Viena greičiausiai atsiperkančių procesų valdymo optimizavimo sričių – personalo procesų automatizavimas. Žmogiškųjų išteklių valdymas – gyvybiškai svarbi kiekvienos įmonės dalis, nesvarbu, ar tai naujų darbuotojų įdarbinimas, mokymai, ar užtikrinimas, kad darbovietėje laikomasi taisyklių ir kitų reikalavimų. Nors paprastai tai rankiniu būdu vykstantis procesas, tai galiausiai tampa neefektyvu net keliais atžvilgiais. Personalas per daug laiko praleidžia atlikdamas ne svarbias užduotis, o varginančius kasdienius, rankinius darbus. Dėl to itin aktualus automatizuotas procesų valdymas – automatizuodamos standartinę ir pasikartojančią žmogiškųjų išteklių veiklą, organizacijos sumažina išlaidas ir laiką, skirtą rankiniam planavimui.
Kodėl neautomatizavus žmogiškųjų išteklių kyla problemų
Laiku neautomatizavus šių procesų, gali kilti problemos, stabdančios įmonės augimą bei plėtrą. Tai nutinka dėl kelių svarių priežasčių:
- Prarandamas efektyvumas. Kasdien pasikartojančios ir daug pastangų reikalaujančios užduotys užima ganėtinai daug laiko, o po tokių darbų ne visada norisi sėsti prie rimtesnių. Taip žmogiškųjų išteklių personalas neveiksmingai išnaudoja laiką.
- Atsiranda daugiau klaidų. Tokios užduotys, kaip darbo laiko apskaitos žiniaraščių tikrinimas, darbo užmokesčio skaičiavimas ir atostogų prašymų tvirtinimas gali būti lengvai atliekami automatiškai. Tačiau atlikdamas juos ranka, žmogus ne visada gali viską sužiūrėti tiksliai ir atidžiai, todėl neretai atsiranda neatitikimų, klaidų.
- Kandidatuojantys asmenys gali turėti blogą patirtį. Potencialūs darbuotojai gali turėti nemalonią patirtį, jei žmogiškųjų išteklių personalas reguliariai su jais nebendrauja, neatsako laiku. Tai lengviau pasakyti nei padaryti, nes reikiami asmenys dėl darbų kiekio tiesiog ne visada spėja viską peržiūrėti.
Taip ne tik prarandami potencialūs darbuotojai, bet ir daromos klaidos, o vėluojantys darbai, ataskaitos trukdo įmonei dirbti visu pajėgumu. Todėl pravartus automatizuotas procesų valdymas, palengvinantis ir pagreitinantis personalo darbus.
Populiarūs procesai automatizavimui
Dokumentų valdymo sistemos automatizuoja daug įvairių procesų. Galima diegti net išskirtinius, konkrečiai įmonei skirtus procesus. Bet kalbant apie žmogiškuosius išteklius, galima išskirti keletą populiariausių, kurių vykdymą perėmus kompiuteriui, darbuotojai gali išties susitelkti ties itin svarbiomis užduotimis, planais:
- Darbuotojų priėmimas. Tai vienas esminių darbų, dažniausiai atliekamų rankiniu būdu. Jis apima reikiamų dokumentų rinkimą patikrai, prieigos suteikimą prie aktualių įrankių ar įrangos, prašymų pildymas ir dar daugiau. Bet visa tai galima padaryti automatiškai, naudojant patogią integruotą programą. Naudojant specialias funkcijas, į reikiamus el. paštus įmanoma išsiųsti nuorodas į Jūsų kurtą kontrolinį sąrašą, kurį gali naudoti visi proceso dalyviai. Taip dokumentus galima rinkti elektroniniu būdu, o prieigą prie prietaisų suteikti neiškviečiant IT specialistų.
- Atostogų ir išėjimo iš darbo prašymų pildymas ir tvirtinimas. Rankiniu būdu apskaičiuoti ir patvirtinti atostogas problemiška, nes personalas turi patikrinti atostogų likutį, gauti vadovo patvirtinimą, įrašyti laikotarpį bei apskaičiuoti darbo užmokestį už šį periodą. Tačiau jei pritaikomas efektyvus procesų valdymas, pasiekiamas naudojant DVS sistemą, tai taip pat atliekama kompiuterio, telieka gauti el. parašą.
- Darbuotojų veiklos valdymas ir vertinimas. Veiklos rezultatų valdymas – dinamiškas žmogiškųjų išteklių procesas, kurio metu stebima, matuojama ir analizuojama darbuotojo veikla, kaip tai susiderina su verslo tikslais. Automatizuota procesų valdymo programinė įranga tai padaro už personalą, seka vykdomų darbų eigą ir pateikia nešališką įvertinimą, taip užtikrindama svarių sprendimų priėmimą.
- Interviu organizavimas darbuotojui išeinant iš darbo. Darbuotojui išeinant iš darbo rengiamas interviu atlieka svarbų vaidmenį gerinant darbuotojų įsitraukimą. Bet jei jis pateikiamas popieriniu variantu, jis ne tik nuobodus ir varginantis, bet ir neveiksmingas, pareikalaujantis daug laiko. Reikia ne tik susigaudyti tarp daugelio formų, ne visada užtenka vietos surašyti visas mintis, o visa tai galiausiai vis tiek personalui reikės pervesti į atitinkamas sistemas. Įvedus žmogiškųjų išteklių automatizavimą į šį procesą, įmonės gali greičiau nustatyti problemines vietas ir gauti reikiamus duomenis, kuriais remiantis galima imtis reikiamų veiksmų ir tam nereikia peržiūrėti šūsnis dokumentų.
Pasikartojantys darbai – puiki terpė procesų tobulinimui
Automatizuoto procesų valdymo taikinyje – ne tik žmogiškųjų išteklių ateitis, tai būtinas šiandienos poreikis. Su atitinkama programine įranga, joje esančiais iš anksto sukurtais šabloniniais procesais galima iškart palengvinti aktualiausius, pasikartojančius darbus. Atostogų prašymai, laiko apskaitos žiniaraščių stebėjimas, veiklos rezultatų vertinimas, darbuotojų priėmimas, išlaidų deklaravimas ir dar daugiau užduočių jau parengtos sistemoje. Geriausia tai, kad jei turite specifinių užduočių, galima sukurti ir pritaikyti specialius procesus pagal Jūsų organizacijos reikalavimus.
