Dokumentų valdymas specializuotomis programomis daugeliui verslo atstovų atrodo nepatikimas. Toks sprendimas apipintas daugybe žinių stoka grindžiamų mitų. Neteisingus teiginius apie DVS sistemas lengva įveikti – tereikia pasidomėti šios programinės įrangos savybėmis, galimybėmis ir ryžtis ją išmėginti. Pateikiame 5 dažniausiai aptinkamus, daugiausiai abejonių potencialiems naudotojams keliančius mitus.
Mitas Nr. 1: DVS yra neefektyvi ir nereikalinga
Kai kurie verslo įmonių vadovai mano, kad dokumentų valdymo sistemos tiesiog dubliuoja skirtingose operacinėse sistemose jau įdiegtus sprendimus. Dažniausiai taip klystama todėl, kad nežinomos šių programų galimybės. Paprastai operacinėse sistemose esančios programos yra primityvios, suteikia tik minimalias dokumentų valdymo – kūrimo, rūšiavimo, saugojimo galimybes. Tiesa ta, kad specializuotos programos gali idealiai atitikti tiek mažos, tiek vidutinio dydžio ar stambios įmonės poreikius. Tai – greitesnis, daugeliu atžvilgių automatizuotas, paprastesnis, patogesnis valdymo būdas.
Mitas Nr. 2: tai – pernelyg sudėtinga ir painu
Gaji nuomonė, kad dokumentų valdymas reikalauja ilgų mokymų. Taip pat manoma, kad šių programų priežiūrai būtina samdyti atskirus specialistus. Iš tiesų šiuolaikiškos dokumentų valdymo sistemos pasižymi ypatingai paprastomis, intuityviomis vartotojo sąsajomis. Išmokti naudotis DVS tikrai netrunka. Be to, tinkamai pasiruošus ja naudotis, specialistų pagalbos vargu ar prireiks. Daugelis žmonių stengiasi klasifikuoti turimus dokumentus ir be specialių sistemų. Pereiti prie sklandesnio valdymo, naudojant aktualias, poreikius atitinkančias direktorijas (pavyzdžiui, klientų duomenų, užpildytų ir neužpildytų sutarčių, sąskaitų) galima išties greitai.
Mitas Nr. 3: tai – nesaugu
Pastebimos dvejonės, kad naudojimasis specialiomis sistemomis neužtikrina ten kaupiamų dokumentų saugumo. Neretai taip galvoja tie, kurie nepatikliai žvelgia į visus technologinius sprendimus. Dokumentų valdymas naudojant specialias programas atliekamas įdiegus griežtus saugumo parametrus. Tam, kad darbuotojai galėtų peržiūrėti ar redaguoti dokumentus, reikalinga autorizacija, prisijungimo duomenys, elektroninis parašas. Be to, prieiti prie duomenų gali tik aukštesnės grandies specialistų patvirtinti asmenys. Jūs galite bet kuriuo metu matyti, kada ir kieno peržiūrėtas, koreguotas dokumentas ir laiku nutraukti nepageidaujamą veiklą.
Mitas Nr. 4: jei yra DVS, popierius – nebereikalingas
Šis mitas sprendimą naudotis DVS lemia rečiau. Tačiau jį paneigti taip pat svarbu. Paprastai manoma, kad perkėlus duomenis į elektroninę erdvę, popierinės laikmenos gali būti sunaikintos. Tai – ne visai tiesa. Dalį popierinių variantų saugoti kelias dešimtis metų reikalauja vyriausybės padaliniai. Be to, dažname biure esama tokios informacijos, kuri turėtų būti prieinama visiems, net ir neautorizuotiems darbuotojams. Neginčijamas faktas – tai, kad įdiegus DVS popieriaus sąnaudos sumažėja, o vietos lentynose – padaugėja.
Mitas Nr. 5: tai – labai brangu
Nemaža dalis verslo atstovų mano, kad profesionalus duomenų valdymas reikalauja milžiniškų investicijų. Tačiau iš tiesų naudojimosi sistema kaina priklauso nuo žmonių skaičiaus, programos funkcijų. Be to, įvertinus sumažėjusias popieriaus, rašymo, dokumentų saugojimo reikmenų sąnaudas, sutaupytą darbo laiką akivaizdu, kad toks sprendimas padeda taupyti. Šis efektas itin pastebimas DVS pasinaudojus ilgesnį periodą.
Duomenų valdymo sistemos sukurtos ne be priežasties. Tai – išskirtinai patogus, efektyvus, greitas būdas didesniam produktyvumui ir darbuotojų pasitenkinimui pasiekti. Tereikia išsirinkti individualius įmonės poreikius atitinkančią programą ir mėgautis atsiperkančia investicija.
