Dokumentų valdymo sistema – technologinis sprendimas, kurį būtina rinktis gerai įvertinus galimybes ir numanomą naudą. Tokiu atveju galima tikėtis geriausio rezultato – nepriklausomai nuo to, ar jūsų tikslas yra efektyvesnė komunikacija su klientais, ar verslo sąnaudų mažinimas. Tam, kad įvertinti dokumentų valdymo sistemos privalumus būtų lengviau, pateikiame dažniausiai „Sekasoft“ specialistams pateikiamus klausimus ir išsamius, tikslius atsakymus į juos.
1. Kas yra dokumentų valdymo sistema?
Dokumentų valdymo sistema nėra tik technologinis sprendimas, skirtas sutartims, komerciniams pasiūlymams, byloms apdoroti. Ne visi atkreipia dėmesį į „Sekasoft“ sistemos ypatumus. Dėl plataus funkcijų spektro tokia priemonė įgauna turinio valdymo sistemos bruožų, tad padeda apdoroti labai skirtingus duomenis – nuo laiškų iki komercinių pasiūlymų. Taigi, DVS – tai sistema, praverčianti prekes gaminančioms ir parduodančioms, paslaugas teikiančioms bendrovėms apdoroti duomenis greičiau ir sėkmingiau.
2. Kokio dydžio įmonėms ji naudinga?
Įprasta manyti, kad dokumentų valdymo sistema geriausiai tinka milžiniškoms korporacijoms, teisės, medicinos, pramonės srities įmonėms. Tačiau iš tiesų tokia sistema praverčia ir mažoms, ir vidutinio dydžio bendrovėms, nepriklausomai nuo jų veiklos ypatumų. Tiesa, pastaruosius verta turėti galvoje diegiant sistemą – tokiu būdu gaminys idealiai pritaikomas prie savitų bendrovės poreikių (pavyzdžiui, specifinio dokumentų klasifikavimo).
3. Ar įdiegti sistemą – sudėtinga?
Patį sistemos diegimą paprastai atlieka „Sekasoft“ ekspertai. Vis dėlto tam reikia palaipsniui pasiruošti. Priėmus sprendimą, būtina įvertinti situaciją, pavyzdžiui:
- ar įmonėje cirkuliuoja elektroniniai dokumentų variantai, ar prioritetas dar skiriamas popieriniams;
- kokie iššūkiai labiausiai kliudo tikslų siekimui;
- kokia darbuotojų dalis yra pasirengusi naudotis sistema;
- kokių mokymų reikėtų ir pan.
Mūsų specialistai gali padėti pasirūpinti visais paruošiamaisiais etapais ir užtikrinti rūpestingą techninę priežiūrą po DVS įdiegimo.
4. Kiek žmonių gali naudotis sistema?
Dokumentų valdymo sistema, kaip ir kitomis „Sekasoft“ sistemomis, gali naudotis visi kompiuterizuotas darbo vietas turintys organizacijos darbuotojai. Primename, kad galite patogiai kontroliuoti jų prieigą prie konkrečių duomenų – tiek vieno dokumento, tiek visos direktorijos lygmeniu.
5. Kokius formatus atpažįsta sistema ir su kuo ji suderinama?
„Sekasoft“ dokumentų valdymo sistema suderinama su daugeliu verslo valdymo sistemų (ERP), personalo valdymo, darbo užmokesčio, dokumentų skaitmeninimo, bankinėmis ir apskaitos sistemomis. Įgyvendintus integracijos būdus galite matyti žemiau esančioje iliustracijoje:
6. Kokių privalumų turi ši sistema?
Galime išskirti tokius esminius privalumus:
- mobilumą (prieigą per mobiliąsias programėles),
- informacijos prieinamumą (duomenys gali būti peržiūrimi, koreguojami nepriklausomai nuo vietos ir laiko),
- laiko taupymas (naudojant sistemą, reikiami dokumentai randami ir apdorojami operatyviai),
- sąnaudų mažinimą (išvengiama perteklinio spausdinimo, kopijavimo, sutaupoma vietos darbo patalpose),
- savalaikį užklausų vykdymą (naudojant sistemą, reikiami duomenys randami ir failai pakoreguojami, persiunčiami greitai).
Jų esama ir daugiau – plačiau privalumus aptariame tinklaraščio skiltyje.
7. Per kiek laiko atsiperka investicija?
Patirtis rodo, kad, priklausomai nuo situacijos, privalumais galima mėgautis ir netrukus po sistemos diegimo: vidutiniškai 3 kartus pagreitėja veiklos procesai, 5 kartus greičiau vykdoma informacijos paieška, maždaug 2 kartus sumažėja užduočių ir projektų vėlavimai. Sėkmingai naudojantis sistema, netrukus pastebima ir finansinė nauda: maždaug 30 proc. sumažėja organizacijos valdymo kaštai. Investicija į darbo organizavimo pokyčius ir dokumentų valdymo sistemą atsiperka vidutiniškai per metus laiko.
8. Ar mokymai ir atnaujinimai – būtini?
Esminiais DVS privalumais galima pasinaudoti tik tinkamai pasiruošus ir pasirūpinus reguliariu sistemos atnaujinimu. Paprastai „Sekasoft“ kuria atnaujinimus po globalių failų formatų pakeitimų, naujinių, susijusių su teksto apdorojimo programų funkcijomis. Taip pat sistema atnaujinama siekiant užtikrinti kuo didesnį saugumą, išskirtinę vartotojo patirtį. Dėl šių priežasčių primygtinai skatiname periodiškai pasidomėti pakeitimais ir organizuoti naudojimosi sistema mokymus.
Neradote reikiamos informacijos? Dvejojate dėl to, ar sistema atitinka jūsų įmonės poreikius? Susisiekite su „Sekasoft“ komanda: apie visas produktų ypatybes papasakosime išsamiai ir aiškiai.
