Tiek jauni, tiek ilgus metus įmonei vadovaujantys vadovai gali būti kritikuojami dėl pernelyg didelės ar, priešingai, per mažos, kontrolės. Ką ir kiek reikėtų kontroliuoti versle? Projektus, jų rezultatus, ar būtina ir darbo laiko kontrolė? Kaip elgtis, kad projektų valdymas būtų sklandus, o darbuotojai patenkinti?
Kintantys kontrolės lygiai
Remiantis skirtingais šaltiniais, būtinas kontrolės lygis yra ne tik individualus (priklauso nuo darbuotojo asmenybės), bet ir kintantis. Tai reiškia, kad jei tam tikru metu darbuotojas buvo itin spaudžiamas, kontroliuojamas, tai dar nereiškia, kad tai bus būtina visą laiką.
Daugiausia kontrolės reikia tik atėjusiems ir mažai patirties turintiems darbuotojams. Kelias pirmąsias savaites, tikrinant įgūdžius, turi būti stebima, kaip vyksta jų prisijungimas prie projektų valdymo sistemos, ar užduotys vykdomos iki nustatytos galutinės datos, užduočių nereikia perdaryti naujai. Tokia pradinė kontrolė leidžia susidaryti bendrą vaizdą apie specialisto kompetencijas, įgūdžius, o naujam komandos nariui suteikia aiškumo, už kokius procesus jis yra atsakingas ir kaip jie turi būti atlikti. Pastebėjus, kad užduotys vykdomos teisingai ir laiku, galima po truputį kontrolę mažinti.
Tačiau tokia griežta pradžia neturėtų būti taikoma daug patirties turintiems darbuotojams. Šiems asmenims tai gali pasirodyti kaip bereikšmis skrupulingumas, kuris gali vėliau ir atstumti nuo tam tikros pozicijos. Žinoma, kontrolės nereikėtų visiškai panaikinti: juk sklandus projektų valdymas susideda iš laiku pasiektų tikslų. Norint sklandžiai kontroliuoti procesą, reikėtų reguliariai pasiteirauti dėl užduočių. Jei pastebimi kokie nors nesklandumai, galima kontrolę ir sustiprinti.
Kai kuriose įmonėse susiduriama su itin griežta kontrole: neleidžiama prisijungti prie socialinių ar naujienų tinklų, dažnai kalbėti su kolegomis ne darbo reikalais, užkandžiauti ar išeiti parūkyti. Tačiau ar darbo laiko kontrolė darbuotojų pailsėjimo atžvilgiu yra pagrįsta? Griežtas požiūris į darbo kontrolę turėtų būti naudojamas tik pastebėjus, kad buvo nusisukta nuo pagrindinių projekto planų. Jei darbuotojai puikiai gali kontroliuoti savo impulsus, o tikslai pasiekiami greitai, užduotys vykdomos tiksliai, tuomet nėra priežasties kažką riboti.
Technologijų pagalba
Kaip keičiasi projektų valdymas po projektų valdymo sistemos įdiegimo?
- Sukuriamas tinkamas komunikacijos srautas. Projekto kokybė priklauso nuo laiku užduotų ir atsakytų klausimų. Tokia sistema leidžia turintiems prieigą koreguoti atitinkamus dokumentus, žymėti vietas, kurios neatitinka nustatytų normų, užduoti klausimus, kurie perduodami atsakingiems asmenims.
- Įprantama planuoti į ateitį. Pagrindinė priežastis, kodėl kai kuriose įmonėse užduočių ir darbo laiko kontrolė nemažėja – patys darbuotojai nežino būsimų užduočių, todėl negali išmokti patys planuoti į priekį. Turint įdiegtą sistemą, visi gali matyti būsimus darbus ir savo atsakomybes.
- Galima lengviau sekti biudžetą. Kai kurie projektai greitai nutraukiami dėl biudžeto nesilaikymo: to išvengti padeda projektų valdymo sistemos. Naudojantis jomis, galima matyti, kas sudarė išlaidas, pastebėti vietas, kur būtų galima jas sumažinti.
- Galima įdiegti automatines ataskaitas. Gana daug laiko atima ne pačių projektų valdymas, bet ataskaitų apie pasiektus ar nepasiektus tikslus, patirtas išlaidas ruošimas. Tai galima pakeisti turint įmonėje pritaikytą sistemą.
Kiek skirti vienam ar kitam darbuotojui dėmesio, sekti vykdomas užduotis yra sunkus sprendimas. Tačiau daug lengviau tai daryti įdiegus projektų valdymo sistemą. Tokiu būdu galėsite aiškiau matyti, kuriems komandos nariams sunkiau sekasi pasiekti tikslus ir būtent tiems asmenims skirti daugiau dėmesio.
