Tai, ar DVS sistema gali būti naudinga, jau nebekelia dvejonių daugeliui. Tačiau tam, jog toks sprendimas pasiteisintų, neužtenka tik įsidiegti pirmą pasitaikiusį ar tiesiog pigiausią produktą. Šiandien, kai techninius informacijos valdymo sprendimus siūlo vis daugiau įmonių, labai svarbu pasirinkti sistemą atsakingai, įvertinant esminius kriterijus. Dokumentų valdymą palengvina praktiškai visi „Sekasoft“ produktai, tad atrankos procesas reikalingas ir renkantis iš jų visų. Aptarsime 4 svarbiausius aspektus.
1. Universalumas ir naudojimo paprastumas
Kad ir kokią sistemą pasirinktumėte, ji privalo būti paprasta, naudojama tiesiog intuityviai. Kitu atveju ne taupysite, o papildomai gaišite laiką. Tačiau svarbu ne tik pats naudojimo paprastumas. Geriausia, jei sistema yra pritaikyta skirtingoms platformoms. Pavyzdžiui, „Sekasoft“ DVS sistema gali būti naudojama tiek per kompiuterį, tiek per išmanųjį telefoną. Tai – privalumas, leidžiantis lengvai atlikti darbus nepriklausomai nuo vietos ar laiko.
Dokumentų, procesų ar tiesiog informacijos valdymo sistema turėtų būti be vargo pritaikoma prie skirtingų programų, funkcijų. Derėtų rinktis tokią, kuri susieta su el. paštu, buhalterijos sistema ir panašiais nuolat naudojamais įrankiais.
2. Kaina
Noras kuo daugiau sutaupyti – lengvai suprantamas. Dėl to reikėtų rinktis tokią sistemą, kuri geriausiai atitiktų visus poreikius – kitaip tariant, už konkrečią sumą turi būti gaunama maksimali nauda. Tam būtina puikiai išmanyti situaciją įmonėje: kaip dabar atliekamas dokumentų valdymas, kokių kliūčių pasitaiko daugiausia, kas sukelia chaosą ar vėlavimus ir panašiai.
Tinkama DVS sistema turi padėti išspręsti visas problemas, susijusias su techninėmis kliūtimis. Ji taip pat padės sumažinti žmogiškosios klaidos tikimybę. Be to, derėtų nepamiršti pokyčių greičio: geriau rinktis sprendimą, kuris bus lengvai pritaikomas pasikeitus darbo specifikai. Žinoma, į kitą pusę krypti taip pat nedera – sistema turi būti optimali, o ne perkrauta funkcijomis, kurios niekaip nebus naudojamos nei dabar, nei ateityje.
Vertinant išlaidas reikėtų nepamiršti, kad racionaliai pritaikius sistemą sumažėja įvairios sąnaudos (susijusios su popieriumi, patalpų išlaikymu, kartais – net darbuotojų skaičiumi). Galų gale svarbu ir tai, kiek vietos reikės duomenims saugoti, kokio dydžio komanda naudosis DVS sistema. Visa tai nulemia sprendimo kainą. Taigi, atidus tikrų poreikių ir galimybių įvertinimas – būtinas dairantis finansiškai naudingiausios sistemos.
3. Techninis palaikymas
Nepriklausomai nuo sistemos dydžio ar sudėtingumo, pokyčiams pritaikyti reikės laiko ir pastangų. Tam, kad viskas vyktų greitai ir sklandžiai, patariame naudotis mūsų komandos paslaugomis. Skirkite laiko mokymams ir prireikus visuomet prašykite konsultacijos. Techninis palaikymas pravers ir pradedant naudotis sistemomis, ir nusprendus jas patobulinti, pritaikyti prie naujų ar tiesiog pakitusių poreikių. Be to, naudodamiesi „Sekasoft“ sistemomis galėsite visuomet būti ramūs dėl to, jog naudojatės naujausiu (patogiausiu, greičiausiai veikiančiu, saugiausiu) produkto modeliu.
4. Saugumas
Nebus daug naudos iš sistemos, kuri neužtikrina duomenų saugumo. „Sekasoft“ DVS sistema padeda pasirūpinti tuo įvairiais lygmenimis. Visų pirma, svarbi informacija gali būti šifruojama. Be to, ji pasiekiama griežtai tik autorizuotiems naudotojams. Dokumentams tvirtinti naudojamas el. parašas, taip pat pasižymintis didesniu saugumu. Svarbu ir tai, kad mūsų produktai lengvai pritaikomi, kad informacijos valdymas atitiktų BDAR ir panašius teisinius nurodymus.
Dairantis DVS naudinga įvertinti daug niuansų – tai ir konkrečių problemų šalinimas, prisitaikymas prie individualių, konkrečiai įmonei būdingų darbo įpročių. Visgi aptartieji aspektai gali būti tvirtu pamatu atrankai. Susisiekite su mumis dėl konsultacijos – plačiau papasakosime apie turimų sistemų ypatumus, pritaikymo galimybes ir padėsime atsirinkti tai, kas suteiks daugiausiai naudos jūsų įmonei.
