Elektroninių dokumentų valdymas ir logistika

Transporto ir logistikos sektorius – industrija, kurioje tikslių, teisingų duomenų perdavimas, saugus ryšys ir sklandus darbų vykdymas yra kone svarbiausi reikalavimai. Tačiau šia veikla užsiimančios įmonės neretai susiduria su opia problema – jų popieriniu formatu vykdomi veiklos procesai pareikalauja didelių administracinių išlaidų, daug darbuotojų laiko bei pastangų. Tai trukdo procesams organizaciniu mastu, tad vėluoja darbai, dėl žmogiškojo faktoriaus pateikiama klaidinga informacija ir taip toliau. Laimei, elektroninių dokumentų valdymo sistema, kitaip EDVS, siūlo veiksmingus sprendimus.

Maršruto planavimas

Šios kompanijos teikia paslaugas, kurios neretai apima kelis maršrutus, kuriais keliaujama vieną, dvi, tris ar daugiau dienų. Tvarkyti kiekvieno vairuotojo informaciją, sudarinėti jo maršrutą gali būti tikras iššūkis, bet elektroniniai dokumentai ir tam skirta sistema tai paverčia patogia galimybe.

Ankstesnių kelionių maršrutai, iš jų gaunamos duomenų įžvalgos naudingos nustatant optimalius planus ateityje. Tokia programa padeda parinkti geriausią kelią, vietas, kuriose geriausia sustoti, pašalinti ekonomiškai neperspektyvius maršrutus ir atitinkamai paskirstyti išteklius.

Krovinių optimizavimas ir sandėlių valdymas

Dėl konkurencijos ar klientų lojalumo sumetimų įmonės dažnai verčiamos vykdyti eksploataciją neoptimaliais maršrutais ar krovinių kiekiais. EDVS kaupia paklausos ir pasiūlos duomenis realiu laiku ir gali pasiūlyti įžvalgų apie paskutinės minutės maršruto pakeitimus, optimizuodama krovinių kiekį bei vairuotojų užimtumą.

Reikia nepamiršti ir sandėlių – jų valdymas yra kritinis tiek panaudojimo, tiek klientų aptarnavimo požiūriu. Elektroniniai dokumentai tai palengvina, nes specialioje sistemoje pateikiami tikslūs duomenys realiu laiku apie objektų vietą, likutį, laisvą vietą sandėlyje.

Krovinių valdymas prieš ir po transportavimo

Kai verslas kerta tarptautines sienas, prireikia atitikties dokumentų, patvirtinančių pritaikomą įvairių šalių prekybos politiką, apmokestinimą, teisinius formalumus bei įgaliojimų formas.

Šioje sistemoje jie ruošiami pagal Jūsų nustatytus šablonus, skirstomi į atitinkamas grupes pagal tematiką. Esant poreikiui, jie lengvai išsiunčiami bendra sistema aktualiems darbuotojams, o po to gali būti pateikti reikiamu metu vairuotojams.

Lengvas tikslių duomenų gavimas ir integravimas

Dėl informacijos gausos iš klientų, sandėlių ir biurų iš įvairių pasaulio kampelių gali būti sunku greitai atrasti svarbiausius duomenis, ypač, jei jų reikia itin skubiai. Popierius, žinoma, to nepalengvina, nes reikia perversti šūsnis, kol surasite reikiamą.

Elektroninių dokumentų valdymo sistema integruoja duomenis iš visų skyrių į vieną bendrą terpę. Čia informacija įvedama pagal Jūsų nustatytus šablonus ir automatiškai priskiriama prie atitinkamos grupės. Reikiami asmenys pasiekia jiems aktualią informaciją kelių mygtukų paspaudimais, o ši gali būti išsiųsta integruota el. pašto sistema. Nereikia ieškoti fizinių failų – tereikia įvesti žymą, ir sistema juos suras.

Prieiga prie informacijos realiu laiku

Kai klientai naudojasi Jūsų paslauga savo fiziniams produktams gabenti, jų verslas pasikliauja nuolatiniu ir greitu aptarnavimu. Jų bendravimas ir reakcijos priklauso nuo to, kaip skubiai sureaguojate ir tiksliai pateikiate jų krovinių būseną.

Kaip ir minėta anksčiau, elektroniniai dokumentai ir visi kiti reikiami duomenys kaupiami ir automatiškai sisteminami realiu laiku. Prisijunkite prie sistemos ir pamatysite krovinio būseną, pastabas ir kitas svarbias žinutes tiek iš vairuotojų, tiek iš sandėliuose dirbančio personalo.

Bendra pranešimų platforma

Daugelis šiandienos transportavimo ir logistikos įmonių naudojasi faksu ir el. paštu norėdamos patvirtinti pristatymus, pranešti apie užsakymus ir siuntų pasikeitimus, įspėti klientus ir atitinkamą personalą, perduoti pirkimų užsakymus ir t. t. Vykdomi dideliais kiekiais, šie procesai užkrauna naštą verslo IT padaliniams, o darbuotojams padaugėja rankinio darbo, dėl kurio natūraliai gali padidėti ir išlaidos.

Elektroninė dokumentų sistema suteikia centralizuotą pranešimų platformą, kuri padeda išspręsti šią problemą. Taigi, nebereikia bandyti susisiekti su reikiamais asmenimis telefonu ar per kitus, ne visai patogius komunikacijos kanalus. Čia automatiškai kaupiami laiškai, žinutės, o aktualūs sistemos naudotojai informuojami apie pranešimus iš karto.

EDVS – tikrai naudinga programinė įranga transporto ir logistikos sektoriuje dirbančioms įmonėms. Čia kruopščiai kaupiama visa reikiama informacija, suteikiami įrankiai patogiai komunikacijai ir inventoriaus dokumentacijai. Kone svarbiausias aspektas yra tai, kad galite atsisakyti popieriaus ir su tuo susijusių išlaidų. O kai Jūsų personalas nebegaišta laiko tvarkydami popierinių dokumentų, jie gali užsiimti svarbesniais darbais ir taip pagerinti verslo našumą.