Pokyčiai – iššūkis, kuriam geriausia pasiruošti iš anksto. Tai svarbu bet kurio dydžio bendrovei. Skyrus pakankamai dėmesio, pokyčių valdymas gali būti sklandus, greitas, nebrangus, keliantis minimalų diskomfortą tiek įmonės vadovams, tiek darbuotojams. Pateikiame kelis patarimus tam, kad įgyvendinti technologinius pokyčius būtų kuo lengviau.
Įvertinkite situaciją
Tai – esminis pasiruošimo pokyčiams etapas. Nežinant situacijos, sunku numatyti visus su tuo susijusius aspektus, pavyzdžiui:
- Kas gali kelti daugiausiai sunkumų?
- Kas gali padėti įveikti kliūtis?
- Kaip greitai turi būti įgyvendinti pokyčiai?
- Kokie papildomi pokyčiai reikalingi?
Žurnale „Forbes“ pateiktais statistikos duomenimis, nesėkmingi būna net 70 % pokyčių. Situacijos identifikavimas – būdas užbėgti galimoms problemoms už akių.
Įvertinkite, ką labiausiai paveiks pokyčiai
Iš anksto identifikuokite visas įmonės grandis, kurias tiesiogiai ar netiesiogiai paveiks pokyčiai. Pavyzdžiui, buhalterijos pokyčių valdymas gali būti susijęs su atitinkama komanda, pardavimo vadybininkais, logistikos specialistais ir kitais darbuotojais. Įvertinę šį aspektą, galite numatyti ir žmones, kurie padės įdiegti reikiamas sistemas, užtikrinti sklandų naujų komandos žinių įgijimą.
Paruoškite komunikacijos planą
Geriausia, kai apie planuojamus pokyčius sužinoma kuo anksčiau. Tuomet darbuotojai turi laiko apsiprasti su mintimi, apgalvoti savo poreikius, lūkesčius, išsikelti specifinius klausimus. Reguliariai aptarti reikėtų kiekvieną pokyčių etapą. Įsitikinkite, kad turite tinkamų priemonių – pavyzdžiui, sistemų ar jų funkcijų:
- informacijos platinimui,
- susijusių dokumentų rengimui,
- užduočių delegavimui ir kt.
Iš anksto apgalvokite, kada ir kaip pateiksite pagrindinę idėją, kaip paaiškinsite pokyčių svarbą ir privalumus, tikslus. Būkite pasirengę atsakyti į darbuotojų klausimus. Net ir tiesiogiai su pokyčiais nesusiję darbuotojai gali pateikti naudingų įžvalgų.
Suburkite pavyzdinę žmonių grupę
Pokyčių valdymas ir diegimas paprastesnis, kai pateikiami aktualūs pavyzdžiai. Suburti komandą iš savanorių arba tam parinkti konkretų įmonės padalinį – idėja, galinti padėti lengviau suprasti pokyčių ypatumus. Be to, matydami, kaip kasdien pokyčius pritaiko (pavyzdžiui, projektų valdymo sistemą naudoja) kolegos, aktyviau to imsis ir kiti darbuotojai. Pavyzdinės grupės funkciją gali atlikti ir vadovai – jie reguliariai primins apie pokyčių svarbą komandos nariams.
Pasirūpinkite apmokymais
Jei pokyčiai susiję su sistemomis, nauja strategija, taisyklėmis, suorganizuokite mokymus. Jų reikia tiek įmonės senbuviams, tiek prie komandos prisijungiantiems naujokams. Tai ypatingai svarbu, jei pokyčiams prireiks naujų įgūdžių.
Stebėkite ir vertinkite rezultatus
Užtikrinti užduočių vykdymo nuoseklumą, laiku atrasti ir išspręsti problemas galima tik sekant pokyčių procesą. Be to, rezultatų stebėjimas gali būti puiki motyvavimo priemonė – juk sėkmė paskatina stengtis ir toliau.
Pokyčių valdymas – sritis, kurioje neturėtų būti priimami skuboti sprendimai. Kuo nuosekliau, tiksliau suplanuosite šį procesą, tuo lengviau bus siekti tikslo. Dėl pokyčių valdymui tinkamų sprendimų, patarimų, kaip sklandžiai įsidiegti aktualias sistemas, visuomet galite tartis su „Sekasoft“ komanda. Nepamirškite – laiku gauti atsakymai yra pagrindas visoms pokyčių valdymo užduotims.
