Dokumentų valdymas – procesas, kurio metu sunaudojama daug tiek laiko, tiek lėšų. Darbui optimizuoti galima pritaikyti šiuolaikišką valdymo sistemą (DVS). Visgi žingsnis link jos – taip pat sudėtingas. Tiesa, jį galima atlikti taupant resursus – tereikia susikurti planą ir kryptingai jo laikytis. Pateikiame 4 esminius patarimus.
1.Kruopščiai surūšiuokite dokumentus
Tai – ypatingai svarbus darbas, tad pasistenkite jį atlikti kuo atidžiau, nemėgindami papildomai sutaupyti laiko. Šiame etape be galo svarbu laikytis kokios nors sistemos. Pavyzdžiui, jei dokumentų daug, galite juos atsirinkti pagal datą: senesni nei, tarkime, 5 metų dokumentai sudarys atskirą krūvą, o tuomet bus dar perrūšiuoti, kad įsitikintumėte, jog nepalikote nieko svarbaus. Nepamirškite, kad popierinių versijų kartais prireikia valstybinėms institucijoms – išsiaiškinkite, ko tiksliai jos reikalauja ir kokio senumo dokumentai reikalingi.
Jei prisikaupė daug dokumentų, tiesiog suburkite atskirą darbuotojų komandą. Svarbu, kad jie gerai suprastų, kam reikalingas sisteminis dokumentų valdymas ir kodėl tokį darbą dera atlikti rūpestingai.
Jei dalį dokumentų jau skaitmenizavote anksčiau, pasirūpinkite, kad nebūtų dublikatų.
2. Naikinkite dokumentus saugiai
Tam, kad dokumentų kontrolė būtų išties saugi, tinkamai sunaikinkite popierinius variantus. Įsigykite ar pasiskolinkite smulkintuvą: jis padės įveikti užduotį greičiau ir efektyviau. Nedeginkite dokumentų ir neplėšykite jų – pakenksite gamtai, užtruksite ilgiau ir neužtikrinsite reikiamo rezultato.
3. Išsaugokite taisykles
Pasistenkite, kad kiekvienas dokumentas būtų apdorojamas ta pačia tvarka. Paprasčiausia yra sukurti tam tikrą atmintinę. Joje nurodykite (jei reikia – su momentinėmis ekrano kopijomis), ką po ko daryti, kokias žymas DVS nurodyti ir panašiai.
Dokumentų valdymas bus dar greitesnis, jei iš anksto pasirūpinsite ir šablonais. Juos galite sukurti pagal popierinius sutarčių ir kitokių dokumentų variantus. Tuomet ateityje tereikės užpildyti laukelius su kintama informacija – data, sąskaitos numeriu ir panašiai.
4. Paskirkite atsakingų asmenų
Tiek didžiosios iki šiol saugotų popierinių dokumentų dalies, tiek ateities failų skaitmenizavimui (jei popierinių variantų visgi atsiunčia valstybinės įstaigos ar kiti) verta paskirti vieną ar kelis darbuotojus. Jie turėtų pasirūpinti, kad visi nuskenuoti dokumentai atrodytų tvarkingai, kad netrūktų esminių duomenų ir panašiai. Tuomet ir vėliau nebereikės atskirai rūpintis situacijos vertinimu.
Senų dokumentų pritaikymas DVS – ilgas, tačiau būtinas procesas. Neskubėdami, įvertinę visus poreikius, dirbdami sistemingai pasirūpinsite tiek greitesniais rezultatais, tiek saugumu. Be to, nepamirškite, kad dokumentų valdymas bus efektyvus tik visiems bendrai laikantis taisyklių ir pritaikius sistemą prie individualių įmonės poreikių. Tad neskubėkite, apgalvokite eigą ir iš anksto užsisakykite DVS.
