Elektroninių dokumentų valdymas: kaip nepasimesti

Dokumentų valdymo sistemos palaipsniui tampa pagrindinėmis įmonėms kurti, saugoti ir dalytis svarbiais dokumentais. Nebelieka jokių svarių priežasčių, kodėl bendrovės toliau turėtų naudoti popierių. Svarbu nepamiršti, kad tokia programinė įranga turi aiškią naudą: suteikiama skaitmeninė centralizuota dokumentų saugykla, failų prieigos kontrolė, lengva dokumentų sklaida tiek darbuotojams, tiek klientams, efektyvesnis bendradarbiavimas ir saugumas. Tačiau tam, kad tikrai gautumėte maksimalią naudą, rekomenduojame atlikti dar kelis veiksmus – taip garantuosite sėkmingą DVS integraciją ir darbo ja sėkmę.

Pasiruoškite optimizacijai

Visi verslo pranašumai, kuriuos teikia sisteminis dokumentų valdymas, priklauso nuo to, kaip tvarkote, sisteminate savo dokumentus šioje programinėje įrangoje. Tai yra vienas iš tų atvejų, kai tikrai reikia nepagailėti savo laiko ir pastangų ir kruopščiai sužymėti kiekvieną sutartį, pranešimą ir pateikti kuo detalesnę informaciją apie juos.

Tvarkant ir ruošiant dokumentus DVS, rekomenduojama:

  • Viską žymėti ir skirstyti į kategorijas. Kaip ir minėjome, skirkite laiko ir prie kiekvieno dokumento įtraukite kuo daugiau aktualių žymų ir kategorijų. Pravers tokios žymos, kaip: data, autorius, atitinkamas klientas, verslo grupė ir t. t.
  • Būti nuosekliais. Kad visi aktualūs dokumentai būtų lengvai pasiekiami, jiems priskiriamos žymos ir kategorijos turi būti suderintos ir jų reikia griežtai laikytis. Pavyzdžiui, datos: apibrėžkite, kokiu formatu jos turi būti pateikiamos faile ir žymėkite jas taip pat kiekvieną kartą.

Sukūrus aiškią sistemą, dokumentų integracija į šią programinę įrangą tampa itin paprasta. Darbuotojai, pripratę prie šių taisyklių, greičiau paruošia reikiamus failus ir visas procesas užtrunka vos kelias minutes.

Aiškiai ir griežtai apibrėžkite procesus ir protokolus

Neleiskite visiems naudotis dokumentų valdymo sistema taip, kaip jie nori – tai galiausiai priveda prie klaidų ir nenuoseklumo. Labai svarbu įdiegimo metu suburti komandą, kuri būtų atsakinga už procesų ir protokolų suvienodinimą, jų apibrėžimą. Taisykles galiausiai pritaikykite organizaciniu mastu.

Derėtų nepamiršti, kad net kvalifikuota komanda iš pradžių tikriausiai padarys klaidų ar pritaikys normas, kurios ilgainiui taps pasenusios. Tikėkitės to ir išmokite prisitaikyti prie tokių netikėtumų ir pokyčių.

Paruoškite dokumentą, paaiškinantį klientams DVS ir jo naudą

Vienas didžiausių DVS pranašumų – padidėjęs efektyvumas dirbant ir bendraujant su klientais. Jei planuojate kartu su programine įranga įtraukti sprendimus, skirtus klientų aptarnavimo kokybei gerinti, reikėtų sukurti dokumentą, paaiškinantį jiems, kas yra dokumentų valdymo sistema, kaip ji veikia ir kodėl ji naudinga visiems.

Visuose sektoriuose el. parašas naudojamas vis plačiau. Kai ketinate sudaryti sandorį ar pasirašyti itin svarbią sutartį, paskutinis dalykas, dėl kurio turėtumėte jaudintis, yra tai, kaip paaiškinti el. parašo specifiką ir kaip jis veikia kartu su jūsų programine įranga. Trumpai paaiškinkite klientams, kodėl DVS sistema – efektyviausias būdas pasirašinėti dokumentus ir nepamirškite akcentuoti, kad tai saugesnis būdas nei pasirašymas ant popieriaus.

Įdiegus ir tinkamai naudojant dokumentų valdymo sistemą, pastebimai padidėja verslo našumas. Tačiau norėdami tai pasiekti, turite būti disciplinuoti ir nuoseklūs įvesdami visus duomenis. Kai eisite tinkama linkme ir turėsite aiškias taisykles, DVS kasdien sutaupys Jūsų, darbuotojų ir klientų laiką.