Nenumatyti įvykiai, tokie kaip pandemija, stichinės nelaimės, teroristinė veikla, sustabdo įprastinį žmonių gyvenimą. Didelį smūgį patiria ir verslas – tenka pristabdyti pajamas generuojančią veiklą, nors atlyginimus, nuomą ir kitas išlaidas reikia dengti toliau. Tenka keisti tai, kaip atliekami darbai, o prisitaikyti prie naujų sąlygų, spėti greitai joms pasiruošti per itin trumpą laiką nelengva. Darbas iš namų – puiki išeitis įmonėms, kurių darbo pobūdis leidžia užduotis atlikti nuotoliniu būdu, bet tai taip pat gali tapti savotiška kliūtimi. Tačiau tai vertinga patirtis vadovams, iš kurios galima pasimokyti ir pasiruošti ateičiai. Norėdami atitinkamai pasirengti, tiek vadovai, tiek darbuotojai turėtų atsižvelgti į dabar patiriamus sunkumus. Remdamiesi tokia informacija galėsite spręsti, ar nepaprastų situacijų metu vyksta efektyvus informacijos valdymas, kokias problemines vietas optimizuoti.
Informacijos sklaida
Adekvati informacijos sklaida tampa itin dideliu iššūkiu, ypač jei tenka staigiai nutraukti darbus biure. Ką anksčiau buvo galima perduoti fizine dokumentų kopija ar žodžiu, dabar reikia atlikti skaitmeninėje erdvėje.
Neretai stringa susisiekimas su darbuotojais, nes ne visi turi atitinkamus kanalus kontaktavimui, o dažniausiai apskritai trūksta bendros informavimo sistemos, kuri automatiškai kiekvienam išsiųstų svarbius duomenis, reguliarius pranešimus, darbus. Jei vieni asmenys gauna reikiamą informaciją, kiti ne, natūraliai kyla sąmyšis, stringa visa veikla.
Tokiu atveju dokumentų, užduočių ar procesų valdymo sistema tampa svarbiausiu darbo iš namų pagrindu, nes per ją darbuotojai vienoje sistemoje gali lengvai ieškoti ir rasti naujausius, vadovų ar komandos narių pateikiamus duomenis. Čia pasirinktoje vietoje galima talpinti procedūras, instrukcijas, reglamentus, formas, komentarus ir stebėti, kas peržiūrėjo duomenis. Toks informacijos valdymas užtikrina visų reikiamų failų pasiekiamumą organizacijos mastu.
Komunikacija
Taip pat nemažai keblumų kelia tarpusavio bendravimas. Tam, kad būtų galima tinkamai paskirstyti užduotis, susitarti dėl terminų, atsakyti klausimus ir išspręsti kylančias problemas, nepakanka vien skambučių ar susirašinėjimo per spec. programas. Taip dažnai stringa ne tik informacijos plėtra, bet ir kyla daug nesusipratimų tiek komandose, tiek tarp skyrių, ne visi laiku gauna reikiamus duomenis, vėluoja atsakymai.
Jei įmonėje nėra bendro komunikacijos kanalo, vertėtų pagalvoti apie DVS programinę įrangą. Nors jos pagrindinė funkcija yra dokumentų ir informacijos valdymas, čia taip pat galima įsivesti visai įmonei skirtą bendravimo erdvę el. paštu. Tiek vadovai, tiek personalas gali greitai ir patogiai susisiekti su aktualiais asmenimis, suteikiamos reikiamos priemonės dalintis nuomonėmis, susijusia medžiaga. Darbuotojai gali grupuotis į atitinkamus bendrus ir privačius kanalus, juose efektyviai rasti sprendimus. Svarbiausia, kad tai galima įsidiegti į kitus išmaniuosius įrenginius, ne tik kompiuterį, todėl užtikrinamas nuolatinis pasiekiamumas.
Užduočių atlikimas
Dar viena opi problema – vėluojančios užduotys. Prie to prisideda keli svarbūs faktoriai: sunkus namų aplinkos suderinamas su darbu, adekvačios komunikacijos stoka bei netinkama informacijos sklaida. Dėl jų ir namuose pasitaikančių dėmesį atitraukiančių trikdžių natūraliai mažėja darbuotojų našumas. Dažniausiai trūksta nustatytos sistemos ir reikalavimų, kuria vadovaudamasis personalas dirbtų visu pajėgumu.
Išspręsti šią problemą gali padėti efektyvus informacijos valdymas: rekomenduojama paruošti bendrines instrukcijas, kaip turi būti atliekami darbai, gaunami reikiami parašai, kokiais atvejais siųsti failus. Pravartu nurodyti ir tai, kad būtina informuoti vadovus apie darbų progresą. Čia taip pat gali padėti DVS sistema – jose galima sekti, kaip daromas darbas, nustatomi aiškūs užduočių terminai. Jei vėluojama atlikti darbus laiku, visi susiję asmenys gauna pranešimus.
Aiškių taisyklių nebuvimas
Darbas iš namų gali strigti ir dėl to, kad vadovybė nėra nustačiusi aiškių taisyklių, pritaikytų kiekvienam darbuotojui. Kai nėra konkrečių lūkesčių, daugelis tiesiog pasimeta ir nebesupranta, kokia veikla turi užsiimti, o iš to kyla čia anksčiau minimi iššūkiai. Nesusikalbėjimas, visiškas darbo našumo kritimas gali visiškai sužlugdyti visas pastangas verslą tęsti nuotoliniu būdu.
Vėlgi, tada būtinas informacijos valdymas. Jei žmonių neįmanoma informuoti įmonėje prieš pradedant nuotolinį darbą, tada reikia pasirinkti atitinkamus komunikacijos kanalus ir ten išdėstyti, kaip turi vykti darbas iš namų. Verta nustatyti aiškias darbo valandas, atsakomybes vadovams, pabrėžti bendravimo svarbą ir panašiai. Taip pat rekomenduojama paaiškinti, kaip kiekvienos komandos darbas prisideda prie didesnės verslo gerovės šiuo sunkiu laikotarpiu.
Atsižvelgus į šias problemas, jei jos patiriamos kebliu metu, galima apsispręsti, kur reikia papildomo pasirengimo. Atitinkamai optimizavus problematines vietas, užkertamas kelias rimtiems iššūkiams ateityje, jei vėl kada susidarytų nepaprasta situacija. Tokiu atveju darbuotojai bus adekvačiai pasiruošę darbui iš namų ir verslas galės judėti į priekį kaip įprasta.
