Vienas didžiausių pokyčių, žyminčių bendrą verslo modernėjimą – nuotoliniu būdu dirbantys darbuotojai. Tokia tendencija vis dažniau pastebima ir Lietuvoje. Šalies bendrovės turi tiek reguliariai biure nebūnančių, į komandiruotes, pokalbius su esamais ar potencialiais klientais nuolat vykstančių, tiek tiesiog namuose ar kitoje erdvėje dirbančių žmonių. Tačiau neretai kyla iššūkių dėl saugumo, darbo našumo stebėjimo ir kitų aspektų. DVS sistema – šiuolaikiškas sprendimas, padedantis patenkinti ir darbuotojo, ir vadovų poreikius. Pateikiame 5 privalumus, kuriais gali pasinaudoti DVS ir nuotolinį darbą sujungusios įmonės.
1. Saugumas
Tai – vienas didžiausių iššūkių net ir toms įmonėms, kurių visi darbuotojai dirba biure. DVS įdiegta griežtos naudotojo identifikacijos funkcija. Taigi, prie jos jungtis gali tik vadovų ar kitų aukštos grandies darbuotojų iš anksto autorizuoti asmenys. Be to, gali būti kontroliuojama prieiga prie kiekvieno dokumento atskirai – pavyzdžiui, jei nenorite, kad būtų keičiama ar naudojama informacija apie mokesčius, klientus. Saugumą taip pat padeda užtikrinti e. parašo funkcijos įdiegimas. Naudojantis DVS, ženkliai sumažėja informacijos nutekėjimo arba kitokių netinkamų, nelegalių pokyčių tikimybė.
2. Sutaupytas laikas
Net ir biure dirbantys darbuotojai dokumentų rengimui, kopijavimui, paieškai gali iššvaistyti daug laiko. Tokia problema turint nuotoliniu būdu dirbančių komandos narių itin opi. Jiems dalį dokumentų reikia gabentis namo, darytis jų kopijas, ieškoti skirtingų variantų tiek biure, tiek pasirinktoje darbo vietoje. DVS sistema sukurta taip, kad leistų iškart matyti skirtingas dokumento versijas ir greitai surasti reikiamą informaciją. Taigi, sutaupoma laiko, įprastai naudojamo kelionėms į ir iš biuro, fizinių dokumentų paieškai.
3. Lengvas darbo našumo stebėjimas
Dokumentų valdymo sistemos leidžia nuolat sekti naujus veiksmus, stebėti, kada prie jos prisijungiama ir kada – atsijungiama. Jei norite lengviau apskaičiuoti darbuotojo indėlį į jam paskirtas užduotis, taigi, ir užmokestį, tokia sistema gali būti itin pravarti.
4. Patogumas
Reikalingų dokumentų paieška lemia ne tik didesnes laiko sąnaudas. Tai gali tiesiog kelti painiavą, nepatogumų, klaidų (pavyzdžiui, panaudojus ne tą dokumento versiją). Dėl šių priežasčių gali mažėti darbuotojo pasitenkinimas įmone, savo darbo efektyvumu. DVS sistema padeda įveikti tokias problemas ir dirbti greičiau, našiau, komfortiškiau. Nepamirškime ir kito patogumo aspekto – naudojant sistemą, dirbti galima esant net kitame pasaulio krašte, bet kuriuo paros metu, prisijungus per bet kurio tipo išmanųjį įrenginį.
5. Paprastumas
Kad ir kokios sistemos funkcijos prireiktų, ji lengvai pasiekiama. Norint atrasti tam tikrą dokumentą ar atsekti pokytį, nereikia jungtis prie skirtingų sistemų ar paskyrų. DVS gali būti susiejama su el. pašto, kitų komunikacijos kanalų sistemomis. Taigi, užtenka tiesiog prisijungti prie DVS ir imtis deleguotų užduočių. Prireikus persiųsti informaciją, įspėti apie naujoves, pakeitimus, tai taip pat galima padaryti sistemoje.
Prie įmonės ir darbuotojų poreikių pritaikyta DVS sistema naudinga keliais atžvilgiais. Išskirti galima ne tik minėtus privalumus, bet ir pinigų taupymą, galimybę standartizuoti užduočių atlikimo ypatumus. Rekomenduojame paskirti laiko sistemos pritaikymui, įdiegimui ir pasirūpinti darbuotojų apmokymu. Tokiu atveju galėsite pasinaudoti visais privalumais ir pasirūpinti geresniais tiek biure, tiek nuotoliniu būdu dirbančių darbuotojų rezultatais.
