Šių laikų verslo valdymo kokybei didelę reikšmę turi informacijos valdymo sistema. Nors tai buvo svarbu visuomet, būtent dabar nesinaudojimas lengvesnėmis darbo galimybėmis prilyginamas nekompetencijai. Tačiau padaugėjus galimybių, padidėjo rizika suklysti. Taigi plačiau papasakosime apie informacijos valdymo sistemą ir apžvelgsime pagrindines informacijos valdymo įmonėje klaidas.
Kas yra informacijos valdymas?
Informacijos valdymas dažniausiai siejamas su dokumentų valdymo sistema. Tai kompiuterinis įrankis, kuris užtikrina efektyvią ir saugiai valdomą įmonės informaciją. Šis procesas (informacijos rinkimas, laikymas, saugojimas ir paskirstymas) vykdomas pagal įmonės strategijas, vidinę tvarką, veiklos specifiką. Įmonės informacija valdoma pasitelkus kelis informacinių technologijų sprendimus:
- Dokumentų valdymą, kuris užtikrina informacijos saugumą bazėje.
- Bendradarbiavimo valdymą, kurio sistema pritaikyta komandiniam darbui.
- Žiniatinklio turinio valdymą, kuris teikia galimybę naudotis įmonės portalu darbuotojams.
- Intranetą, kuriame aprašomas papildomas komunikacijos ir socialinės aplinkos funkcionalumas.
- Įrašų valdymą, kuriame įgalintas automatinis jų saugojimas.
- Veiklos procesų valdymą, kurio priemonėmis visi organizacijos veiklos procesai yra automatizuojami ir aprašomi vienoje vietoje.
Taigi pasitelkę šį kompiuterinį įrankį ne tik lengviau valdysite informaciją, bet ir išlaikysite savo įmonę aukštumose, neprarasite kompetencijos.
Pagrindinės informacijos valdymo klaidos
Kaip ir buvo minėta, atsirandant vis daugiau naujų kompiuterinių įrankių, dažnėja galimybė suklysti, atsiranda netikėtų problemų. Tačiau gyvename amžiuje, kuriame informacija yra neišsenkantis išteklius. Todėl, jei norime klestėti dabartiniame verslo pasaulyje, privalome prie to prisitaikyti. Pristatome pagrindines informacijos valdymo klaidas įmonėje, kurių turėtumėte vengti:
- Netinkamų tikslų nustatymas. Dauguma mano, jog informacijos valdymo sistema padės išvengti bet kokių pasitaikiusių verslo problemų. Deja, tačiau ji pritaikyta tik efektyviam ir saugiam informacijos valdymui.
- Papildomų pajamų laukimas sistemai įsigyti. Tokia sistema padeda išnaudoti vertingus išteklius, o tai dažniausiai teigiamai veikia pajamų srautą. Dėl šios priežasties rekomenduojama ją įsigyti kuo įmanoma anksčiau.
- Nesirūpinimas sistema. Kaip ir bet kuriai kitai, šiai sistemai taip pat reikia dėmesio. Tai leidžia užtikrinti sklandų jos veikimą ir maksimalią suteikiamą naudą.
- Informacijos skirstymas į skyrius. Įmonė gali būti skirstoma į tam tikrus padalinius, tačiau informacijos valdymo sistemoje to nerekomenduojama daryti. Vienas iš jos privalumų ir yra tas, kad įgalinamas laisvas informacijos srautas iš vienos įmonės dalies į kitą.
- Netinkamo informacijos kiekio surinkimas. Visų įmonių informacijos poreikis skiriasi. Tačiau būtina išlaikyti tam tikrą, jūsų poreikius atitinkančią pusiausvyrą – neprisirinkti per daug ar per mažai informacijos.
Jei šias klaidas įsidėmėsite ir jų išvengsite, įmonės informacijos valdymo sistemos veikimas tikėtina nesukels jokių papildomų problemų.
Tinkamo informacijos valdymo nauda
Aukšta informacijos valdymo kokybė padeda sumažinti įvairių klaidų tikimybę ir užtikrina konkurencingumą. Optimizuoti procesai leidžia taupyti darbuotojų laiką. Taip pat lengviau nustatomos procesų vykdymo kliūtys. Žinių kaupimas palengvina naujų darbuotojų integraciją ir sumažina darbuotojų kaitos įtaką.
Objektyvus informacijos sistemos valdymas užtikrina atgalinį ryšį tarp vadovų ir darbuotojų. Todėl didinama motyvacija tikslingiau dirbti, stiprinami komandiniai ryšiai. Popierinių dokumentų atsisakymas leidžia sutaupyti laiko, nes nebereikia dokumentų nešioti po skirtingus biuro kabinetus. Taip pat sutaupoma vietos biure, nebeaktualios tampa dokumentų archyvavimo spintos.
Susidomėjote dokumentų valdymo sistema, norite sužinoti daugiau ir pradėti ja naudotis? Susisiekite. Mūsų kontaktus galite rasti čia.
