų valdymo sistemą. Trumpiau vadinamoji DVS – tai automatizuotas būdas organizuoti, apsaugoti, suskaitmeninti, tvirtinti ir atlikti užduotis, susijusias su dokumentais. Darbas vyksta skaitmeninėje aplinkoje ir taip sutaupomas komandos laikas, įmonės lėšos. Žemiau – 4 būdai, kaip tai pasiekiama.
1. Automatizuojamos užduotys
Šioje programinėje įrangoje talpinama informacija pasiekiama lengvai ir greitai. Čia įkeliami seni arba kuriami nauji dokumentai automatiškai archyvuojami pagal pasirinktą tvarką, o jų derinimo ir tvirtinimo ciklą galima patogiai sekti. Pagreitinama jų peržiūra ir patvirtinimai, nes tai galima atlikti tiesiog nuotoliniu būdu, taigi, nebereikia fiziškai ieškoti ir nešioti dokumentų.
Naudodamos šią programą, įmonės gali:
- Supaprastinti dokumentų platinimą, naudodamos automatizuotą darbo srauto nukreipimą ir pranešimus.
- Sumažinti klaidų kiekį, nes sistemoje įdiegta simbolių atpažinimo ir indeksavimo funkcija.
- Greičiau tvarkyti organizacijos archyvus (per išmanųjį įrenginį).
- Panaikinti riziką prarasti dokumentus.
- Kurti failų kopijas ir jas platinti per el. paštą.
Automatizuodama darbą, DVS pagreitina visus su dokumentais susijusius procesus.
2. Pagerinama komunikacija tarp skyrių ir jų darbuotojų
Tokia programa sukurta taip, kad dalinimasis failais tiek su kolegomis, tiek su klientais būtų lengvas. Nesvarbu, ar dirbama iš biuro, namų ar net išvykus į kelionę. Valdymo sistema:
- Pasiekiama nuotoliniu būdu. Taip galima gauti ir peržiūrėti dokumentus bet kur, kur yra prieiga prie interneto. Tam pakanka ir mobiliojo telefono.
- Sklandžiai integruojasi į įrenginius, o čia bendrinami failai apsaugomi.
- Limituoja prieigą prie specifinių dokumentų, todėl griežtai kontroliuojama, ką mato personalas, o ką – klientai.
Būtini failai greitai pasiekiami archyvuose. Ieškant jų nebereikia skambinti arba vaikščioti po biurą, užtenka tiesiog sukontaktuoti su kitu skyriumi per DVS sistemą. Taigi, nebelieka rizikos kilti nesusipratimams.
3. Sumažinamas laikas, skirtas dokumentams tvarkyti
Įdiegus dokumentų valdymo programą, daugiau dėmesio galima skirti verslo augimui ir iššūkiams, susijusiems su kasdieniniais darbo procesais, nes sutaupoma laiko pastangoms tvarkant failus. Šis laikas dabar geriau panaudojamas:
- Rūpinantis organizaciniais pasitarimais ar susitikimams su partneriais.
- Atsakymams į klientų užklausas.
- Atliekant sudėtingas užduotis.
Iš esmės tokiu būdu padidinamas darbo našumas, nes galima skirti žymiai mažiau laiko dokumentų ruošimui. Supaprastinama jų sklaida, derinimas, tvirtinimas ir paieška. Taip pat nebereikia fiziškai nešioti popierinių variantų – viskas pasiekiama archyvuose.
4. Mažinamos administracinės išlaidos
Valdymo sistemos įvedimui reikia lėšų, tačiau investicija ilgainiui atsiperka. Skaitmenizavus dokumentų valdymo procesus žymiai mažiau pinigų išleidžiama ne tik popieriui, bet ir antspaudams, fiziniam siuntimui bei saugojimo priemonėms: įvairiems aplankams, segtuvams ir pan., nes visas darbas gali vykti DVS erdvėje. Taip pat nebereikia atskirų patalpų archyvams: jos gali būti pertvarkomos siekiant išplėsti darbovietę. Didelis privalumas tai, kad taip kartu prisidedama prie gamtos išteklių tausojimo.
Dokumentų valdymo programinė įranga yra įrankis, galintis visiškai pakeisti tai, kaip vyksta darbas. Failų skaitmeninimas ir elektroninis jų tvarkymas leidžia organizacijoms panaikinti popieriaus sąnaudas, supaprastinti procesus ir pagerinti bendravimą. Taip darbuotojai skiria daugiau laiko tai veiklai, kuri išties naudinga ir pelninga.
