Procesų optimizavimas: ar esate tam pasiruošę?

Verslo procesų valdymas skirtas tam tikroms įmonės problemoms išspręsti: darbams, vis dar atliekamiems popieriniu būdu, neefektyviam užduočių paskirstymui, neadekvačiam klientų aptarnavimui ir daug daugiau. Tačiau svarbu pabrėžti, kad neužtenka tiesiog įdiegti tokią sistemą ir tikėtis, kad viskas pasikeis per dieną. Tam, kad procesų optimizavimas būtų veiksmingas, ilgainiui matytųsi teigiami rezultatai, dažnai reikia keisti ir visos organizacijos kultūrą. Jei norite, kad Jūsų įmonė būtų visiškai pasiruošusi šiam pokyčiui, naudinga atlikti keletą darbų.

Pripažinkite veiklos neefektyvumą

Pirmajame etape daugelis organizacijų sužino, kad jų procesai gali būti ne tokie veiksmingi, kokie jie galėtų būti. Jūsų tikslas – atskleisti pagrindinę problemų priežastį. Tai galite atlikti stebėdami konkrečių užduočių rezultatus, kaip vykdomi darbai ir kaip įgyvendinami visi užduočių etapai.

Tikrai pastebėsite, kad yra vietų, žingsnių, kuriuos galima padaryti geriau, tačiau ne visada žinosite, kaip tai atlikti. Reikia nepamiršti ir tos galimybės, kad kai kurie procesai gali būti tiesiog neefektyvūs ir kad geriausias variantas – juos pašalinti.

Mąstykite apie vykdomus procesus sąmoningai

Antrojo etapo tikslas – suprasti, kaip vykdomas dabartinis verslo procesų valdymas, kokia veikla atliekama ir kaip ją patobulinti. Paprastai tai pradedama nustatant ir sudarant svarbiausių įmonės procesų planą. Tada reikia juos nuodugniai išanalizuoti.

Darbuotojai gali būti priskiriami būti tam tikrų veiklų „savininkais“. Procesų optimizavimas veiksmingiausias tik tada, jei suprantate, ką keičiate ir tai darote sąmoningai, atsižvelgdami į užduotis.

Nustatykite procesus, jų automatizavimą bei valdymą

Trečiame etape dėmesys pereina prie realių užduočių ir procesų pakeitimų. Tai gali apimti automatizavimą, verslo procesų valdymo įrankių įdiegimą bei bendradarbiavimo skatinimą.

Itin svarbu skirti pakankamai dėmesio procesų santykių gerinimui: tiek organizacijos viduje vykstančiai veiklai, tiek klientų aptarnavimo ir pardavėjų darbams. Šiame etape galbūt norėsite pritaikyti naujas, į procesus orientuotas priemones, pavyzdžiui, personalo, klientų savitarnos portalus. Taip pat rekomenduojama pritaikyti įrankius, siekiančius supaprastinti kelių procesų užduotis vienu metu, kaip kad dokumentų valdymas, intranetas ir panašiai.

Nustatykite įmonės vertinimo kontrolę

Įžengus į ketvirtą etapą, laikas įsitikinti, ar visi įmonės strategijos ir strateginių tikslų pakeitimai automatiškai atsispindi Jūsų naujuose, patobulintuose verslo procesuose. Tam, kad tai galėtumėte atlikti, visa organizacija turi pasitikėti savo pačių sprendimų priėmimo sugebėjimais ir nebijoti pasakyti, kada kažkas veikia ne taip, kaip derėtų. Ne mažiau svarbu, kad pakeistas verslo procesų valdymas taip pat būtų priimtas darbuotojų.

Sukurkite lanksčią verslo struktūrą

Paskutinis, penktas etapas – neleisti visiems pokyčiams išmušti darbuotojų iš vėžių, o tam reikia lankstumo. Turite sukurti tokią organizacinę struktūrą, kurioje galėtumėte greitai ir efektyviai pritaikyti naujus procesus prie besikeičiančių sąlygų. Skatinkite personalo, skyrių bendradarbiavimą bei testuokite minimalius pakeitimus, jų reakciją ir prisitaikymą prie jų.

Šiuo metu dauguma įmonių vis dar yra antrame etape, bet kiekviena savo tempu juda link savo veiklos automatizavimo. Jei Jūsų verslas dar negali pripažinti, kad vykdomi darbai nėra visiškai veiksmingi, galbūt jis vis dar nepasirengęs tokiam dideliam pokyčiui. Sklandus procesų optimizavimas įmanomas tuo atveju, jei organizaciniu mastu suprantama, kad užduotis galima atlikti ir efektyviau.