Efektyviam įmonės darbui labai svarbu, kad visi procesai vyktų sklandžiai: darbuotojai atitinkamu metu gautų ir įvykdytų užduotis, efektyviai siektų įmonės tikslų. Natūralu, kad procesų valdymo sprendimai turi būti pritaikyti prie kiekvienos įmonės poreikių: juk įvairaus dydžio ir pobūdžio organizacijos susiduria su skirtingais iššūkiais.
Ką reikia žinoti apie procesų valdymo sistemą?
Procesų valdymas yra optimizuota veiklos organizavimo metodologija, kurioje tiksliai apibrėžtos kiekvieno organizacijos nario, komandos, skyriaus rolės, numatomi norimi rezultatai, vykdomos veiklos. Naudodamiesi tokia sistema, darbuotojai ir vadovai gali sekti visus įmonės procesus, laiku sužinoti apie kylančias problemas ir parengti sprendimus joms išspręsti. Procesų valdymo sprendimai yra orientuoti į tris veiksnius:
- žmones (matydami aprašytus procesus ir keliamus tikslus gali lengviau įsilieti į komandinį darbą);
- procesus (vadovaujantis kiekvienos įmonės misija, užduotimis, kaip tai įvykdyti);
- technologijas, galinčias sujungti žmones ir procesus bendram tikslui.
Įmonėje įdiegus šią sistemą, darbuotojai ir vadovai gali:
- matyti procesų aprašymus, tikslus ir užduotis jiems išpildyti;
- inicijuoti tam tikras veiklas pagal komandos darbų kiekį;
- matyti užduočių eigą, už jas atsakingus asmenis;
- greitai rasti ir peržiūrėti, koreguoti dokumentus, susijusius su tam tikrais procesais.
Optimizuotas procesų valdymas pasižymi keliais privalumais:
- galimybe biudžetą paskirstyti tiksliau;
- didesniu matomumu, taip padidinant pasitikėjimą įmone ir komandos nariais;
- procesų aprašymais ir tiksliomis užduotimis, kurios leidžia pagreitinti naujų darbuotojų įsiliejimą į komandą;
- sutaupomu laiku, kuris gali būti skirtas kitoms užduotims;
- greičiau pastebimais trukdžiais ir sprendimų radimu problemoms išspręsti.
3 patarimai planuojant diegti procesų valdymo sistemą
Procesų valdymo sprendimai pritaikomi kiekvienai organizacijai individualiai, pagal jos tikslus ir poreiProcesų valdymo sprendimai pritaikomi kiekvienai organizacijai individualiai, pagal jos tikslus ir poreikius. Pirmas žingsnis planuojant sistemos diegimą dažniausiai būna – poreikių analizė. Šiame etape ypač svarbu atidžiai išanalizuoti DVS sprendimų pasiūlą rinkoje ir pasirinkti gerus savo srities profesionalus. Konsultacijų ir analizės etape rekomenduojame kartu su organizacijos procesų valdymo ekspertais:
1. Išanalizuoti esamą padėtį ir nustatyti tobulintinas įmonės valdymo vietas;
2. Apibrėžti, kokių tikslų norima pasiekti;
3. Pagal savo poreikius iš anksto nustatyti DVS ir tiekėjo pasirinkimo kriterijus.
Įdiegus procesų valdymo sistemą, organizacijos laukia dideli pokyčiai, kuriuos reikėtų vertinti kaip iššūkius, vedančius galutinio tikslo link – efektyvumo didinimo. Adaptaciniu laikotarpiu priprasti prie naujų procesų valdymo sprendimų galima greičiau, pasitelkiant specialistų konsultacijas, taip pat labai svarbus už diegimo projektą atsakingo žmogaus vaidmuo, įtraukiant savo komandą naudotis nauja sistema. Ne mažiau svarbi mokymų sistemos naudotojams ir administratoriams dalis, kuri užtikrina sklandesnį sistemos įtraukimą į organizacijos kasdienybę, naujoves pateikiant palaipsniui, pagal iš anksto sudarytą mokymų planą.
