Įmonėse, kuriose kuriami tiek popieriniai, tiek elektroniniai dokumentai, neišvengiamai kyla diskusijos, kurios dokumento kopijos yra naujausios, galutinės. Visiškai neatsisakant fizinių dokumentų, bet taip pat naudojantis elektroniniais, gali kilti painiava ir abejonės, dėl versijų tikrumo. Dėl šios priežasties patariama atsižvelgti į kelis patarimus, kurių pagalba tiksliai žinosite, ar dokumentų valdymas Jūsų įmonėje yra saugus.
Laikinas popierius
Nors kai kurie dokumentai turi būti saugomi nustatytą laikotarpį, kai kuriais atvejais yra tiesiog neįmanoma jų apsaugoti. Popieriniai dokumentai gali:
- netyčia pasimesti;
- būti archyvuojami neteisingai, dėl to pailgėja jų suradimo laikas;
- lengvai susigadinti (būti aplieti, ištepti);
- ilgainiui nublunka (ypač jei popierius nėra geros kokybės).
Dar daugiau – popierinius dokumentus sunku redaguoti daugiau nei keliems asmenims. Jei elektroniniai dokumentai gali būti redaguojami komandai prisijungus internetu, tai sunkiai bus galima įgyvendinti dirbant su popierine versija. O kur dar naujausios versijos paieškos, kurios užtrunka nemažai laiko.
Apsaugoti elektroniniai dokumentai
Kai kurie asmenys klaidingai mano, kad elektroniniai dokumentai yra saugūs be jokių papildomų priemonių, tačiau siekiant užtikrinti visišką jų saugumą, būtinas atitinkamas dokumentų valdymas, o tiksliau sistema, garantuojanti jų apsaugą ir lengvą pasiekiamumą, koregavimą. Tinkamai įdiegta sistema gali suteikti ir reikiamą dokumentų apsaugą:
- Dokumentai (prašymai, sutartys) yra patvirtinami ne rašytiniu, o elektroniniu parašu. Elektroninis parašas įgalina asmenis ne tik lengvai patvirtinti savo tapatybę (kvalifikuotu ar nekvalifikuotu el. parašu) per kelias minutes. Tai reiškia, kad gavus sutartį, asmenims nebereikia važiuoti ir pasirašyti jos ar pasirašius naudotis registruotu paštu. Užtenka prisijungti prie nustatytos saugios sistemos ir patvirtinti savo tapatybę elektroniniu parašu.
- Naudojantis dokumentų valdymo sistema, galima riboti dokumentų prieigą. Elektroniniai dokumentai vis tiek turi būti skaitomi, koreguojami: labai svarbu, kad tai darytų asmenys, turintys tam teisę. Įdiegus sistemą, kurioje dokumentus galima pasiekti tik nustačius tapatybę, daug lengviau užtikrinti, kad dokumentai pateks pas atsakingą asmenį.
- Dokumentų valdymas leidžia nustatyti atitinkamus algoritmus arba sekas, kurios atitiks atitinkamos organizacijos tvarkas ir hierarchinę struktūrą. Pavyzdžiui, projektų dokumentus bus leidžiama koreguoti ir tvirtinti tik prie tam tikro projekto priskirtiems darbuotojams; arba marketingo skyriuje užpildyta pirkimo paraiška bus derinama, tvirtinama ir perleidžiama vykdymui pagal nustatytą seką organizacinėje struktūroje.
- Elektroniniai dokumentai gali būti su vandens žyma: dėl to, net ir skaitant dokumentą bus sunku jį kopijuoti, plagijuoti ar kitaip pasinaudoti (ypač jei bandoma spausdinti).
- Dokumentai gali būti saugomi serveryje arba debesyse. Nesvarbu, kurį sprendimą pasirinksite, galite būti tikri, kad dokumentai bus saugioje vietoje. Svarbiems dokumentams taip pat galėsite lengvai sukurti atsargines kopijas, kurios gali būti saugomos kitoje vietoje.
Elektroninių dokumentų valdymas leidžia saugiai naudotis turimais ištekliais. Darbuotojai turi galimybę saugiai juos pasiekti ar koreguoti, o darbdaviai gali būti užtikrinti, kad reikiami dokumentai bus apsaugoti nuo netinkamos prieigos.
