Ko gero, nėra keista išgirsti, kad pasenusių, rankiniu būdu atliekamų, popierinių procesų naudojimas tvarkant pirkimus ir jų įrašus nepadeda organizacijoms pasiekti maksimalaus efektyvumo, tikslumo ir greičio. Tiesą sakant, tai tikriausiai net kainuoja daugiau ir tam iššvaistomos lėšos, kurios galėtų būti panaudojamos kitais tikslais. Laimei, viso to galima išvengti, jei šių įrašų valdymas skaitmenizuojamas. Taip sutaupote ne tik biudžeto, bet kartu ir pasiekiate geresnį atitikimą reglamentams, sumažinate laiką, praleidžiamą prie šių darbų ir patobulinate išlaidų valdymą. Štai keli pirkimo procesai, kuriuos skaitmenizuojant sutaupomas darbuotojų laikas, pastangos, o svarbiausia – sumažinamos įmonės išlaidos.
Pirkimų paraiškos
Skaitmenizavę pirkimų paraiškų procesą, galite sukurti sąrašą, kuriame pateikiami visi aktualūs proceso dalyviai. Čia taip pat kaupiama informacija, kaip dažnai pasirenkamas vienas ar kitas asmuo, kas buvo įsigyta, kiek mokėta, kas patvirtino sandorį ir t. t.
Sistema paraiškas fiksuoja realiu laiku, o trūkstami ar klaidingi duomenys pirkimų užklausose pastebimi akimirksniu. Taip sumažinama klaidų tikimybė, palaikomas paraiškų nuoseklumas ir darbuotojai automatiškai nuvedami prie aktualių pardavėjų.
Pirkinių užsakymai
Kai skaitmenizuojamas pirkimų informacijos valdymas, nebereikia užsakymų ir dokumentų ruošti rankiniu būdu, popierine forma. Patvirtintos pirkimų paraiškos automatiškai programinėje įrangoje konvertuojamos į el. pirkinių užsakymus.
Sistema užtikrina, kad užsakymuose būtų detaliai pateikta visa informacija, būtina siekiant veiksmingai apdoroti užsakymą ir jį įvykdyti kuo greičiau. Taigi, nebereikia gaišti papildomo laiko formuojant pirkinių dokumentus.
Sąskaitų faktūrų patvirtinimas
Sąskaitų faktūrų tvirtinimas ir tvarkymas – svarbus viešųjų pirkimų procesas, kurį taip pat galima padaryti efektyvesniu ir tikslesniu: tereikia automatizuoti pirkimus. Sistema automatiškai apdoroja įvestą sąskaitą faktūrą ir patikrina nurodytą informaciją, tokią kaip tiekėjo pavadinimas, išmokėjimai ir panašiai.
Jei aptinkama neatitikimų, programinė įranga neleidžia įvykdyti apmokėjimo ir pagal iš anksto nustatytas taisykles nusprendžia, ką daryti toliau. Jei visi duomenys tvarkingi, sistema persiunčia dokumentą atsakingam asmeniui – telieka el. parašu patvirtinti išmoką. Įrašų valdymas leidžia turėti visą veiksmų istoriją, jei atsirastų poreikis identifikuoti atliktus pakeitimus ir jų autorius.
Sutarčių patvirtinimas
Sutarčių tvirtinimas rankiniu būdu užtrunka ganėtinai ilgai. Be to, reikia sukontaktuoti ir aplankyti visus aktualius darbuotojus, klientus ar partnerius, gauti jų parašus ir dokumentus sandėliuoti saugioje vietoje.
Skaitmenizavus šį procesą, nebereikia dėl to jaudintis. Sistema peržiūri visas kuriamas sutartis, jas palygina su iš anksto parinktais šablonais, ir, jei viskas atitinka reikalavimus, išsiunčia dokumentus į atitinkamų asmenų el. paštą. Galiausiai reikia tik juos patvirtinti el. parašu, ir sutartis išsaugoma centralizuotoje dokumentų saugykloje, kurioje itin lengvai ir greitai pasiekiami visi Jūsų failai.
Įdiegę modernius, automatizuotus procesus, sutrumpinsite pirkimų apdorojimo laiką ir sumažinsite klaidų riziką, nes didelę darbų dalį atliks kompiuteris. Taip ne tik sumažės išlaidos – Jūsų pirkimų komanda pagaliau galės skirti daugiau laiko įmonei vertingai veiklai ir užduotims. Nesvarbu, kokio dydžio organizacija esate – pirkimų informacijos valdymo skaitmenizavimas tik į naudą.
