Procesų valdymas – užduotis, kuriai dėmesio skirti tenka neišvengiamai. Ieškoti atsakymų, susijusių su personalo valdymu, sutarčių rengimu, pirkimais ir pardavimais ar gamyba, kitais procesais tenka kiekvienai įmonei. Speciali programa – tai patikima priemonė visų užduočių lengvinimui, greitinimui ir geresnių rezultatų užtikrinimui. Tačiau tam, kad būtų panaudoti visi sistemos privalumai, pirmiausia patartina atsakyti į kelis esminius klausimus.
1. Kas įmonėje kelia daugiausia iššūkių?
Specifinių užduočių, kurių atlikimui sunaudojama ypatingai daug laiko ir resursų, esama daugelyje įmonių. Vienur keblumų kyla dėl personalo dokumentų pildymo ir archyvavimo, saugumo užtikrinimo, kitur – dėl su paslaugomis susijusių procesų stebėjimo, optimizavimo. Prieš diegiant procesų valdymo sistemą verta išskirti didžiausias problemas – taip atrasite pagrindinį tikslą ir lengviau įvertinsite pokyčius.
2. Koks biudžetas tam gali būti paskirtas?
Tai, kiek kainuoja procesų valdymas, priklauso nuo kelių veiksnių. Vienas esminių – specifikacijos. Kuo labiau reikės priderinti sistemą prie savitų įmonės ypatybių (pavyzdžiui, specifinės dokumentų persiuntimo ar užduočių delegavimo tvarkos, gamybinių procesų kontrolės), tuo didesnės investicijos prireiks. Tačiau taupyti šiuo atžvilgiu neverta – kruopštus sistemos pritaikymas prie poreikių ilgainiui atsiperka didesniais privalumais (sutaupytu laiku, didesniu našumu ir kt.).
3. Kiek procesų reikia apimti?
Nuo to priklauso sistemos sudėtingumas, sąsajos ypatybės. Taigi, atsakymas į šį klausimą padeda gauti maksimaliai funkcionalią, praktišką, patogią sistemą.
4. Ar tikrai reikalinga tik procesų valdymo sistema?
Nuolatiniai pokyčiai, iššūkiai yra įmonių kasdienybė. Tačiau nereikėtų tikėtis, kad įdiegus vieną sistemą, kardinaliai pasikeis visa vidaus tvarka. Procesų valdymas turėtų būti aiškiai atskirtas nuo dokumentų, personalo, projektų valdymo. Tam skirtos siauresnės pakraipos sistemos, ir kiekviena jų pasižymi specifiniais privalumais.
5. Kuri įmonės dalis galės naudotis sistema?
Jei norite iš sistemos išgauti daugiausiai naudos, pasistenkite, kad ja galėtų naudotis kuo daugiau žmonių. Dėl šios priežasties verta apgalvoti, kurios komandos, padaliniai galės prisijungti, kaip bus lengvinamas jų darbas. Įdiegti sistemą, kuri būtų tinkama kiekvienam darbuotojui, nelengva. Patikima išeitis – pradėti nuo kelių padalinių ir tuomet pamažu plėsti sistemos naudojimo spektrą.
6. Ar įmonė tikrai pasiruošusi sistemos diegimui?
Prieš diegiant bet kurią sistemą, reikia tam tinkamai pasiruošti. Svarbu informuoti darbuotojus apie būsimus pokyčius. Tačiau ne mažiau reikšminga užduotis – pamažu pereiti prie, pavyzdžiui, įpročio naudotis elektroniniais dokumentais, vienos dokumentų kūrimo sistemos naudojimo. Jei įmonėje yra apie kompiuterines technologijas mažiau nusimanančių žmonių, pirmiausia pasirūpinkite jais.
7. Kas rūpinsis su sistema susijusiais klausimais?
Procesų valdymas gali būti efektyvus, patogus tik pripratus prie sistemos ypatybių. Paprastai su ja pirmą sykį susiduriantiems naudotojams kyla įvairių klausimų. Išeitis – ne tik pasirūpinti išsamiais, specialistų organizuojamais mokymais, bet ir paskirti sistemos priežiūrai atskirą žmogų ar komandą.
Procesų valdymo sistema neabejotinai supaprastina, pagreitina kasdienes ir periodiškai atliekamas užduotis. Tačiau, kaip ir kitų efektyvių sprendimų diegimo atveju, pokyčiams reikia tinkamai pasiruošti. Atsakę į aukščiau išvardytus klausimus, galite tikslingiau ir greičiau išnaudoti sistemos privalumus, išvengti dažnų klaidų, lemiančių papildomai sugaištą laiką ir išlaidas. Užtikrinti gerus rezultatus galite ir pasikonsultavę su „Sekasoft“ komanda – ji padės įvertinti įmonės situaciją ir pasiūlys geriausiai poreikius atitinkantį technologinį sprendimą.
