Pasauliniais duomenimis, kiekvienas suaugęs žmogus per dieną naudojimuisi išmaniaisiais įrenginiais skiria vidutiniškai 8 val. ir 41 min. Kiekvieną tokią minutę sukuriama galybė duomenų. Nemaža dalis jų sudedama į sąskaitas, sutartis, įvairius aprašus – dokumentus, kuriuos tenka apdoroti įmonėms. Tokios informacijos kiekis tendencingai auga, tad dokumentų valdymo sistemos tampa kiekvienos efektyvumo, darbo našumo, patogumo siekiančios bendrovės kasdienybe. Aptarkime 5 iššūkius, kuriuos gali padėti lengvai įveikti tinkamai pasirinkta DVS.
1. Nevaldomai augantis duomenų kiekis
Jau paminėta problema yra vienas didžiausių rūpesčių. Dėl didelio informacijos kiekio tenka nuolat svarstyti apie prioritetus, skirti papildomai laiko duomenų rūšiavimui, apdorojimui, persiuntimui ir kitiems įprastiems procesams. Dėl to išauga darbo krūvis, tačiau ne visais atvejais sukuriama vertė.
2. Informacijos (ne)prieinamumas
Daugybė skirtingų, laiku nesutvarkytų dokumentų – tai rizika laiku neatlikti svarbių užduočių ir reikiamo failo paieškai sugaišti dar papildomai darbo laiko. Prarasti arba pernelyg ilgai ieškomi dokumentai, pasimetę tiek kompiuterių serveryje ar kietajame diske, tiek stalčiuje, ant kažkurio kolegos darbo stalo, sandėliuke – tai tiesiog prarasti pinigai ir laiku neaptarnauti užklausėjai (pavyzdžiui, verslo partneriai, klientai).
Dokumentų valdymo sistemos šiuo atveju nepralenkiamos: jei duomenys į jas keliami ir apdorojami kryptingai, nuosekliai, laiku, jokie failai nepasimeta. Taigi, tuo pačiu ir išvengiama rizikos gaišti brangų darbuotojų ir užsakovų laiką, gaminti daugybę dokumentų kopijų.
3. Netikslingai augančios popieriaus ir kitos sąnaudos
Nors gyvename technologijų amžiuje, nemaža dalis bendrovių vis dar pasikliauja vien materialią formą turinčia informacija. Dėl to kasdien spausdinami, kopijuojami šimtai lapų. Kuo įmonė didesnė, tuo didesnės ir išlaidos. Dėl to neišnaudojamos galimybės sumažinti aplinkos taršą, tausoti gamtinius išteklius. Kita grėsmė – didžiulės sąskaitos už elektrą, naujus įrenginius, popierių ir jam apdirbti, saugoti reikalingus reikmenis (baldus, segtuvus ir kt.). Įsidiegus DVS, tokios sąnaudos sumažėja ženkliai.
4. Saugumo spragos
Viešojoje erdvėje nuolat pristatomi pavyzdžiai, kas nutinka neužtikrinus duomenų saugumo. Pavogtos bylos, šantažuojamos įmonės ir jų klientai, nutraukti sandoriai, bylinėjimasis teismuose – problemos, kurių išvengti dokumentų valdymo sistemos tikrai padeda.
Pritaikius sistemą savo įmonės reikmėms, visų pirma galima užtikrinti veiklos suderinamumą su BDAR (Bendruoju Duomenų Apsaugos Reglamentu). Dar reikšmingiau tai, kad taip galima užkirsti kelią neautorizuotai prieigai prie įvairių duomenų. Prie „Sekasoft“ DVS gali prisijungti ir dokumentus koreguoti tik atrinkti darbuotojai, naudojantys ne vien slaptažodį, bet ir mobilųjį parašą. Prieigos teisę galima suteikti arba pašalinti bet kuriuo metu.
5. Operatyvus užklausų apdorojimas
Per dieną įmonėje paprastai sulaukiama daugybės užklausų – tiek iš potencialių ir esamų klientų, partnerių, tiek iš valstybinių institucijų. Jų patenkinimas laiku – būtinas. Tačiau tai padaryti sudėtinga, jei dokumentų – daug, jie nesurūšiuoti, laiku neapdoroti, išsaugoti netinkamu formatu ar nepatvirtinti.
Dokumentų valdymo sistemos padeda struktūruoti informaciją, užtikrinti sklandų ir savalaikį jos apdorojimą. Naudojant DVS, galima ne tik rengti, koreguoti duomenis, bet ir deleguoti su jais susijusius darbus, čia pat aptarti skirtingas versijas, greitai atrasti reikiamą dokumentą. Dėl to visas užklausas galima patenkinti operatyviai ir išvengti pačių darbuotojų laiko gaišimo.
Tai – vos keli, didžiausi iššūkiai, su kuriais šiandien susiduria įmonės. DVS verta įsigyti ne tik siekiant įveikti juos. Tokia „Sekasoft“ sistema praverčia visiems, norintiems paskirstyti išteklius optimaliai ir individualius verslo tikslus įgyvendinti greičiau, sklandžiau, užtikrinčiau.
