Su kokybės valdymo iššūkiais anksčiau ar vėliau susiduria daugelis užsitikrinti didesnę sėkmę planuojančių įmonių. Kokybė apima daug niuansų – tai ne tik paslaugos ar gaminio savybės, bet ir įvairių procesų valdymo ypatumai. Didelę dalį specifinių užduočių įveikti padeda DVS. Tačiau vien ją įsidiegti nepakanka – dažnai prireikia ir tam tikrų vidinių pokyčių.
Dokumentų valdymo sistema – efektyvu, paprasta ir saugu
Specifinius įmonės poreikius atitinkanti dokumentų (ir procesų, informacijos) valdymo sistema padeda kontroliuoti kokybę patogiau, sklandžiau, nuosekliau. Be to, ji užtikrina atsikartojančių veiksmų savalaikiškumą. Sistemoje galima kurti visus su kokybės stebėjimu susijusius dokumentus: periodines ataskaitas, klientų atsiliepimus ar skundus, pasiūlymus. Taip pat čia galima patogiai informuoti susijusį personalą apie įstatymų atnaujinimus ir panašiai.
Visa ši informacija lengvai perduodama reikiamiems kolegoms ar pavaldiniams. Be to, patogu stebėti, kaip vyksta šis kokybės kontrolės procesas: ar nesusidaro vadinamieji „butelio kakliukai“, ar laiku atsižvelgiama į gaminių ar žaliavų likučius, ar visi duomenys kaupiami DVS. Naudinga tai, kad visa anksčiau naudota informacija saugoma – ji gali būti pritaikoma kaip dokumentų šablonai arba pavyzdžiai, duomenys išsamesnėms, tikslesnėms ataskaitoms. Dar viena pritaikymo sritis – rizikos, kad bus panaudoti klaidingi, nesutampantys duomenys, valdymas.
Sėkmingam procesui reikia ne tik sistemos
Tam, kad kokybės valdymas būtų išties efektyvus, būtina pritaikyti sistemą prie jau susiformavusių įpročių arba formuoti naujas, didesnį efektyvumą užtikrinančias taisykles. Jas taip pat galima saugoti ir skleisti tiesiog pačioje dokumentų valdymo sistemoje.
Labai svarbu, kad sistema taptų lygiaverte priemone, nuolat naudojama pasirinktam tikslui. Verta pasinaudoti keliais patarimais:
- Įsitikinkite, kad kokybę stebi konkretus darbuotojas ar komanda. Nepalikite šio dalyko savieigai – tokiu atveju gali skirtis duomenys, užtrukti ataskaitos, reakcija į kokybės pokyčius ir panašiai.
- Laiku pasirūpinkite visų susijusių vartotojų autorizacija. DVS turi laisvai naudotis visi, vienaip ar kitaip susiję su gamybos kontrole. Informacija gali būti aktuali pardavimų vadovams, personalo, buhalterijos skyriui.
- Užtikrinkite saugumą. Jei reikia, organizuokite mokymus, reguliariai priminkite sistemos vartotojams apie tinkamo slaptažodžio, el. parašo, saugaus prisijungimo svarbą. Pasistenkite, kad popierinių dokumentų versijų nebūtų arba būtų tik tos, kurios tikrai yra būtinos, pavyzdžiui, valstybinėms institucijoms.
- Jei reikia, derinkite sistemą prie kintančių poreikių. Jei pastebite, kad kokybės kontrolės metodai yra nepakankamai patogūs ar atsirado kitokių pokyčių (pavyzdžiui, vidaus reglamento ar įstatymų), kreipkitės į „Sekasoft“ specialistus ir atlikite reikiamus sistemos pakeitimus. Jei produktas bus nepatogus, darbuotojai vengs juo naudotis, o kokybės kontrolės rezultatai gali išsikreipti.
- Reguliariai atnaujinkite sistemą. Atnaujinimų metu taip pat didinamas patogumas, saugumas, procesų efektyvumas.
Efektyvus, racionalus ne tik su kokybe susijusių dokumentų valdymas padeda numatyti galimas problemas, laiku sureaguoti į staigius pokyčius, patogiai planuoti tikslų įgyvendinimą, užsitikrinti didesnį saugumą, pačių darbų greitį. Tereikia aiškiai žinoti lūkesčius, turėti savus veikiančius kokybės valdymo principus ir pritaikyti DVS prie įmonės ypatumų. Dėl šių ypatumų visuomet galite pasikonsultuoti su sistemos ekspertais, tad nedvejodami susisiekite ir aptarkite, kuris sprendimas tiktų geriausiai.
