Duomenų saugumas – aspektas, kuriuo rūpintis vengiama, nes tai reikalauja ir laiko, ir prisitaikymo prie pokyčių, ir, galų gale, papildomų lėšų. Vis dėlto sprendimu gali būti ne vien specialios šifravimo ar antivirusinės programos, vaizdo stebėjimo kameros. Viena itin praktiškų ir universalių priemonių saugumo užtikrinimui – dokumentų valdymo sistema (DVS). Kokiais būdais tai pasiekiama?
Mažesnis naudojimosi el. paštu poreikis
Nemažai rizikos saugumui kyla dėl neatsargaus naudojimosi el. paštu. Darbuotojai dalinasi jautria informacija tiek tarpusavyje, tiek su užsakovais ar partneriais. Tačiau būtent el. pašto sistemos dažnai tampa programišių taikiniu. Dalinimasis saugotinais duomenimis per dokumentų valdymo sistemą sumažina informacijos nutekėjimo (ar nutekinimo) riziką. „Sekasoft“ sistemose informacija šifruojama, o pats dalinimasis duomenimis – patogus, intuityvus ir greitas.
Mažesnė žmogiškųjų klaidų rizika
Jei svarbi informacija saugoma popieriuje, kyla nemažai grėsmių. Dokumentai gali būti ne tik pavogti, bet ir tiesiog netinkamai suarchyvuoti, galų gale – pamesti ar netyčia sugadinti. Naudojimasis DVS užkerta kelią tokioms rizikoms. Nemaža dalis procesų (pavyzdžiui, ataskaitų rengimas, dokumentų pasirašymas) gali būti dalinai ar visiškai automatizuoti, tad tikimybė suklysti – mažesnė.
Kontroliuojama prieiga prie informacijos
Dokumentų valdymo sistema suteikia galimybę lengvai ir efektyviai valdyti prieigą prie konkrečių failų. Tai reiškia, kad net jei prie komandos prisijungs naujas narys ar praktikantas, jie negalės matyti jų darbui nebūtinų duomenų. Dar daugiau: jei per klaidą jie ir būtų autorizuoti, bet kada galima pašalinti ir leidimą, ir galimai atliktus failų pakeitimus. Be to, visuomet galite matyti, kas ir kada buvo prisijungęs prie sistemos, kiek laiko čia prabuvo, kokias korekcijas atliko ir panašiai.
Dėl pastarosios priežasties saugumo daugiau, nes net ir atsiradus nenumatytiems pakeitimams visuomet galėsite atkurti reikiamą failo versiją. Sistema tiesiog padaro atsarginių visų failų kopijų. Taigi, DVS suteikia galimybę patogiai kontroliuoti su dokumentais susijusius veiksmus ir jų galimas pasekmes.
Dėmesio vertas ir dar vienas aspektas, kiek susijęs su jau aptartu žmogiškųjų klaidų tikimybės mažinimu. Dokumentų valdymo sistema sukurta taip, kad visuomet matytumėte, kurioje gyvavimo ciklo dalyje yra konkretus failas. Žindami, kad, pavyzdžiui, sutartis dar tebelaukia patvirtinimo arba yra koreguojama, darbuotojai nepriims sprendimo persiųsti ją užsakovams ar partneriams.
Jei norite pasirūpinti visapusiu įmonės duomenų saugumu, derėtų ypatingo dėmesio skirti tam, kaip ir kas juos mato bei valdo. Galimybė patogiai kontroliuoti ir sekti informacijos prieinamumą – tai, dėl ko DVS tampa nepakeičiama saugumo priemone, tuo pačiu dar ir palengvindama, pagreitindama įvairius su dokumentais susijusius procesus.
