Tam, kad procesų valdymas išties padėtų optimizuoti įmonės veiklą, būtinas atidumas ir nuoseklumas. Naudojant tam pritaikytą sistemą galima pasiekti tikslą gerokai paprasčiau. Ji padeda bet kuriuo metu stebėti ir kontroliuoti procesus, atrandant galimas kliūtis efektyvumui, įvertinant naudą ir koreguojant juos taip, kad tie procesai vyktų sparčiau. Pateikiame kelis patarimus, ką derėtų daryti siekiant tokio tikslo.
1. Naudokitės sistema nuosekliai
Vargu, ar bus įmanoma sėkmingai stebėti ir valdyti procesus, jei naudositės sistema tik dalinai. Tad pasirūpinkite, kad reikiamus duomenis keltų, dokumentus kurtų pačioje sistemoje kiekvienas su procesais susijęs darbuotojas. Žinoma, kartais informacija į sistemą turi patekti iš kitur (pvz., iš valstybinės įstaigos atsiųsto popierinio laiško) – tokiu atveju reikėtų užtikrinti, kad popierinės versijos būtų nuskanuotos neuždelsiant. Be to, užtikrinkite galimybę naudotis sistema ir dirbantiems nuotoliniu būdu, vykstantiems į komandiruotes. Laikantis šio principo bus lengviau laiku pastebėti galimas problemas, įvertinti procesų eigą ir juos paspartinti.
2. Pasirūpinkite vidaus tvarka
Paprastai tam, kad procesų valdymas būtų sistemingas, būtina susikurti ar įtvirtinti tam tikrus darbo principus iš anksto. Visgi pasitaiko įmonių, kurios šios užduoties neįgyvendina iki galo. Tam neabejotinai reikia laiko – turite žinoti ir išmanyti visus procesus, rasti metodus, kurie užtikrina, kad tie procesai būtų atliekami be kliūčių (pvz., be papildomo dokumento perleidimo keliems asmenims, kad šie persiųstų galutiniam patvirtinimui), efektyviai.
Tam, kad procesas būtų greitas, visiems su tuo susijusiems būtina žinoti, kaip jį pradėti, plėtoti ir užbaigti. Turi būti išskirtos aiškios atsakomybės, priskirtos konkretiems komandos nariams. Tikslūs turi būti ir užduočių terminai. Žinokite visus kontaktinius ir kitus būtinus duomenis (pvz., prekių ar žaliavų likučius, kas pavaduoja atostogaujančius). Patogu tai, kad visi šie dalykai lengvai sukontroliuojami naudojantis sistema. Čia galite saugoti ir specifinių vidaus taisyklių ar patarimų sąrašą, kurį lengvai sau pritaikytų tiek senbuviai, tiek nauji darbuotojai.
3. Neapleiskite komunikacijos
Vidinė ir išorinė komunikacija neišvengiama, jei norite, kad procesų valdymas būtų kuo paprastesnis, o patys procesai pasižymėtų spartumu. Visų pirma, komandos nariai, darbuotojai ir netgi klientai, užsakovai gali pateikti aktualių įžvalgų. Antra, per valdymo sistemą labai patogu operatyviai reaguoti į pasikeitimus (pavyzdžiui, kokybės ar žaliavų), čia pat spręsti iškilusias problemas.
4. Jei reikia, įgyvendinkite pakeitimus
Net ir standartiniai procesai gali ilgainiui keistis, priklausomai nuo įmonės veiklos specifikos ar tiesiog reglamentų. Likite atviri pokyčiams – tiek įmonės viduje, tiek valdydami procesus. Jei jaučiate poreikį, kvieskite specialistus ir pakoreguokite procesų valdymo sistemos nustatymus taip, kad ji atitiktų pasikeitimus. Juk sistemos esmė ir yra procesų lengvinimas, automatizavimas – ji jokiu būdu neturi tapti dar viena kliūtimi. Kitaip tariant, sistema turi būti pritaikyta prie poreikių, o ne poreikiai – prie sistemos.
Jei procesų valdymas atliekamas turint tikslą juos optimizuoti, pagreitinti, gaunama papildomos naudos. Geresnis klientų aptarnavimas, patogesnės darbo sąlygos, daugiau laiko ir kitų resursų stambioms užduotims, lengviau identifikuojami ir siekiami didesni įmonės tikslai, sėkmingiau taikomi ekologijos principai – visa tai padeda augti ir tiesiog išnaudoti sistemos galimybes. Pasirūpinkite sklandžia, greita procesų eiga ir jūs: susisiekite su mūsų komanda ir pritaikykite išmanius sprendimus verslo sėkmei.
