Duomenų saugumas pastaruoju metu tapo neabejotinu visų įmonių prioritetu. Tai lėmė ne tik įteisintas BDAR (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas), bet ir vis didėjanti išorinė grėsmė. Tiek fiziniai, tiek virtualūs įsilaužimai, neatsakingas darbuotojų elgesys tampa išties didžiulės žalos priežastimi. Tačiau užtikrinti didesnį saugumą įmanoma. Svarbi ne tik tinkamai pasirinkta dokumentų valdymo sistema, bet ir kiekvieno jūsų komandos nario sąmoningumas. Pateikiame kelis patarimus, ką reikėtų apgalvoti siekiant tikslo.
Dokumentų tvirtinimas el. parašu
Tai – technologija, kurios privalumus deramai įvertino dar ne visos įmonės. Ko gero, apie tokią galimybę tiesiog žinoma per mažai. Elektroninis parašas – tai unikalus, dažniausiai iš dviejų dalių susidedantis skaitmeninis kodas, skirtas tapatybei patvirtinti. Tokiu būdu tvirtinti dokumentus galite ir įsidiegę „Sekasoft“ DVS. Jei visi svarbūs dokumentai patvirtinami naudojant el. parašą, išvengiama su tapatybe susijusių įsilaužimų, vagysčių. Dėl to, pavyzdžiui, nereikia jaudintis, kad kas nors pasirašys svarbų kontraktą ar padarys pakeitimų taisyklėse jūsų vardu.
Tikslingas naudotojų autorizavimas
Jei jau įsidiegėte DVS, tikriausiai žinote, kad rekomenduojama autorizuoti jos naudotojus. Būtina atidžiai sekti ir reguliuoti, kas gali naudotis prieiga tiek prie visos sistemos, tiek prie konkrečių dokumentų. Dokumentų valdymo sistema taip pat turėtų būti naudojama pritaikius dviejų lygių autorizaciją (angl. 2FA).
Griežtas vidinių taisyklių laikymasis
Jei norite, kad visi dokumentai būtų saugūs, tiesiog privalote susikurti jų kūrimo, tvirtinimo, kėlimo, užvadinimo, persiuntimo, koregavimo ir kitokių procesų taisykles. Jų griežtai, be išimčių turėtų laikytis kiekvienas, turintis prieigos prie sistemos teisę. Taip pat svarbu įsitikinti, kad popierinių variantų skaičius yra maksimaliai sumažintas – tokiu atveju didesnis saugumas užtikrinamas net įvykus fiziniam įsilaužimui.
Dar vienas reikšmingas aspektas, susijęs su vidinėmis taisyklėmis – tai reguliari ir atidi sistemoje saugomų failų peržiūra. Jie turi būti laiku apdorojami ir laiku pašalinami iš sistemos. Nepamirškite, kad kartais net ir pašalinus duomenis iš sistemos, jie lieka debesyje – ištrinti failus reikia ir ten.
Pabaigus dienos darbus, kompiuterius patartina išjungti. Jei išeinate trumpam, įrenginius reikėtų užrakinti.
Platformos patikimumas
Įsitikinkite, kad platforma, kurioje veikia dokumentų valdymo sistema, yra saugi. „Sekasoft“ nuolat rūpinasi sistemų atnaujinimu, naujų funkcijų diegimu, pritaikymu prie skirtingų poreikių. Be to, saugumą užtikrina minėti būdai prisijungti, galimybė autorizuoti prisijungimą tiek prie visos sistemos, tiek prie konkretaus failo. Be to, galite reguliariai automatiškai kurti atsargines visų duomenų kopijas (angl. back up).
Papildomų apsaugos priemonių diegimas
Ne visi saugumo aspektai tiesiogiai susiję vien su pasirinkta DVS. Jei norite pasirūpinti saugumu, būtina įvertinti ir kitus jo veiksnius. Rekomenduojama ne tik išnaudoti DVS galimybes, bet ir, pavyzdžiui, įsigyti duomenų užšifravimo programą. Apsauga nuo virusų, kenkėjiškų programų – taip pat būtina. Jei naudojatės el. paštu, kitomis el. komunikacijos priemonėmis atskirai, pasirūpinkite prisijungimu prie jų taikant dviejų lygių autentifikaciją (angl. 2FA).
„Sekasoft“ dokumentų valdymo sistema – puikus pasirinkimas ne tik darbo patogumui, našumui, bet ir duomenų saugumui užtikrinti. Vis dėlto pasirūpinti reikia ir kitais saugumo veiksniais. Atsakingas požiūris į duomenų apsaugą reikalauja atidumo, laiko, specifinių priemonių, tačiau visi su tuo susiję sprendimai atsiperka.
