Kuo daugiau darbuotojų, klientų, partnerių turi įmonė, tuo daugiau informacijos tenka apdoroti jos komandai. Nuo darbo sutarties iki reklamos garso ar videoįrašo – skiriasi tiek duomenų funkcija, tiek tipas. Sisteminis dokumentų ir informacijos valdymas, siūlomas „Sekasoft“ – papildomų funkcijų turinčios priemonės, padedančios įveikti duomenų rengimo, koregavimo, kitokius iššūkius greičiau ir veiksmingiau.
Didžiausios problemos, kylančios kontroliuojant informaciją
Net ir mažoje įmonėje dėl nepakankamai efektyvaus informacijos valdymo gali kilti rimtų problemų. Galima išskirti kelis painiausius, daugiausiai laiko ir kitų išteklių pareikalaujančius iššūkius:
- Susigaudymas nestruktūruotos informacijos sraute. Tai – esminė problema, paprastai susidedanti iš daugybės smulkesnių. Skirtingų rūšių informacijos gausu kiekvienoje įmonėje. Srautą sudaro tiek vaizdo, garso įrašai, tiek el. laiškai, personalo, klientų, partnerių kontaktiniai duomenys, įvairūs dokumentai – sutartys, komerciniai pasiūlymai ir pan. Jei tokia informacija neklasifikuojama, sugaištama daug laiko ir rizikuojama darbo našumu.
- Sklandaus darbų delegavimo, vykdymo užtikrinimas. Daugelyje įmonių informacijos valdymas atliekamas chaotiškai, o užduočių skirstymui ir veiklos sekimui naudojamos kelios skirtingos priemonės – pavyzdžiui, el. paštas, el. kalendorius ir visos komandos naudojamos interneto programos (teksto rengyklė, skaičiuoklė). Naudojant kelias priemones, lengva praleisti svarbias užduotis, nesusekti darbų eigos.
- Spausdintų duomenų kontrolė. Daugybė koreguojamo ar koreguoto failo kopijų sudaro palankias sąlygas galutiniam variantui pasimesti, netinkamam variantui persiųsti. Be to, dėl šios priežasties numatyti darbai gali būti atliekami vėliau nei planuota, patiriama papildomų išlaidų tiek ieškant, tiek iš naujo rengiant, kopijuojant reikiamus variantus.
- Bendros tvarkos palaikymas ir bendrų rūpesčių sprendimas. Kai visos informacijos valdymas nesistemingas, sudėtinga reikiamiems asmenims laiku pateikti svarbius duomenis, įvertinti bendrą situaciją įmonėje, diegti naujoves ir pan.
Galima teigti, kad prastai kontroliuojama informacija neigiamai paveikia visas įmonės valdymo, veiklos sritis – nuo naujų darbuotojų paieškos iki prekių, paslaugų pardavimo ar plėtros. Puikiai suprasdama šiuos ir kitus iššūkius, „Sekasoft“ siūlo rinktis ne bazines, o kompleksines, išplėstas informacijos valdymo paslaugas.
Ką suteikia Sekasoft sistemos?
Pasirinkę šiuolaikišką informacijos valdymo sistemą, galite ne tik kurti, koreguoti skirtingos rūšies (grafinius, garsinius) duomenis. Tokie technologiniai sprendimai taip pat apima:
- Kontaktinių duomenų kontrolę. Darbuotojų, esamų ir potencialių klientų, tiekėjų ir partnerių kontaktinė informacija sistemoje surandama lengvai. Be to, ją galite susieti su kitais duomenimis – pavyzdžiui, sutartimis, komerciniais pasiūlymais, bendradarbiavimo istorija.
- Efektyvios vidinės komunikacijos užtikrinimą. Šiuolaikiškas informacijos valdymas neatskiriamas nuo veiksmingos komunikacijos. Sistemoje galite susikurti atskiroms komandoms ar visam įmonės kolektyvui skirtą bendravimo erdvę. Čia gali būti rengiamos diskusijos, sudaromi vieši arba atskiro prisijungimo reikalaujantys užduočių planai (kalendoriuje), stebima darbų eiga ir kt.
- Rezultatų (kokybės) valdymą. Naudodami informacijos valdymo sprendimą, galite atrasti ir sukontroliuoti kokybinius neatitikimus, keisti reikiamus dokumentus ir pan.
- Strateginių tikslų įgyvendinimo kontrolę. Bendrus įmonės ir atskirų komandų, pavienių darbuotojų tikslus naudojant sistemą galima valdyti nuo pat pradžios. Taip paprasta ir deleguoti įvairias užduotis, ir įvertinti kiekvieno bendrovės struktūrinio vieneto, darbuotojo indėlį į sėkmę.
- El. pašto integraciją. Toks sprendimas užtikrina geresnę išorinę ir vidinę komunikaciją, padeda nepraleisti užklausų ar darbų, pagreitina informacijos perdavimo ir apdorojimo procesus.
Dėl šių ypatybių „Sekasoft“ siūlomas informacijos valdymas panašėja į atskirą – organizacijos valdymo – sistemą. Įdiegus ją ir išnaudojus visas įmonei aktualias galimybes, galima palengvinti, pagreitinti kasdienių bei ilgalaikių tikslų siekimą ir sumažinti sąnaudas, optimizuoti veiklą.
Sutaupytos lėšos ir laikas – tai, ką galite panaudoti svarbiems darbams, kurių deramam įgyvendinimui anksčiau nebuvo galimybių. Pasinaudokite visais kompleksinio informacijos valdymo privalumais – susisiekite su mūsų komanda ir pritaikykite Jūsų įmonei geriausiai tinkantį sprendimą.
