Augant informacijos srautui ir pačioms įmonėms, kasdienis dokumentų valdymas pateikia vis daugiau iššūkių. Kaip efektyvus sprendimas pateikiamos DVS sistemos, tačiau daugeliui kyla su jomis susijusių dvejonių. Pateikiame 10 faktų, kurie turėtų paskatinti dar sykį apgalvoti įmonės poreikius, iššūkius ir galimybę įsidiegti DVS.
1. Protinį darbą dirbantys žmonės dokumentų kūrimui, tvarkymui sunaudoja maždaug pusę darbo laiko
Toks laiko naudojimas – neefektyvus, neproduktyvus. Įsidiegus DVS, dokumentų rengimas (naudojant šablonus arba ne), peržiūra, tvirtinimas, koregavimas atima gerokai mažiau laiko.
2. Naudojant el. pašto sistemą, per dieną persiunčiami mažiausiai 6 dokumentai
Ne visos el. pašto sistemos ir programos šiandien gali užtikrinti išskirtinį duomenų saugumą. Taigi, dokumentų persiuntimas naudojant jas ne tik atima laiko, pasižymi nepatogumu, bet ir yra gana rizikingas.
3. 1 dokumentas paprastai virsta 19 kopijų
Šiuolaikiškos DVS sistemos panaikina būtinybę spausdinti ir dauginti didžiąją dalį dokumentų – nuo darbuotojo kontaktinės informacijos iki bendradarbiavimo su verslo partneriais kontrakto ar darbų ataskaitos.
4. 95 % įmonių dokumentų yra spausdinti
Nors gyvename technologijų amžiuje, didelė dalis įmonių tebešvaisto lėšas popieriaus pirkimui, lapų spausdinimui, naikinimui.
5. Vidutiniškai net 7.5 % popierinių dokumentų yra pametama
Apie 3 % popierinių dokumentų nerandama tik todėl, kad jie neteisingai klasifikuojami. Vidutiniškai prarasto dokumento paieškai užtrunkama apie 18 minučių.
6. 80 % visų sukurtų dokumentų panaudojama tik 1 kartą
Jei tokie dokumentai išspausdinami, išsiunčiami faktu ar paštu, patiriamos nebūtinos išlaidos ir neišvengiama žalos gamtai.
7. 1 biuro darbuotojas vidutiniškai per metus sunaudoja apie 10 000 popieriaus lapų
DVS sistemos diegimas – sprendimas, padedantis ženkliai sumažinti popieriaus sąnaudas. Pasirūpinus tokia sistema, galima el. būdu kurti, tvirtinti ir persiųsti skirtingo tipo dokumentus.
8. 45 % įmonių teigia, kad sutarčiai iki galo parengti prireikia savaitės
Toks laiko gaišimas ypatingai juntamas, jei įmonė turi daug partnerių, padalinių. Įdiegus DVS, toks terminas gali sutrumpėti ir iki vienos ar poros dienų.
9. Dokumentų apdorojimas vidutiniškai atima 21 % visų įmonės darbuotojų laiko
Specialios dokumentų valdymo sistemos padeda darbo laiką išnaudoti našiau, efektyviau. Optimizavusios ir kitas darbines užduotis, kai kurios įmonės gali sumažinti darbuotojų skaičių, taigi – ir sąnaudas.
10. Standartinė spintelė su 4 stalčiais, skirta dokumentų saugojimui, užima apie 0,84 m² biuro ploto
Biuro patalpų išlaikymas ypatingai pabrangsta kaitrią vasarą ar prasidėjus šildymo sezonui. DVS sistemos padeda sumažinti tiek biuro įrengimo, tiek išlaikymo išlaidas.
Dokumentų valdymo sistema – sumanus pasirinkimas tiems, kas nori užtikrinti darbo procesų sklandumą, saugumą ir našumą. Pasirūpinkite geresniais verslo rezultatais, gamtos išteklių tausojimu šiuolaikiškai – pasirinkite ir užsakykite įmonės poreikius idealiai atitinkančią „Sekasoft“ sistemą jau šiandien.
