Koronoviruso pandemijos metu daugeliui organizacijų tapo iššūkis organizuoti darbus nuotoliniu būdu. Pranašumą karantino metu įgijo kompanijos, kurios savo kasdieninio darbo procesus valdo elektroninėje erdvėj. Tai įgyvendina dokumentų ir procesų valdymo sistemos (DVS), kurių pagrindinė nauda ir misija – efektyvesnis organizacijos valdymas.
Sprendimai efektyviai komunikacijai
Informacijos valdymas sistemoje padės greitai ir formaliai informuoti darbuotojus apie pasikeitusias darbo tvarkas (pvz.: Nuotolinio darbo tvarka), fiksuoti susipažinimo su darbo tvarkos pakeitimais faktą. Vienas iš sprendimų palaikyti aktyvią vidinę komunikaciją įmonėje – tai Intranetas. Šis sprendimas ypač aktualus dirbant nuotoliniu būdu, kadangi padeda sukurti bendrai visiems darbuotojams pasiekiamą erdvę, kur lengvai prieinama informacija apie įmonės pasiekimus, artimiausius įvykius, vykdomas apklausas, darbo tvarkų pakeitimus, aktualias sutartis, su Klientais susijusi informacija ir kt. Šiuo kanalu taip pat galima pasinaudoti operatyviai teikiant darbuotojams rekomendacijas bei užduotis karantino metu.
DVS nauda
Apibendrinant, pagrindinė DVS nauda organizacijoms – skaitmeninimo ir tvarumo strategijos įgyvendinimas ir stiprinimas. Pati sistema, aktyviai ją naudojant, teikia šias pagrindines vertes:
- Taupomas darbuotojų laikas, skirtas dokumentų rengimui, derinimui, platinimui, paieškai.
- Veiklos istorijos atkūrimas, skaidrumas, efektyvumas.
- Mažesni popieriaus, spausdinimo, kopijavimo, transportavimo kaštai. Sutaupoma fizinė vieta skirta popieriniams dokumentams.
- Dokumentų šablonų, ataskaitų ruošinių ir standartizuotų procesų dėka išvengiama pakartotinai daromų darbų.
- Informacija prieinama ir procesai valdomi iš bet kur, t.y. komandiruotės metu, iš atstovybės, filialų, namų ir pan. Sistema prieinama ir iš mobiliųjų įrenginių.
- Sutrumpėja dokumento parengimo ciklo laikas – nuo pradėjimo rengti iki registravimo.
- Dokumentų valdymas užtikrina jų atitikimą šiems reikalavimams: raštvedybos, duomenų apsaugos (BDAR) ir kitiems.
