Безопасность документов – и в ваших руках

Безопасность данных в последнее время стала приоритетом для всех предприятий. Как физический, так и виртуальный взлом, безответственное поведение сотрудников наносит огромный ущерб. Важно не только правильно выбрать и внедрить систему документооборота, но и ответственность каждого члена вашей команды. Несколько советов о том, что нужно иметь в виду.

Подтверждение документов электронной подписью

Это технология, преимущества которой оценили еще не все компании. Электронная подпись — это уникальный цифровой код, используемый для проверки личности. Эта функциональность интегрирована и нашей СЕД Sekasoft AIS. Если все важные документы подписаны электронной подписью, вам не придется беспокоиться что кто то от вашего имени подпишет договор, поменяет важные документы или важные документы пропадут, будут украдены.

Авторизация пользователя

Если у вас уже установлена СЕД, вам нужно позаботиться авторизацией пользователей. Необходимо тщательно управлять доступом как к системе в целом, так и к конкретным документам. Для повышения безопасности данных рекомендуем использовать двухфакторную авторизацию (2FA).

Строгое соблюдение внутренних правил

Чтобы обеспечить безопасность всех ваших документов, вам просто нужно создать правила для создания, утверждения, отмены, присвоения, пересылки, редактирования и других процессов. Они должны строго соблюдаться всеми без исключения, кто имеет доступ к системе. Также важно убедиться, что количество бумажных версий сведено к минимуму, что обеспечивает наибольшую безопасность даже в случае физического взлома.

Нужно проводить регулярный и тщательный просмотр файлов, хранящихся в системе. Они должны быть своевременно обработаны и своевременно удалены из системы. Помните, что иногда, даже после удаления данных из системы, они остаются в облаке – вам также необходимо удалить файлы там.

В конце рабочего дня рекомендуется выключить компьютеры. Отходя от компьютера хоть и не на долго, надо его заблокировать.

Внедрение дополнительных средств защиты

СЕД безопасность — это важно, но надо заботиться и другими компонентами системы. Необходимо иметь защиту от вирусов, можно приобрести программу шифрования данных. Для доступа к СЕД и другим данным использовать двухфакторную аутентификацию (2FA).

СЕД Sekasoft AIS – отличный выбор не только для удобства работы, производительности, но и для безопасности данных. Помните, что ответственный подход к защите данных требует заботы, времени и конкретных средств, но все эти решения приносят пользу.