XXI – asis amžius ne veltui vadinamas skaitmenizacijos, mediatizacijos amžiumi. Šiandien sunku kasdienį gyvenimą įsivaizduoti be interneto. Virtualioje erdvėje bendraujame, ieškome informacijos, dalinamės informacija. Internetas taip pat tapo nepakeičiama darbo dalimi. Iš vienos pusės, tai – darbą palengvinanti aplinkybė, iš kitos – reikia žinoti, kaip galima išnaudoti jo privalumus įmonės veiklos gerinimo labui.
Dokumentų valdymo sistema – kodėl ji svarbi?
Nors internetas ir yra beribes galimybes suteikianti erdvė, tačiau ne mažiau svarbu yra susikurti tam tikras organizacijos duomenų valdymo sistemas bei jomis saugiai naudotis. Organizacijos skaitmeninės informacijos valdymą galima apibrėžti kaip duomenų surinkimą, paskirstymą bei saugojimą virtualioje erdvėje. Tai – skaitmeninio turinio valdymas. Jis apima dokumentų valdymą, žiniatinklio turinio valdymą, įmonės intranetą, įrašų valdymą, veiklos procesų valdymą bei bendradarbiavimo valdymą, vykstantį įmonės viduje.
Toks visapusis duomenų valdymas yra visapusiškai naudingas ir svarbus pirmiausiai dėl to, kad jis pasiekia įmonės darbuotojus ir padeda jiems lengviau susigaudyti vykdomuose projektuose, bendrauti su kolegomis, pildyti dokumentus ir pan. Antra, geras informacijos valdymas yra matomas ir naršyklės vartotojams. Pateikimas vertingas turinys įmonės portale formuoja teigiamą įvaizdį. Dėl to paprasčiau pritraukti vartotojus, naujus klientus, užmegzti ryšius, sukurti pasitikėjimo vertą bendravimą. Nepamirškite, kad šiandieniniai interneto vartotojai yra daug reiklesni ir vertina patogias naudoti, geras organizacijų svetaines.
Vienareikšmis patogumas
Dokumentų ir procesų valdymo sistema itin daug prisideda kuriant, tvarkant arba archyvuojant skaitmeninį organizacijos turinį. Tik dėl sudėtingumo bei specialių kompetencijų reikėjimo dažnai tai patikima profesionalams. Toks sprendimas taip pat gali sutaupyti laiko, mat perleidus duomenis valdyti IT įmonėms, jie patys gali koncentruotis į tiesioginius savo darbus ir geresnių rezultatų siekimą.
Lyginant žiniatinklio turinio valdymą su tradiciniu, popierinių dokumentų tvarkymu aiškiai matoma skirtis. Tradicinis dokumentų valdymas, naudojantis tam tikrai šablonais, daugiau mažiau galėjo būti atliekamas visų darbuotojų, tuo tarpu elektroninis valdymas perima tradicinio dokumentų tvarkymo principus ir juos adaptuoja šiandieniniame kontekste. Tai apima dokumentų archyvavimą, apsaugojimą, suinteresuotų asmenų informavimą, elektroninių parašų, audito informaciją ir kitus dokumentų valdymui aktualius procesus. Iš esmės – skaitmeninės informacijos valdymas nuima didelę naštą nuo įmonės veiklos procesų organizavimo ir išpildymo. Dokumentų ir skaitmeninio turinio rengimas, derinimas, tvirtinimas ir centralizuotas registras bei saugojimas tampa „Sekasoft“ rūpesčiu ir profesionalaus darbo dalimi.
Didelėms organizacijos struktūroms reikia nepriekaištingai veikiančios dokumentų ir skaitmeninio organizacijos turinio valdymo sistemos. Patikėkite tai „Sekasoft“ komandai ir susikoncentruokite į esminius įmonės procesus.
