Gamintojai turi daug atsakomybių: reikia suderinti ne tik darbuotojų, gamybos efektyvumą, bet ir gaminių kokybę, klientų pasitenkinimą. Natūralu, kad, stengiantis viską suspėti ir užtikrinti aukštą darbo kokybę, iškyla sunkumų. Bent dalį sunkiai organizuojamų ir įgyvendinamų procesų galėtų sumažinti tinkamai parinkta DVS sistema. Jos nauda yra akivaizdi įvairaus pobūdžio įmonėms, o gamintojams tai dažnai tampa priemone didinti savo veiklos efektyvumą kelis ar net daugiau kartų.
Konkurencinis pranašumas
Nuoseklus įmonės darbas gali pelnyti aukštus veiklos rezultatus, kolektyvo brandą, teigiamą klientų vertinimą. Reguliarus ir aiškus tam tikrų procesų valdymas ypač svarbus gamintojams, kuriems net menka klaida gali kainuoti daug lėšų, o kur dar klientų nepasitenkinimas, jei neveikia kokybės valdymo sistema, ar darbą norintys mesti motyvaciją praradę darbuotojai. Konkurencingoje rinkoje gamybos įmonėms išlikti bus lengviau, jeigu jos įsidiegs dokumentų valdymą palengvinančias sistemas. Įvairių dokumentų, tokių kaip sutarčių su tiekėjais, važtaraščių ar kitų dokumentų rengimo, siuntimo ar saugojimo automatizavimas lemia darbuotojų laiko taupymą, vadinasi ir didėjančią jų motyvaciją, taip pat aiškesnę vidinę komunikaciją dėl konkrečių dokumentų, taigi – ir efektyvesnį darbą bei stiprėjančias įmonės pozicijas rinkoje.
Gamybos įmonės šiandien susiduria su dideliais dokumentų kiekiais: tai įvairios sutartys, užsakymai, prašymai, kokybės sertifikatai. Per dieną stambi gamybos įmonė, kurioje dirba keli šimtai darbuotojų, gali parengti daug įvairių dokumentų, juos kelis kartus koreguoti, sukurti ne vieną dokumento kopiją, taigi natūraliai kyla poreikis greitai ir tiksliai juos persiųsti arba surasti archyve. Augant rengiamų, derinamų, saugomų dokumentų kiekiui DVS sistema padeda išvengti painiavos ir garantuoja tokius pranašumus, kaip:
- lengvesnė inventorizacija;
- dokumentų atitikimas nustatytiems reikalavimas ar rengimo standartams;
- greitesnis reikalingų duomenų gavimas;
- paprastesnis veiklos istorijos atkūrimas, skaidrumo užtikrinimas;
- dokumentų rengimo, tvirtinimo ar saugojimo kaštų sumažinimas;
- teisingos dokumento versijos naudojimas;
- galimybė priimti sprendimus dėl gautų duomenų;
- dokumentų centralizacija (greitas svarbių dokumentų suradimas tada, kai jų reikia);
- didesnis darbuotojų produktyvumas;
- didesnis darbuotojų lankstumas: atsiranda galimybė koreguoti reikiamus dokumentus net fiziškai nebūnant įmonėje.
Užtikrinusios tvarkingą dokumentų valdymą, gamybos įmonės gali orientuotis į kitų sričių tobulinimą, taip išsiveržiant į priekį ir tampant rinkos lyderiu.
Realus pritaikymas
Įdiegta ir nuosekliai naudojama DVS sistema atveria įmonei daugiau galimybių tapti produktyviu verslo objektu, padeda sumažinti klaidų skaičių. Tiesa, tam tikrus IT verslo sprendimus rekomenduojama diegti kartu su plėtiniu, padedančiu būtent tam tikrai sričiai. Pasirinkę papildomą sistemą, galite ją pritaikyti:
- pokyčių valdymui, jei diegsite kartu su procesų valdymo sistema. Dokumentų ir procesų sistemos tarpusavyje ypač siejasi, tad naudojant šias sistemas galima sulaukti džiuginančių rezultatų.
- aplinkosaugos, sveikatos ir darbo saugos standartų užtikrinimui: galėsite lengvai sekti, kad darbas atitiktų visus reikalavimus;
- produktų ir gaunamų medžiagų kokybės valdymui (ypač paranku diegiant kartu su kokybės valdymo sistema): galėsite užtikrinti, kad visi produktai gaminami laikantis standartų, o kiekviena klaida – fiksuojama ir sprendžiama kaip įmanoma greičiau;
- darbuotojų mokymams; jei diegsite kartu su personalo valdymo sistema: galėsite reikiamiems darbuotojams pakelti kvalifikaciją, suteikti paskatinimą;
- santykių su partneriais ar klientais fiksavimui: galėsite sekti, kaip yra ruošiamos sutartys, ar tęsiasi kontaktas, kaip praėjo susitikimai, kokie atsirado potencialūs klientai ar tiekėjai.
Jei norite apie DVS ir kitų sistemų taikymą sužinoti daugiau, skaitykite mūsų sėkmės istorijas.
Galima matyti, kad DVS sistema yra tik pirmas žingsnis siekiant gamybos įmonę paversti produktyvesne. Tačiau būtina atkreipti dėmesį, kad sprendimas organizacijai būtų suderintas su rinkos, kurioje veikia konkreti įmonė, ypatybėmis ir taisyklėmis. Tada veiklos efektyvumą padidinti bus lengviau.
