Tai, kaip Jūsų komanda susitvarko su įvairiomis sutartimis – vidinėmis ir išorinėmis – tiesiogiai lemia verslo sėkmę. Visų pirma, kokybiškas dokumentų valdymas turi įtakos darbuotojų pasitenkinimui: jie jaučiasi saugūs dėl laiku vykdomų užduočių, aiškumo. Antra, patenkinti lieka ir patys klientai, tiekėjai, verslo partneriai. Kai sutartys tvarkomos patikimai, bendra situacija įmonėje yra gerokai aiškesnė, skaidresnė, tad lengviau laiku atpažinti problemas ir jas išspręsti. Žinoma, tuo pasirūpinti gali būti nelengva. Pateikiame kelis patarimus, kaip pasirūpinti geresniu sutarčių valdymu.
1. Tinkamai pasiruoškite
Ar sutartys įmonėje sudaromos chaotiškai, ar sistemingai? Ar jomis rūpinasi vienas asmuo, ar komanda, ar tie, kurie tiesiog „pasitaikė po ranka“? Jei norite gero rezultato, derėtų apgalvoti, kaip paruošti visas sutartis (nors jos ir skirtingos) tvarkingai, laikantis tam tikrų, visiems galiojančių taisyklių. Sistemingas tokių svarbių dokumentų valdymas leidžia formuoti vidinę įmonės kultūrą ir išorinį įvaizdį, išvengti dažnų su sutarčių rengimu pasitaikančių klaidų.
Vienas paprasčiausių sprendimų – naudotis DVS ar panašia sistema ir čia saugoti skirtingų dokumentų šablonus, pavyzdžius. Tokiu būdu tvarkingu sutarčių rengimu galės rūpintis net anksčiau to nedarę žmonės.
2. Parenkite planą
Jei tik numanote, kad artėja sutarties rengimo laikas, pasirūpinkite, kad visiems su tuo susijusiems darbuotojams būtų aišku, kaip ir ką daryti. Planas gali būti ir preliminarus, tačiau jame turi atsispindėti data, užduočių (pvz. sutarties tvirtinimo, persiuntimo, pasirašymo) terminai, kas už ką atsakingas, kaip perduoti informaciją ir pan.
3. Laiku peržiūrėkite ir apdorokite informaciją
Plano parengimas – dar ne viskas. Jei norite, kad svarbių dokumentų valdymas būtų sklandus, pasirūpinkite savalaike informacijos peržiūra. Praversti gali ir dokumentų, informacijos, komunikacijos valdymo sistemose įdiegta priminimų funkcija. Nežiūrėkite į tokias užduotis pro pirštus – juk nuo to priklauso sutarčių tikslumas, saugumas, kitų darbų atlikimo laikas. Paskirkite asmenis, kurie bus atsakingi už dokumentų tvirtinimą ar persiuntimą: taip išvengsite chaotiškumo, pasirūpinsite darbo našumu.
4. Apgalvokite darbų pabaigą
Tai gali skambėti keistai, bet svarbu ne tik susiplanuoti sutarties apdorojimo terminą ar pasirūpinti, kad būtų laikomasi visų sutarties nuostatų. Apgalvokite, kada konkrečios sutartys nustos galioti ir kaip jas reikės nutraukti. Jei pasirašote sutartį dėl žaliavų tiekimo, iki kada jos turi būti pristatytos? Kada ir kokiu būdu vyks apmokėjimas už paslaugas? Kas tuo rūpinsis? Sutarčių ir kitų panašių dokumentų valdymas nebus sėkmingas, jei susitarimai nustos galioti „staiga“.
Šiuo atžvilgiu taip pat gali praversti mūsų sistemose įdiegti priminimai. Tokiu atveju visuomet turėsite pakankamai laiko esamos sutarties detalėms apgalvoti, ataskaitoms parengti, naudai įvertinti ir prireikus susitarimui atnaujinti ar pratęsti susitarimą.
Šiandien norint pasirūpinti sklandžiu sutarčių valdymu nebereikia daugybės laiko, darbuotojų ar kitokių resursų. Šiuolaikiškos dokumentų, informacijos, turinio valdymo sistemos – tai, kas gali padėti visas užduotis atlikti laiku, gerokai greičiau ir paprasčiau. Viskas, ko reikia – atrasti tinkamą „Sekasoft“ gaminį, pritaikyti jį savo verslo bei komandos poreikiams ir išnaudoti visus papildomus privalumus. Susisiekite su mumis – mielai padėsime pasirūpinti, kad sutarčių ir kitokių svarbių dokumentų valdymas iš neretai atidėliojamo darbo taptų malonia, rūpesčių nekeliančia užduotimi.
