Gamtos tausojimu kasdien stengiasi rūpintis vis daugiau žmonių. Didelė jų dalis šią savitą užduotį pasilieka privačiajai gyvenimo daliai – būnant namuose, viešosiose erdvėse rūšiuojamos atliekos, naudojami natūralios kilmės gaminiai, pasirenkamos ekologiškos transporto priemonės. Tačiau didelę dalį gamtos tausojimo gudrybių galima pritaikyti ir įmonėse. Didžiausia čia pastebima problema – pernelyg didelės popieriaus sąnaudos. Be kitų sąmoningumą skatinančių sprendimų, aplinkosauga besirūpinančioms bendrovėms itin praversti gali dokumentų valdymo sistema (DVS).
Popieriaus sąnaudos – esminis rūpestis
Statistikos duomenimis, vidutinis biuro darbuotojas pasaulio mastu per dieną sunaudoja maždaug 45 popieriaus lapus. Lietuvoje šis skaičius gali būti mažesnis, tačiau neabejotina, kad jis – vis tiek pakankamai grėsmingas gamtai. Jei, pavyzdžiui, per metus sunaudojama apie 10 tūkst. lapų, telieka susimąstyti, kokio poveikio gamtai turi poreikio tenkinimas medžių kirtimo, anglies dioksido, kitų teršalų išskyrimo į aplinką atžvilgiu.
Žinoma, išvengti popieriaus sunaudojimo sudėtinga net ir itin šiuolaikiškoje įmonėje. Spausdintinius dokumentų variantus būtina saugoti dėl valstybinių institucijų, valdybos užklausų. Prireikia ir įvairių priminimų įmonės vidaus tvarkai palaikyti. Vis dėlto technologiniai sprendimai gali padėti sumažinti popieriaus sąnaudas net iki 65 %. Vienas efektyviausių, daug papildomos naudos suteikiančių sprendimų ir yra DVS.
Kuo naudingas sistemiškas, elektroninis dokumentų valdymas?
Dokumentų valdymo sistema paprastai pasirenkama kaip sprendimas, padedantis palengvinti kasdienius įmonės procesus. Tačiau siekiantiems tausoti gamtą ji papildomai naudinga. Išskirti galima tokius privalumus:
- Vietos taupymas. Jei per dieną darbuotojas parengia ar kitaip panaudoja bent keliolika popieriaus lapų, per savaitę, jų nesunaikinus, susidaro nemaža šūsnis. Su darbu susijusių dokumentų saugojimui būtina papildoma fizinė erdvė. Be to, ji turi atitikti tam tikrus kriterijus – būti sausa, švari, apsaugota nuo ugnies pavojaus. Tokios vietos išlaikymas sudaro nebūtinąsias sąnaudas. Įdiegus dokumentų valdymo sistemą, žymiau daugiau vietos lieka ir biure, ir ant kiekvieno darbuotojo stalo.
- Darbų pagreitinimas. Kiek laiko darbuotojai praleidžia ieškodami „paklydusių“ dokumentų, informacijos? Kiek laiko sunaudojama stovint eilėje prie spausdintuvo ar popieriaus smulkinimo aparato? Šį laiką galima panaudoti tikslingam, produktyviam darbui. Įdiegus DVS, reikiama informacija greitai randama, koreguojama, saugoma ir persiunčiama kitiems.
- Kitų sąnaudų mažinimas. Su popieriaus naudojimu susijusios ir papildomos sąnaudos, pavyzdžiui, elektros. Kaip minėta, papildomų išlaidų patiriama saugant popierių patalpose, specialiai tam pirktose lentynose, segtuvuose, dėžėse. Elektroninė sistema padeda sumažinti visas šias išlaidas.
- Tvarkos užtikrinimas. Verta kalbėti ne tik apie erdvesnes patalpas ar darbo stalus. Dokumentų valdymo sistemos padeda sukurti ir palaikyti informacijos ruošimo, koregavimo, naikinimo ir kitų etapų tvarką. Dėl šios priežasties reikiamus dokumentus visuomet galima rasti lengvai ir greitai. Taigi, išvengiama naujų dokumentų, jų kopijų ruošimo.
Net ir paprastas DVS sprendimas gali turėti naudos tiek mažai, tiek stambiai įmonei. Ji padidina saugumą, darbuotojų pasitenkinimą, o svarbiausia – sąmoningumą. Dar daugiau privalumų gaunama pritaikius sistemą prie individualių įmonės, jos darbuotojų poreikių. Be to, įdiegus tokią sistemą lengviau imtis kitų gamtos tausojimo būdų – pavyzdžiui, atliekų rūšiavimo. Taigi, išmanus dokumentų valdymas gamtos tausojimu besirūpinančioms įmonėms – didelis, keleriopos naudos turintis žingsnis į priekį.
