Informacijos valdymas – iššūkis, kurį tenka įveikti kone kiekvienai įmonei, nepriklausomai nuo to, didelė ji ar maža. Nemažai vadovų eina, atrodytų, paprasčiausiu keliu – sutartims, prašymams ir kitokiems dokumentams kaupti paskiria atskirą patalpą, už tai atsakingą darbuotoją ir tiek. Vis dėlto informacijos kiekis kasmet tik auga. Tokia užduotis reikalauja vis daugiau ir laiko, ir darbo jėgos. Imtis šiuolaikiškų sprendimų dažnai trukdo įsisenėję, visiškai tikrovės neatitinkantys mitai. Aptariame kelis jų.
Mitas Nr. 1: Informacijos valdymo sistemos – labai sudėtingos
Nemažai daliai žmonių atrodo, kad šiuolaikiškos duomenų valdymo sistemos jiems nėra tinkamos, nes jomis naudotis – labai sunku. Tiesa visiškai kitokia. Naudotojų patyrimas, jo kokybė yra vienas svarbiausių kriterijų kuriant bet kokią programą ar sistemą, ir informacijos valdymui skirti sprendimai – jokia išimtis. Siekiama, kad valdymas būtų kone intuityvus, taigi – ir greitas, ir patogus. Viskas, ko reikia – pritaikyti sistemą savo įmonėms poreikiams, suorganizuoti išsamius mokymus.
Mitas Nr. 2: Tai – labai brangu
Kiek Jūsų komandos laiko informacijos valdymas atima per dieną, savaitę, mėnesį? Gali atrodyti, kad įvairių duomenų kūrimui, saugojimui, koregavimui per sistemą išties reikia nemažų išlaidų. Visgi reikėtų įvertinti tai, kad naudojantis sistema darbai atliekami greičiau. Be to, tam nereikia atskiro žmogaus – visi su duomenimis susiję, iš anksto atskirą prieigą gavę žmonės gali juos kurti, koreguoti, persiųsti ar naikinti. Dokumentų pametimas, netyčinis ištrynimas ar persiuntimas, informacijos nutekėjimas – brangios grėsmės, kurių naudojantis sistema galima išvengti.
Paminėti verta ir tai, kad sisteminis informacijos valdymas padeda įmonei atsisakyti labai didelės popieriaus sąnaudų dalies. Sumažėja ir išlaidos, skirtos spausdinimui, kopijavimui, siuntimui fiziniu paštu. Taigi, kaina, sumokama už tokią sistemą, ilgainiui tikrai atsiperka.
Mitas Nr. 3: Informacijos sistemos reikalingos tik didelėms įmonėms
Deja, informacijos valdymas yra rūpestis, kurio neišvengia jokia įmonė. Net visai mažos komandos susiduria su daugybe laiškų, užklausų, sutarčių, prašymų, pasiūlymų. Be to, tenka rūpintis reklama, reprezentacija. Jei įmonė nedidelė, laikas, sugaištamas tokios informacijos valdymui, čia ypatingai brangus. Taigi, speciali sistema padeda geriau paskirstyti turimą laiką, padidinti našumą.
Mitas Nr. 4: Virtuali erdvė – nesaugi
Šis mitas, ko gero, gajus dėl to, kad kai kuriais atvejais virsta tiesa. Visgi saugumas labai priklauso nuo vietos ir žmonių, besinaudojančių informacija. Dokumentų patvirtinimas el. parašu, stiprūs slaptažodžiai, galimybė kontroliuoti vartotojų prieigą prie konkrečių failų, pakeitimų atsekamumas – vos kelios priemonės, kurios taikomos tam, kad sistemoje laikoma informacija liktų saugi. Čia saugomi duomenys negali būti mechaniškai pažeisti, sudeginti ar kitaip sunaikinti. Tad ir visas informacijos valdymas yra saugesnis.
Mitas Nr. 5: Sistemos mažina produktyvumą
Gali atrodyti, kad sutaupytą laiką darbuotojai nepaskiria našumui didinti. Vis dėlto tiesa ta, kad su įvairia įmonės informacija susijusiems veiksmams laikas sunaudojamas išties neproduktyviai, t. y. daugelį jų (pavyzdžiui, dokumentų kūrimą be šablonų, reikiamų įrašų paiešką) galima padaryti greičiau. Tas sutaupytas laikas gali būti panaudotas gerokai svarbesnėms, daugiau dėmesio nusipelnančioms užduotims. Tad šiuolaikiškas informacijos kūrimas ir saugojimas – naudingas.
Įvairių informacijos valdymo sistemų tikslas – padėti dirbti našiau, greičiau ir lengviau. Pokyčių diegimas išties pareikalauja ir laiko, ir pastangų. Vis dėlto įveikti minėtus mitus ir ryžtis šiuolaikiškos sistemos diegimui naudinga, net jei neturite jų naudojimo patirties. Svarbiausia – pritaikyti informacinį sprendimą savo reikmėms ir pasirūpinti, kad toks informacijos valdymas būtų atliekamas nuosekliai, be išimčių.
Norite sužinoti daugiau? Nesate tikri, ar informacijos valdymo sistema atitiks Jūsų poreikius bei lūkesčius? Aptarkite visus niuansus su „Sekasoft“ komanda. Pasirūpinsime ne tik pačios sistemos diegimu, pritaikymu, bet ir apmokymais, reguliariais atnaujinimais bei kitokia pagalba. Susisiekite Jums patogiausiu būdu: užpildę užklausos formą, telefonu ar el. paštu.
