Ko gero, neretas įmonės vadovas yra girdėjęs apie dokumentų valdymo sistemą. Tai darbo našumą didinantis įrankis, prie kurio pereina vis daugiau įmonių tiek Lietuvoje, tiek visame pasaulyje. Aptarkime, kodėl elektroninis dokumentų valdymas yra taip sparčiai populiarėjantis įrankis, kaip pasirinkti IT sprendimų partnerį ir kodėl įmonės tokios patenkintos pasirinkusios ją.
Kas tai?
Dokumentų valdymo sistema (arba DVS) yra gana naudingas sprendimas. Jis vis populiaresnis tarp įmonių ne tik visame pasaulyje, bet ir Lietuvoje. Šio IT sprendimo pagalba dokumentai sukeliami į sistemą, kurioje gali būti paprastai tvirtinami, pasirašomi, keičiami, saugomi ir pan. Sistemų yra įvairių, tačiau ieškant tinkamos savo verslui IT sprendimų partneris padės. Šis įvertins įmonės poreikius, naudojamų dokumentų kiekį, todėl pasiūlymas bus pats tinkamiausias verslui.
Sistemos naudos
DVS gali pasigirti savo naudomis. Jas suvokus ir efektyviai pristačius savo kolektyvui naujieji pokyčiai bus ne tik puikus atspirties taškas įmonės tobulėjimui, bet ir džiaugsmingai priimama naujiena, kuria darbuotojai nekantraus pradėti naudotis.
- Greita komunikacija. Sistemoje dokumentus lengva patvirtinti, pasirašyti, archyvuoti. Tai pagreitina komunikaciją ir ją paverčia efektyvesne. Prireikus tiesiog suteikite prieigą reikiamiems asmenims ir dokumentus jie pamatys bei susipažins akimirksniu.
- Ekologiškas sprendimas. Tvaresnis būdas nudirbti kasdienius darbus, nenaudojant krūvos lapų.
- Aukšti saugos standartai. Sistemose taikomos aukščiausios ir moderniausios saugos technologijos sumažins dokumentų nutekinimo, ar neteisėto naudojimo galimybes. Be to, nutikus nemaloniam incidentui bus galima atsekti, kas ir kada dokumentą nutekino, juo pasidalino ir panašiai.
- Paprastesnis naujų darbuotojų įvedimas į operacijas. Įmonės naujokams užteks suteikti skaitmeninį priėjimą prie dokumentų ir su jais bus galima susipažinti esant bet kur.
- Palengvintas darbas iš namų. Atsižvelgiant į pakitusią situaciją pasaulyje ir populiarėjant darbui iš namų, naudojant DVS dokumentai prieinami iš bet kurios vietos, kurioje dirba įmonės darbuotojai. Tereikia turėti kompiuterį ir saugų interneto ryšį.
Pavyzdžių yra ir dar daugiau, tačiau šie yra pagrindiniai, kuriuos įmonės įvardina kaip teigiamus ir mėgstamus darbuotojų. Taigi, tinkamai parinkta sistema atneš puikių darbo rezultatų.
Geroji praktika
Įmonės, pradėjusios naudoti DVS pabrėžia, kad sutrumpėjo darbų atlikimo laikas bei padidėjo operacijų našumas. Tai yra natūralu, kai nelieka spausdinimo, dokumentų nešiojimo, ar darbuotojų ieškojimo, norint supažindinti su pokyčiais ar kitaip svarbiais dokumentais. Be to, beveik vienbalsiai sakoma, kad tai tvaresnis darbo būdas, sumažinantis sunaudojamų popieriaus gaminių kiekį kasdien bei efektyviai padedantis tausoti aplinką ateities kartoms.
Atsižvelgiant į dabartinę situaciją ne tik verslo, bet ir visame pasaulyje, matoma, kad darbo įpročiai linkę keistis. Dokumentų valdymo sistemos palengvina darbo pokyčius, sumažina trukdžių ir leidžia operacijas atlikti iš darbuotojui patogios vietos, nesvarbu ar tai biuras, ar jauki namų aplinka. Leiskite „Sekasoft“ komandai padėti jūsų verslui tobulėti ir žengti koja kojon su dabartiniais darbo įpročiais.
