Kiekvienas įmonės darbuotojas atlieka (ar bent jau turėtų atlikti) nepakeičiamą vaidmenį. Panašiai yra ir su įmonių skyriais: visi jie deda bendras pastangas tam, kad būtų kuo geriau pasiekti bendrovės tikslai. Įvairių dokumentų, užduočių, procesų valdymas – tai, kas turi pasižymėti aukšta kokybe ir greičiu. Tai pasiekti padeda specialios „Sekasoft“ sistemos, kurių viena – „AIS Express“ – ypatingai tinka nedidelėms, nesudėtingos vidinės struktūros įmonėms. Aptarkime privalumus, kuriais gali naudotis kiekvienas skyrius.
Administracija ir finansų skyrius
Administracijos ir finansų skyriaus darbuotojai – tarsi centras, kurį galiausiai turėtų pasiekti visos užklausos ir veiklos rezultatai. Tačiau sąveika yra abipusė: iš vadovybės į visus skyrius taip per perduodama informacija. Tad čia ypatingai svarbus duomenų pasiekiamumas ir užduočių kontrolė. Tai ir padeda pasiekti „AIS Express“: ji užtikrina paprastą dokumentų kėlimą, saugojimą, paiešką, tvirtinimą ir persiuntimą. Be to, per sistemą paprasta išlaikant konfidencialumą deleguoti užduotis, stebėti jų vykdymą.
Personalo skyrius
Personalo skyriuje svarbu ne tik kaupti ir patogiai perduoti svarbius duomenis. Būtent nuo šio skyriaus priklauso visų kitų darbuotojų gerovė. Esminiai privalumai:
- Užtikrinamas sklandus automatizuotas procesų valdymas – pavyzdžiui, atostogų prašymų gavimas ir tvirtinimas.
- Naudojant „AIS Express“, taip pat galima pasirūpinti lengvesne naujų darbuotojų adaptacija: čia pateikiamos visiems prieinamos vidaus taisyklės, reglamentai.
- Patogiai kaupiama ir prieinama informacija apie konkrečių darbuotojų kompetenciją, tobulėjimą, darbo našumą. Be to, lengvai randami seniau gauti, specifinius reikalavimus atitinkantys CV.
Įdiegus sistemą ne tik pagreitėja procesai, bet ir pats personalo darbas tampa našesnis.
Pirkimų ir pardavimų, marketingo skyriai
Įdiegus „AIS Express“, šiuose skyriuose dėl automatizavimo taip pat pagreitėja įvairių pasiūlymų ir sutarčių, užduočių, procesų valdymas. Be to, informacija perduodama griežtai išlaikant konfidencialumą. Privalumas yra ir tai, kad naudojantis sistema pasiekiama žymiai efektyvesnė komunikacija – tiek su tiekėjais, tiek su platintojais ar galutiniais prekių, paslaugų vartotojais.
Patogu tai, kad galima saugoti ir vis papildyti kontaktinius duomenis, įvairią marketinginę medžiagą. Dėl šios priežasties išlaikomas įmonės prekės ženklo, komunikacinės, marketingo strategijos nuoseklumas. Ne mažiau svarbus privalumas – galimybė efektyviai komunikuoti ir įmonės viduje. Kiekviena komanda į darbus gali įtraukti kitus tos pačios įmonės darbuotojus.
Gamybos skyrius
Pasirinkus „AIS Express“, gamybos skyriaus darbuotojai gali naudotis tiesiogine prieiga prie aktualių dokumentų: nuo rengiamų pasiūlymų iki patvirtintų sutarčių. Dėl šios priežasties ženkliai pagerėja procesų valdymas: darbai pradedami greičiau, tiksliau laikomasi nurodymų ir standartizuotų protokolų, sparčiau sureaguojama į užsakymų pakeitimus ir atsiliepimus apie kokybę.
Panašūs pokyčiai pastebimi ir kituose įmonių skyriuose, pavyzdžiui, tyrimų ir plėtros, kokybės, informacinių technologijų. Svarbiausia yra pritaikyti sistemą prie poreikių, skirti laiko jos diegimui, darbuotojų apmokymui, įpratimui dirbti naudojantis būtent ja. Tuomet visi esminiai pačios „AIS Express“ privalumai – prieinama kaina, saugumas, veiklos kontrolė, lengvas diegimas, galimybė efektyviai komunikuoti, išsaugoti duomenis ir kt. – iš tiesų suteiks naudos.
