Kad ir kaip bežiūrėtume, įmonės veiklos rodikliai tiesiogiai susiję su gebėjimu efektyviai valdyti užduotis. Mintyje turime ne tik darbo krūvio optimalumą, bet ir greitį, kasdienį produktyvumą. Kad ir kokia užduotis lauktų, ji, tikėtina, bus susijusi ir su vidine bei išorine komunikacija. Taigi, efektyvus užduočių valdymas – tai kompleksinių ir ilgalaikių pastangų rezultatas. Visgi nederėtų manyti, kad toks tikslas vargiai pasiekiamas: procesų valdymas naudojant specialią sistemą gali būti patikima išeitimi.
Kuo naudinga sistema?
Jau gana įprasta kalbėti, kad įvairios informacijos valdymo sistemos padeda atsikratyti popieriaus šūsnių ar pasirūpinti mažesniais vėlavimais. Tačiau tinkamas užduočių valdymas svarbus ne tik dėl šių „pergalių“. Įsidiegę sistemą, galite:
- Stebėti ir įvertinti konkretaus darbuotojo ar visos komandos darbo krūvį. Tai – vienas esminių dalykų: juk jei krūvis tiesiog fiziškai per didelis, naivu tikėtis, kad darbai bus atlikti pagirtinai. Naudojant sistemą paprasta optimizuoti resursus – įvertinti, kokios užduotys trunka neracionaliai ilgai, kurios apskritai nevertos dėmesio, kurios įmonės grandys kovoja su įspūdingu krūviu, o kurios turi daugiau laiko ir gali pagelbėti pirmajai.
- Automatizuoti užduočių atlikimą. Neretai pastebima, kad pernelyg didelę darbo laiko dalį „suvalgo“ atsikartojančios užduotys, kurioms nereikia didelių pastangų. Kalbame ne apie paprastą rutiną – užduočių ar procesų valdymas nebus maksimaliai našus, jei darbuotojai kasdien gaiš laiką kurdami naujus, bet iš esmės vienodus dokumentus ar ranka pasirašinėdami sutartis. Naudodamiesi sistema, galite paprasčiausiai sukurti tinkamų šablonų, o dokumentus tvirtinti per kelias sekundes – elektroniniu parašu.
- Nebegaišti laiko paieškai. Dar vienas į aukščiau paminėtą panašus niuansas – rizika taip ir nebeatrasti reikiamo dokumento ar specifinės jo versijos. Naudojant DVS ar kitokią sistemą, šios problemos nebelieka. Rūpestingai suskaitmeninę ir suklasifikavę senus bei naujus dokumentus galite reikiamą failą rasti vos per kelias akimirkas. Apie baimę, kad reikiama versija pakeitus dokumentą „pasimes“ taip pat galima pamiršti – visos versijos išsaugomos.
- Jaustis ramiau dėl saugumo. Darbas niekuomet nebus našus, jei jam kliudys elementarios saugumo spragos. Nerasime įmonės, kurioje nėra konfidencialios, itin jautrios informacijos. Sisteminis procesų valdymas patikimai užkerta kelią programišiams, mat informacija šifruojama, prieiga suteikiama tik konkretiems vartotojams, o visus pakeitimus visada galima atsekti.
Tai – vos keli, tačiau be galo svarbūs užduočių valdymo efektyvumo aspektai. Visi jie pasiekiami tiesiog pasirinkus poreikius atitinkančią sistemą ir prisitaikius ją prie veiklos specifikos.
Keli patarimai lengviau pasiekiamam tikslui
Vien įsidiegti sistemą paprastai nepakanka. Tam, kad išaiškėtų nauda, gali prireikti ir laiko, ir pastangų, ir investicijų. Puikus pavyzdys yra vieno „Sekasoft“ kliento, „Magenta Logistics“, sėkmės istorija. Čia kelios sistemos buvo įdiegtos dar 2013 m. Per šį laikotarpį, ištobulinus sistemų ir įmonių grupės ypatumų sąveiką, pasiekti išties reikšmingi rezultatai, pavyzdžiui:
- Ilgainiui sutaupyta net penktadalis darbo laiko (taigi, procesų valdymas suteikia galimybių atlikti daugiau resursų reikalaujančių užduočių).
- Vėlavimų kiekis sumažintas 2 kartus (taigi, daugėja patenkintų klientų).
- Tiek pat kartų pagreitinta kontaktų paieška (taigi, užduočių delegavimas ar ataskaitų siuntimas klientams atima mažiau laiko).
- Nauji darbuotojai integruojasi 10 % greičiau (taigi, jie greičiau atskleidžia ir savo potencialą).
Esama dalykų, kurie gali dar palengvinti tikslo siekimą.
- Nepamirškite lankstumo. Planuodami užduotis visuomet turėkite numatę tolimesnį galutinį terminą – taip apsidrausite nuo rizikos susiklosčius nenumatytoms aplinkybėms (pavyzdžiui, susirgus darbuotojui).
- Pasirūpinkite priminimais. Naudinga, kai pati sistema primena apie artėjančius terminus.
- Įtraukite kuo daugiau žmonių. Kuo daugiau darbuotojų aktyviai, atidžiai, sąmoningai naudosis sistema, tuo efektyvesnis bus užduočių (procesų) valdymas. Nedvejokite laiku pasirūpinti mokymais.
- Paskirkite atsakingų asmenų. Tegul kiekviena komanda ar skyrius turi savų specialistų, kurie gali patarti dėl sistemos naudojimo.
- Neapsiribokite užduoties pavadinimo formulavimu. Kuo daugiau susijusios ar papildomos informacijos pateiksite, tuo kokybiškiau ir greičiau bus atlikta užduotis.
- Pasirūpinkite sklandžia komunikacija. Būtinai integruokite į sistemą el. paštą ir skatinkite vidinę komunikaciją – skelbkite bendras taisykles, diskusijas ir panašiai. Taip, beje, bus lengviau pasirūpinti ir dirbančių nuotoliniu būdu poreikiais.
- Atraskite geriausius metodus. Dar prieš diegdami sistemą sekite savo veiklos specifiką, apgalvokite, kurie užduočių valdymo būdai yra efektyviausi ir patogiausi būtent jūsų įmonėje. Taip pat apgalvokite, ką būtų galima tobulinti – kas atima laiko ar yra visai nebūtina.
Užduočių ar didesnių procesų valdymas – sritis, kuri savaime yra prioritetinė. Visgi retkarčiais tenka sau priminti, kad jei užduotys bus atliekamos atmestinai arba jei joms įgyvendinti nebus reikiamų sąlygų, nukentės kone visos verslo sritys. Ir atvirkščiai, pasirūpinus užduočių valdymu bus patenkinti tiek darbuotojai, tiek patys klientai, bus sutaupyta tiek pinigų, tiek kitų resursų.
