Verslo pradžioje didelis dėmesys skiriamas idėjų realizavimui, plėtrai tam tikroje rinkoje ir tik įmonei sustiprėjus akys nukrypsta į ilgalaikę strategiją: susitelkiama į verslo išlikimą, o procesų valdymas tampa vienu svarbiausių aspektų planuojant organizacijos darbus. Tai – natūralus kompanijų vystymosi ciklas. Išsiaiškinus pagrindines verslo vystymosi stadijas ir laiku reaguojant į įvairius pokyčius galima lengviau išspręsti problemas ir garantuoti įmonės sėkmę šiuolaikiškomis priemonėmis.
Pagrindinės verslo vystymosi stadijos
Verslo valdymas šiek tiek primena komandos formavimą: susirenka gana skirtingi žmonės, kurie nori dirbti kartu, ieškoma bendrų tikslų, sprendžiami nesutarimai. Galiausiai, suformuojamas stiprus kolektyvas, kuris arba sėkmingai dirba kartu, arba kiekvienas komandos narys pasuka skirtingu keliu.
Įmonių, kaip ir komandų, augimas vyksta stadijomis:
- Pradžia – randama verslo niša, pradedama rinkti komanda, naudojamos asmeninės lėšos;
- Startuolis – sukuriamas verslo ir marketingo planas, ieškoma investicijų, pradedamos realizuoti idėjos, stengiamasi užimti nišinę rinką;
- Augimas – ieškoma sprendimų, kurie padėtų įsitvirtinti, gali būti diegiama dokumentų valdymo sistema;
- Įsitvirtinimas – užimama nišinė rinka, kovojama su konkurentais, sekama ekonominė informacija, įmonė jau gauna pelną, iš kurio gali išsilaikyti;
- Plėtra – plečiamasi į naujas rinkas, gali tapti sunku susidoroti su smarkiai augančia komanda ir daugėjančiomis veiklomis, tad diegiamas procesų valdymas;
- Branda – gali sumažėti pardavimai, turi būti ieškoma naujų rinkų, galimybių, vykdomos protingos investicijos;
- Išėjimas / pratęsimas – jei įmonė neranda naujų galimybių brandos metu, tuomet verslas susitraukia ir žlunga, kitu atveju gali keistis profilis, pradedamas ciklas nuo augimo.
Esminiai momentai
Daugeliu atvejų pirmąsias tris įmonių augimo stadijas galima sujungti į vieną – chaoso – pakopą. Tai yra kritinis etapas, kurio metu galimos dvi baigtys: pirmoji – tai pasiektas kitas laiptelis (stabilumo pakopa), o antruoju atveju – verslo žlugimas. Tiesa, net pasiekus stabilumo pakopą, turi būti diegiami sprendimai, galintys užtikrinti įmonės tęstinumą.
Be to, chaotiškose situacijose dėmesį reikėtų atkreipti ir į darbuotojų produktyvumą. Paprastai tai yra dažniausia priežastis, kodėl komanda nespėja pasiekti savo tikslų. Tačiau to galima išvengti atlikus veiklos analizę ir organizacijos viduje įdiegus dokumentų valdymo sistemą.
Kiekvienos įmonės dokumentuose būna užfiksuotos skolos, gaunamos pajamos, o jei įtrauksime dar ir elektroninius laiškus, tai ten rasime ir komunikacijos su klientais pavyzdžius. Tokios informacijos saugojimas, naudojimas ar rengimas turėtų būti prioritetas visoms organizacijoms, bet suprantama, kad neseniai į rinką patekusiai įmonei dokumentų ir procesų valdymas bus mažiau svarbus nei pirmųjų klientų patenkinimas. Dėmesio orientavimas į potencialių pirkėjų ratą yra pateisinamas žingsnis, tačiau vertėtų atsižvelgti ir į kitus dalykus.
Dokumentų ir procesų valdymo procesas bus lengvesnis, jei užduosite šiuos klausimus apie naująją įmonę:
- Kas daroma su gautais dokumentais? Ar jie tiesiog padedami į stalčių, ar užtikrinamas tęstinumas?
- Kada ir kiek dokumentų spausdinate?
- Kaip saugomi elektroniniai dokumentai?
- Ar kiekvienas komandos narys gali pasiekti jam reikiamus dokumentus, ar visi turi atskiras versijas, kurios nesutampa tarpusavyje?
- Ar procesus kartoja keli žmonės, ar jie susipina vieni su kitais?
Atsakymas į tokius klausimus leidžia identifikuoti neproduktyvias sritis. Taip pat lengviau suvaldyti dokumentų srautus ar valdyti įvairius procesus padeda atitinkama dokumentų valdymo sistema.
Sutvarkius dokumentus, judėkite prie komandinio darbo įvertinimo. Dažnai efektyviau dirbti padeda ir įdiegtas procesų valdymas. Problemų gali atsirasti perėjus stabilumo pakopą ir stengiantis pereiti į trečiąjį, tvarių ir išskirtinių rezultatų etapą.
Šiuo atveju atsiranda komandos motyvacijos problemų, gali sumažėti pardavimai, tad būtina ieškoti naujų sprendimų. Tai gali būti nauja personalo motyvacinė sistema, leidžianti komandų nariams siūlyti sprendimus bei padedanti ieškoti naujų pelną didinančių šaltinių.
Įmonių augimas – tai nuolatinis balansavimas tarp chaoso ir stabilumo. Geriausių sprendimų ieškojimą gali lydėti ne viena klaida, tačiau svarbiausia tinkamu metu rasti išeitį iš keblios padėties. Viena iš alternatyvų augančioms organizacijoms yra verslui pritaikyta dokumentų valdymo sistema.
