Pirkimų ir sąskaitų valdymas
Pirkimų tvirtinimas ir vykdymo kontrolė
Pirkimų valdymas padeda visą procesą atlikti struktūrizuotai ir greičiau. Greitas pirkimo patvirtinimas pagal organizacijos nustatytą sudėtingą procedūrą, atsižvelgiant į pirkimo tipą, sumą, biudžetą ir pan. Kontroliuojamas visas procesas – būsenos, dalyvių veiksmai, matymo teisės, proceso išsišakojimai. Atskiri proceso etapai pirkimo objekto tikslinimui, konkurso organizavimui, nupirkimo kontrolei.
Gaunamų sąskaitų valdymas
Skaitmenizuotas sąskaitų valdymas apima: sąskaitos duomenų nuskaitymą (OCR), sąskaitos tvirtinimą bei perdavimą į apskaitos sistemą. Sistema už Jus priskirs sąskaitas išlaidų centrams ir nukreips tvirtinamui vadovams ar kitiems susijusiems asmenims. Sąskaitos gali būti susiejamos su pirkimu, su sutartimi, ar su biudžeto eilute. Lengvai atseksite įvairius atliktus veiksmus, matysite terminus, valdysite prieigas.
Sutarčių ir susijusių dokumentų valdymas
Sutarčių valdymas apima: centralizuotą registravimą ir klasifikuotą kaupimą visoms organizacijos sutartims su Klientais, Tiekėjais, Partneriais, Paslaugų teikėjais. Priskirsite atsakingus už vykdymą darbuotojus, kontroliuosite terminus. Prie sutarčių turėsite visų pakeitimų, papildymų, aktų, sąskaitų ir kitų susijusių dokumentų registrą.
Naudos
- Patogios priemonės nesudėtingai ir greitai atsekti audito informaciją: pirkimų ir susijusių sutarčių pakeitimus, papildymus, patvirtinimus, paskirstymo informaciją, kitus atliktus veiksmus.
- Greitesnis ir paprastesnis pirkimų vykdymas pagal organizacijos iš anksto nustatytą tvarką.
- Pirkimo procese gali dalyvauti geografiškai vienas nuo kito nutolę dalyviai. Tai ypač svarbu šiuolaikinio verslo kontekste, kai organizacijų padaliniai ir savininkai pasklidę po visą pasaulį, o darbuotojai yra mobilūs.
- Pirkimo komanda lengvai pasiekia ir todėl efektyviai naudoja sprendimui priimti reikalingą informaciją. Toks pirkimų valdymas užtikrina, kad pirkimai vyks greitai ir produktyviai.
- Sąskaitų tvirtinimas ir vykdymas vyks pagal nustatytą tvarką ir laiku pasieks buhalteriją.
- Pirkimo proceso dalyviai bus laiku informuojami apie reikalingus priimti sprendimus, artėjančius pirkimo įvykių terminus. Klysti – žmogiška, o užmiršti – tuo labiau, todėl sistema sumažina šių labai žmogiškų savybių įtaką pirkimo procesui.
- Integruojant pirkimų valdymo sprendimą su verslo valdymo sistema (Axapta, Navision ar kt.) - pirkimo procesas apjungiamas su pirkimo dokumentais ir pirkimo finansinės operacijomis.
