Informacija apie visus padalinius, jų hierarchiją, darbuotojus, pareigybes ir roles, darbo grupes ir komitetus, trumpiau – žmogiškųjų išteklių valdymas.
Kaupiami kvalifikaciniai dokumentai, atostogos, darbuotojo prašymai, susiję įsakymai, pvz. komandiruočių ar mokymų, įgaliojimai, vykdomos ir įvykdytos užduotys, projektai, užsakymai, inicijuoti pirkimai, darbuotojo susirašinėjimas dėl darbo reikalų ir pan.
Užpildoma standartinė prašymo forma dėl atostogų, mokymų, telefono, įrangos, draudimo, darbo drabužių ar pan. ir greitai patvirtinama pagal nustatytas procedūras. Tvirtinimo tvarką ir pareigybes konfigūruoja pati organizacija.
Operatyvus organizacijai atsiųstų CV talpinimas centrinėje bazėje, klasifikavimas, pagrindiniai kandidatų duomenys, pastabos ir tinkamumo įvertinimas. Naudojant sistemą, potencialaus kandidato personalo dokumentai, pavyzdžiui, CV randami, formuluojami į ataskaitas įvairiais kriterijais – pagal laikotarpį, poziciją, atsiųstų CV, darbo pokalbių, įdarbintų asmenų kiekį. Taip pat vertinama, kurios įdarbinimo priemonės ar šaltiniai sėkmingiausi. Tokie personalo valdymo sprendimai padeda efektyviai vykdyti darbuotojų atranką.
Vadovai gali teikti paraišką dėl darbuotojo darbo sutarties pakeitimų, darbo grafiko keitimo, atlyginimo kėlimo, premijos ar motyvacinio priedo skyrimo. Pagal nustatytas procedūras patvirtinta ar atmesta paraiška yra konfidenciali ir neprieinama kitiems asmenims, neperskaitoma sistemos administratoriams.
Užpildoma standartinė ataskaitos forma dėl buvusios komandiruotės, gautų mokymų, lankyto seminaro, sunaudoto kuro, pasibaigusio bandomojo laikotarpio ar pan. ir greitai patvirtinama pagal nustatytas procedūras. Komandiruočių ataskaitose gali būti apskaičiuoti dienpinigiai. Mokymų bei seminarų ataskaitos, dalyvio įžvalgos ir medžiaga pasidalinama su kitais darbuotojais. Tokiu būdu tvarkomi personalo dokumentai taupo Jūsų laiką ir leidžia paprasčiau kontroliuoti daugybę skirtingų procesų.
Atlyginimų informacija importuojama arba sinchronizuojama iš verslo valdymo sistemos į izoliuotą bazę, iš kur nustatytos formos atlyginimų lapeliai yra paskirstomi el. paštu šifruotais el. laiškais.
Užpildoma standartinė paraiškos forma dėl komandiruotės, naujo darbuotojo poreikio, praktikanto, darbo ne darbo metu, įgaliojimo ar pan. ir greitai patvirtinama pagal nustatytas procedūras.
Gali būti vykdomos darbuotojų nuomonės, produktų tobulinimo, darbo santykių, darbuotojų vertinimo, anoniminės ir kitokios apklausos. Tam naudojami įvairaus tipo klausimai ir atsakymų struktūros, kurios padeda atskleisti, kaip darbuotojai jaučiasi darbo aplinkoje, su kokiomis problemomis yra susiduriama ir pan. Atliktų apklausų ataskaitos eksportuojamos į „Excel“. Taip valdomi žmogiškiesiems ištekliams priklausantys personalo dokumentai padeda nuolat gauti aktualią informaciją tiek apie darbuotojus, tiek apie darbo kokybę.
Jie skirti žinių patikrinimui. Gali būti organizuojami reguliarūs testai, skirti darbuotojų žinių patikrinimui pagal atskiras organizacijos procedūras, pavyzdžiui, darbo saugos žinių patikrinimas kas 2 metus.
Naudodami personalo valdymo sistemą, darbuotojai registruojasi prie tam tikrų projektų, užduočių, kur fiksuojamas jų atlikimui skiriamas darbo laikas. Surinkta darbų apskaita naudinga našumo, terminų kontrolei, darbų apmokestinimui, kitų projektų planavimui, resursų paskirstymo analizei.
Darbuotojai užregistruoja planuojamą savo buvimo darbo metu vietą – biure, išvykęs pas klientus, posėdžiauja ar pan. Atostogos, komandiruotės ir ligos žymimos automatiškai arba centralizuotai. Galima peržiūrėti visų darbuotojų bendrą dienos užimtumą grafiškai. Tai itin praverčia didelėse, kelių ar keliolikos skyrių įmonėse.
Sistema, per kurią valdomi personalo dokumentai, taip pat apima mokymus, skirtus kvalifikacijos kėlimui, specialisto tobulėjimui. Sistemos veikimas paprastas: skelbiami planuojami mokymai, darbuotojai registruojasi, o organizatoriai užtikrina optimalų grupių formavimą. Išsaugoma istorija, kas kokiuose mokymuose dalyvavo, matomas mokymų intensyvumo / kiekio ir darbuotojo santykis.
Kai strateginiai tikslai paskirstomi padaliniams ir darbuotojams, vadovai formuoja atitinkamas užduotis komandos nariams ir kontroliuoja jų vykdymą, o laikotarpio pabaigoje vertina personalo veiklą pagal nustatytą procedūrą.
Personalo valdymo sprendimai leidžia sukurti terpę vidinei įmonės komunikacijai. Intranete skelbiamos: organizacijos vidinės naujienos, elektroninis laikraštis, skiltis „Apie mus rašo“, organizacijos renginiai kalendoriuje, tvarkos, formos, organizacinė struktūra, artimiausių darbuotojų gimtadieniai su nuotraukomis, diskusijos, skelbimų lenta, idėjų bankas, žinių bazės („Wiki“), tinklaraščiai (blog‘ai), produktų ir paslaugų žinynas, nuotraukų galerija, DUK ir pan. Tokiu būdu ne tik tvarkomi personalo dokumentai, bet ir patogiai pasirūpinama vidine komunikacija.
Darbuotojas ar jo vadovas užpildo standartinę paraišką dėl teisių jungtis prie IT sistemos, teisės naudotis tarnybiniu automobiliu, darbo įranga, prieiga prie archyvo, viešai kalbėti organizacijos vardu, pirkti už tam tikrą biudžetą ir pan. Paraišką tvirtina reikiamo lygio vadovai ir resurso šeimininkas(-ai). Darbuotojams suteiktos teisės matomos tiek iš resurso pusės (pvz. kas turi raktus nuo rezervinio energijos šaltinio), tiek iš darbuotojo pusės (kokias visas teises jis turi), todėl teisės yra lengvai audituojamos ir valdomos.
