Bene daugiausiai problemų kyla gydymo įstaigose bei vaistinėse, kur dokumentų yra paruošiama ir archyvuojama tūkstančiais. Šioje srityje yra įvairiausio tipo dokumentų: nuo vaistų receptų iki ligos istorijų bei išrašymo iš gydymo įstaigos patvirtinančių dokumentų. Pacientams keliaujant iš vienos gydymo įstaigos į kitą privalu turėti išrašų kopijas, jas saugoti. O kaip medicinos srityje gali pasitarnauti dokumentų valdymo sistema?
Efektyvi dokumentų kontrolė ir archyvavimas
Pirma, vertėtų pradėti nuo to, kad tiek medicinos, tiek farmacijos sferoje vis dar veikia popieriniai dokumentai. Tai – vaistų receptai, kompensuojamų vaistų knygelės, ligos istorijos, bylos, siuntimai pas specialistus, pažymos, išrašai iš gydymo įstaigų. Nors pamažu bandoma pereiti prie automatizuotos sistemos ir elektroninių dokumentų, procesas neskubinamas. Popierinių dokumentų cirkuliacija apsunkina jų kontrolę.
Pacientams dažnai tenka keliauti iš vienos gydymo įstaigos į kitą. Kiekvienam tokiam siuntimui reikalinga popierinė užantspauduota siuntimo pažyma. Šias lengva pamesti. Lygiai taip pat lengva pamesti vaistų receptus, o popierinės pacientų ligos istorijos užima labai daug fizinės vietos. Kad dokumentai niekur nepasimestų, juos būtų patogu rasti ir archyvuoti, visoms gydymo ir farmacijos įstaigoms siūloma pasinaudoti dokumentų valdymo sistema. Taip popierinius dokumentus keis elektroniniai dokumentai, o jų kontrolė ir valdymas taps sklandesnis bei efektyvesnis.
Taip pat rekomenduojama, kad ta pačia sistema naudotųsi visos gydymo bei vaistus gaminančios įstaigos. Tiek ligoninės, klinikos, poliklinikos, vaistinės. Tai palengvintų dokumentų tvarkymą tarp įstaigų. Taip būtų sutaupyta popieriaus, o pacientui nereikėtų rūpintis, ar jis pasiėmė reikiamą dokumentą, nes visi šie duomenys būtų saugomi vienoje sistemoje.
Dokumentų valdymo sistemos privalumai
Lengvas dokumentų atkūrimas.
Tiek medicinos, tiek farmacijos srityje popieriniai dokumentai gali pradingsti ir pasimesti. Perėjus prie elektroninių duomenų, dokumentų valdymo sistema leidžia lengvai atkurti ištrintus dokumentus. Taip pat sudaromos dokumentų įrašų kopijos.
Visa ligos istorija vienoje vietoje.
Sistemos pagalba kiekvieno paciento ligos istorija, vizitai pas skirtingus specialistus, numatytos procedūros ir nustatytos diagnozės saugomos vienoje vietoje. Elektroniniai dokumentai leistų greičiau pasiekti reikiamą informaciją, be to, sutaupytų tiek laiko resursų, tiek vietos sąnaudų. Konkretaus paciento ligos istorijos paieška būtų įvykdyta greičiau ir efektyviau.
Patogesnis archyvavimas.
Šiuo metu pacientai lygiai taip pat kaip ir gydymo įstaigos turi saugoti konkrečius dokumentus, pavyzdžiui, ligoninės išrašus. Su specialiai tam skirta sistema, archyvavimas taptų patogesnis, o reikalingi dokumentai būtų surandami per kelias sekundes. Net jei jie būtų saugoti 10 metų.
Daugiau galimybių bendradarbiauti tarpusavyje.
Viena dokumentų valdymo sistema visose gydymo bei farmacijos įstaigos paskatintų efektyvesnę tarpusavio komunikaciją. Šeimos gydytojai ir specialistai išrašydami vaistinius preparatus galėtų suvesti informaciją tiesiai į sistemą, o visi duomenys būtų pasiekti suvedus paciento asmeninius duomenis – vardą ir pavardę. Tai galėtų veikti tiek tarp ligoninių bei poliklinikų, tiek tarp farmacijos įstaigų. O duomenų apie pacientus valdymas taptų paprastesnis ir lengviau kontroliuojamas.
