Dokumentų valdymo sistemų (DVS) nauda įsitikina vis daugiau įmonių. Vis dėlto dar nemaža dalis jų tikisi, kad su dokumentais susiję procesai įsidiegus sistemą pagreitės ir pagerės savaime. Toks klaidingas požiūris – priežastis, dėl kurios neišnaudojami visi šių sistemų privalumai, tad nepasiekiamas lauktas rezultatas. Pateikiame 7 taisykles tam, kad dokumentų valdymo sistemos Jūsų komandai galėtų būti maksimaliai naudingos.
1. Įsitikinkite, kad renkatės tinkamą sistemą
„Sekasoft“ dokumentų valdymo sistema pritaikyta skirtingo tipo failams atpažinti ir apdoroti. Čia galite talpinti ir skenuotus, ir pagal šabloną, naudojantis teksto tvarkykle sukurtus dokumentus. Platus atpažįstamų failų spektras – tai, kas pagreitina procesą, leidžia atlikti darbus patogiau.
Taip pat svarbu atsižvelgti ir į dokumento paieškos niuansus. Naudodamiesi mūsų sistema, galite filtruoti visą turinį pagal failo tipą ar teksto fragmentus, iš anksto sukurtas sąsajas su kitais panašiais dokumentais.
2. Pasirūpinkite, kad naudotis sistema mokėtų visi
Daugelyje įmonių dirba amžiumi, patirtimi, kompiuterinio raštingumo lygiu besiskiriantys darbuotojai. Dar prieš diegiant sistemą reikėtų pasirūpinti visų jų poreikiais. Pasirinkite tokias sistemos funkcijas, kurios būtų aktualiausios, aiškiausios. Be to, pasiruoškite periodiškai rengti apmokymus, kad dokumentų valdymo sistemos niuansus išmanytų ir ilgalaikiai darbuotojai, ir naujokai.
3. Periodiškai atnaujinkite priemonę
Reguliarus programinės įrangos atnaujinimas – būtinas, jei norite užtikrinti sistemos funkcionalumą. Puikus pavyzdys – „Microsoft“ įdiegtas failo formato atnaujinimas docx, po kurio paaiškėjo, kad pokyčiams pasirengę ne visi sistemų kūrėjai. Jei nenorite praleisti sistemos atnaujinimo ir siekiate pasirūpinti maksimaliomis jos galimybėmis, užsisakykite „Sekasoft“ naujienlaiškį.
4. Kurkite ir naudokite kuo daugiau elektroninių dokumentų
Jei įsidiegsite DVS, tačiau didžioji dalis įmonėje naudojamų dokumentų ir toliau bus popieriniai, sistemos naudos, ko gero, nepajusite. Pasistenkite, kad visi darbuotojai, verslo partneriai ir net klientai naudotų elektroninius dokumentų variantus. Tam reikėtų pradėti ruoštis dar tik planuojant įsigyti DVS.
5. Deleguokite užduotis
Dokumentų valdymo sistemos puikiai pritaikytos ne tik failų kūrimui, korekcijai, tvirtinimui, šalinimui, bet ir persiuntimui, darbų delegavimui. Tik nuoseklus, sistemiškas delegavimas gali padėti pasinaudoti DVS privalumais – greitesniu, sklandesniu darbu, mažesne rizika, kad svarbūs darbai pasimes tarp kitų.
6. Susikurkite nuoseklumo nuostatus
Su dokumentais susijusius įmonės procesus gali pagreitinti tam tikros taisyklės. Sutarkite dėl visiems darbuotojams aktualių bendrų nuostatų, kaip užvadinti skirtingo tipo direktorijas, dokumentus, pagal ką juos sieti su kitais, kam suteikiama teisė juos tvirtinti ir šalinti, kokie taikomi terminai ir pan.
7. Nerizikuokite saugumu
„Sekasoft“ technologiniai sprendimai nuolat peržiūrimi, tobulinami tam, kad būtų pasiektas maksimalus saugumas. Tačiau ši ypatybė priklauso ir nuo Jūsų įmonės komandos. Pasirūpinkite, kad dokumentų valdymo sistemos nebūtų naudojamos nelegaliems duomenims saugoti ar platinti. Be to, užtikrinkite, kad koreguojamos būtų tik originalaus failo kopijos. Nepamirškite, kad saugumui užtikrinti būtina periodiška failų peržiūra, abejotinų veiksmų stebėjimas, griežta darbuotojų, galinčių sistemoje atlikti tam tikrus veiksmus, autorizacijos politika.
Dokumentų valdymo sistema – sprendimas, sukurtas tam, kad verslo tikslų būtų galima siekti sparčiau ir užtikrinčiau. Laikydamiesi aukščiau išvarytų taisyklių, konsultuodamiesi su sistemos ekspertais galite išnaudoti visus DVS privalumus – nuo darbo našumo iki saugumo didinimo.
