Ar kada pagalvojote, kaip dokumentų skaitmenizacija gali pakeisti jūsų įmonės vidinį klimatą, efektyvumą ir net įvaizdį? Jei ne, tikėtina, jog neteko pilnai susipažinti su visomis tokių skaitmenizuotų procesų naudomis. Būtent su virtualiu „Sekasoft“ dokumentų valdymu dirbantys mūsų specialistai pristato 4 netikėtus įrankius, skirtus dar patogesnei įvairaus pobūdžio verslo kasdienybei.
1. Pilnas prieigos valdymas
Galimybė virtualioje erdvėje dalintis dokumentais ar juos pasirašyti inovatyviu elektroniniu parašu – tokių sistemų pamatas. Nors daugelis vis dar įsivaizduoja, jog skaitmeninis dokumentų valdymas apsiriboja šiuo pranašumu, tai toli gražu nėra viskas.
Verslo atstovai neretai nustemba sužinoję, kad „Sekasoft“ dokumentų skaitmenizacija sistemos priemonėmis leidžia ne tik patogiai siųsti bei pasirašyti gautus dokumentus, bet ir pilnai valdyti darbuotojų prieigą. Ką tai reiškia jums?
Mūsų specialistai įvardina 4 paprastai kontroliuojamos prieigos privalumus:
- saugiai laikoma konfidenciali informacija,
- lengvai atsekami atlikti pakeitimai, naujinimai ar kiti susiję veiksmai,
- išvengiamos netyčinės, nežinojimo klaidos, nesusipratimai.
Trumpai tariant, tai suteikia vadovui laisvę bei įrankius išties efektyviai skirstyti savo darbuotojų atsakomybes pagal jų patirtį ir pareigas. Taip pat – greitai spręsti kilusius klausimus, netikėtas problemas.
2. Automatinis dokumentų versijavimas
Turite ne vieną ilgus metus jumis pasitikintį partnerį? Tuomet žinote, kaip paprasta laikui bėgant pasiklysti įvairiausių segtuvų gausybėje – atnaujinimai, priedai, pakeitimai, perkėlimai ir kiti neišvengiami veiksmai. Jie sukuria popierinių versijų „šurmulį“, o kažko prireikus – nemažai sumaišties.
Kaip varginančią popierinių versijų sandėliavimo problemą gali išspręsti skaitmenizuota sistema? „Sekasoft“ specialistai pateikia virtualaus versijavimo teikiamus privalumus:
- patogiai išsaugomos visos senos dokumento versijos,
- aiškiai pateikiami visi atnaujinti failai.
Kiekvienas prieigą turintis asmuo gali tiksliai matyti pirminius sandorius, atliktus jų tobulinimus. Kaip jau minėjome, įdiegę tokią sistemą, galėtumėte sekti ne tik visą versijavimo istoriją, bet ir atsakingus darbuotojus, kurie joje dalyvavo.
3. Efektyvus dokumentų derinimas
Kalbant apie darbuotojus, skaitmenizuota veikla suteikia galimybę visus juridinę galią turinčius failus aprašyti per pareigų prizmę – tuomet jums nebereikia jaudintis dėl darbuotojų kaitos keliamų nesklandumų. Tai itin aktualus sprendimas tiems, kuriems aktualus spartesnis naujų darbuotojų integravimas.
Sklandžiai kontroliuojami ir juridinių susitarimų derinimo terminai, nes atsižvelgiama į:
- numatytus kolektyvo darbus bei kitas svarbias datas,
- darbuotojų atostogas, ligas.
Virtualioje platformoje derinant ir tvirtinant dokumentus galima tiek kontroliuoti terminus, tiek operatyviai paskirti pavaduojančius asmenis. Rezultatas – spartus, netrikdomas informacijos srautas įmonės viduje ar (ir) išorėje.
4. Individualios sistemos kūrimas
Kiekvienas verslas turi savitą braižą, struktūrą. Kad ir kokie šie elementai būtų skirtingi, kiekvieną veiklą šiandien įmanoma maksimaliai optimizuoti. Elementarus pavyzdys – „Sekasoft“ individualiai pritaikomo, skaitmenizuoto dokumentų tvarkymo produktas.
Be minėtųjų pagrindinių, žemiau pateikiamos kelios papildomos, mūsų specialistų rekomenduojamos funkcijos – jas patogiai išnaudosite maksimaliai pritaikydami sistemą savo reikmėms:
- sąsajų kūrimas: visi failai lengvai susiejami su kitais reikšmingais elementais,
- komunikacijos įrankiai: darbuotojams suteikiama erdvė palikti žinutes, pastebėjimus, esmines nuorodas savo kolegai ar suformuotai atsakingų asmenų grupei.
Yra ne viena detalė, kuri teikia maksimalaus pritaikymo konkrečiam verslui laisvę. Visai nesvarbu, tai IT sektoriaus įmonė ar buhalterijos paslaugos. Vis dėlto, aiškumas dalinantis informacija neretai yra vienas kertinių didesnio įmonės pelno elementų.
Neturite skaitmenizuotos dokumentų tvarkymo sistemos? Panašu, jog ką tik atradote visą naudingų funkcijų lobyną patogiam verslui.
Susisiekite su mumis, papasakokite apie savo verslą ir jo iššūkius, o mes pateiksime individualius sprendimus. Tokius, kurių efektyvumą pajusite dar tą pačią dieną, vos įdiegus programą.
