Šiandien efektyvių dokumentų valdymo sprendimų ieško kiekviena save, darbuotojus ir klientus gerbianti įmonė. Tas pats poreikis pagerinti situaciją, atlikti informacijos valdymą greičiau ir sėkmingiau vedė į priekį visus, kurie istorijos eigoje atrado naujų būdų problemai spręsti. Šiuolaikinės dokumentų valdymo sistemos – tai rezultatas ilgų pastangų. Visgi kas atvedė iki jo ir ar tai – jau galutinis produktas?
Seniausias valdymo būdas – toli nuo elektronikos
Seniausius dokumentų valdymo ypatumus galime atsekti iki maždaug 1800 m. pabaigos. Būtent tuomet, kaip spėjama, Edvinas G. Seibelsas atrado pirmąjį būdą visuotiniam chaosui, susijusiam su dokumentais, suvaldyti. Jo išradimas – vertikali stalčių sistema – šiandien gali kelti šypseną, tačiau tuomet tai buvo rimtas darbų palengvinimas. Vėliau sukurti ir horizontalūs baldai, be to, jie gaminti iš atsparesnių medžiagų, tokių kaip metalas.
Visgi galutinai tai problemų neišsprendė – stalčių sistemos užėmė nemažai vietos, pačiuose stalčiuose taip pat dažnai tvyrojo netvarka, o reikiamo dokumento paieška vis tiek atimdavo daug laiko. Be to, patys popieriniai variantai nebuvo apsaugoti nei nuo potvynių, nei nuo gaisrų, nei nuo tiesiog vagysčių. Tad susidarius palankioms aplinkybėms, įmonėms atėjo metas dairytis elektroninės dokumentų valdymo sistemos.
Pirmųjų kompiuterių suteikta viltis
Sulig pirmaisiais, kad ir gremėzdiškais kompiuteriais atkeliavo viltis, kad dokumentų valdymas pasikeis iš esmės. Pirmieji serveriai taip pat buvo gana dideli, talpūs, be to, čia pagaliau buvo galima saugoti duomenis elektroniniu formatu. Tad maždaug 1980 m. laikomi tikrąja elektroninio dokumentų valdymo pradžia. Vis dėlto sistema dar nebuvo tobula – kol kas failų priežiūra rūpinosi tam tikri specialistai (operatoriai), be to, trūko skaidymo į direktorijas, patogios paieškos ir sklaidos galimybių.
Daugiau laiko – galingesnės sistemos
Maždaug 90-aisiais praėjusio šimtmečio metais įsibėgėjo dokumentų valdymas naudojant internetą. Tai buvo dar vienas didelis proveržis, nes tapo lengviau ne tik klasifikuoti dokumentus, bet ir juos persiųsti. Be to, dokumentų priežiūrą atliko patys klientai – įmonių atstovai. Dokumentų valdymo sistemos galimybės dar labiau praplėstos sukūrus paieškos sistemą ir pradėjus plačiai naudoti skanavimo įrenginius.
Dėl visų šių technologinių pergalių šiandien galime naudotis ypatingai universaliomis, greitomis, patogiomis, intuityviomis sistemomis. Jos:
- smarkiai padidina tiek biuro komandos, tiek gamyklų darbuotojų darbo našumą,
- pagreitina verslo valdymo procesus,
- padidina bendrą žmonių pasitenkinimą darbo vieta,
- padeda sumažinti popieriaus švaistymą,
- padeda užtikrinti visų duomenų saugumą.
Tad tokios sistemos tapo priemone, leidžiančia visapusiškai pagerinti situaciją bet kurio tipo įmonėje. Visgi technologijoms tobulėjant atsiranda ir daugiau galimybių – pavyzdžiui, duomenų saugojimas „debesyse“. Beje, šiuo privalumu netolimoje ateityje galės naudotis ir „Sekasoft“ klientai.
Siekiant atrasti geriausią paslaugos teikėją verta atsižvelgti į įvairius niuansus. Visgi daug reikšmės turi patirtis ir dokumentų valdymo sistemos funkcionalumas. Primename, kad „Sekasoft“ – viena pirmųjų, pradėjusių pritaikyti elektroninio įrašų, dokumentų, kitokio turinio ir verslo valdymo sistemų principus Lietuvoje. Komanda nuolat imasi iššūkių ir siekia toliau pirmauti jums pristatydama išskirtines valdymo sistemų naujoves. Tad nesvarbu, kokia yra jūsų veiklos sritis ir kokias problemas siekiate išspręsti – susisiekite ir mielai patarsime, kaip užsitikrinti geriausią rezultatą.
