Su sunkumais dėl vidinės komunikacijos susiduria nemaža dalis įmonių. Problemas kartais nelengva išspręsti net tuomet, kai samdomi žmogiškųjų išteklių specialistai. Daugybę kliūčių produktyviam, sklandžiam bendravimui sukelia tiesiog nenuoseklumas, vengimas naudotis šiuolaikiškais, į įvairias informacijos valdymo sistemas integruotais sprendimais. „Sekasoft“ dokumentų valdymo sistema – viena tokių, kuria naudodamiesi galite lengviau įveikti įvarius rūpesčius, susijusius su vidine komunikacija. Pateikiame kelis aspektus, kuriuos vertėtų apgalvoti.
Esminiai trukdžiai
Pirmiausia reikėtų įvertinti situaciją ir įvardyti didžiausias problemas. Yra nemažai įmonių, kuriuose rūpesčių kyla tik dėl to, kad nėra grįžtamojo ryšio – t. y. darbuotojai neatsako į svarbius laiškus, nesiima diskutuoti bendrais klausimais. Problemas kelti gali ir tiesiog pernelyg menkas komandos informavimas: nepaaiškinama, kokie iššūkiai laukia, kokia yra vidinė įmonės kultūra, pagal kokį protokolą atlikti vieną ar kitą darbą.
Tik identifikavus problemas galima imtis efektyvaus jų šalinimo. Jei kliūčių atsiranda dėl daugybės priežasčių, gali praversti ir žemiau pristatomi aspektai.
Komunikacijos strategija
Net jei vienintelis sprendimas, kurio norite imtis, kad komunikacija pagerėtų, yra dokumentų valdymo sistema, vis tiek prireiks strategijos. Pagalvokite, kada ir kokią informaciją turite paskleisti, kokiais kanalais tai darysite, kokiu laiko intervalu. Geriausia turėti tam tikrą planą, pavyzdžiui, kad ir keliems mėnesiams į priekį. Galite rengti naujienlaiškius, siųsti apklausas, imtis kitokių sprendimų. Visus juos nesunku pritaikyti naudojantis DVS.
Bendros taisyklės
Strategiją turėtų papildyti vidinės komunikacijos taisyklės. Visi darbuotojai turėtų žinoti komunikacijos principus, suprasti, kokios vertybės įmonėje puoselėjamos. Tai paprasta padaryti ir tiesiog parengus bei paplatinus kelis failus. Svarbu, kad taisyklių (pavyzdžiui, kada vėliausiai reikia atsakyti į klausimus, kaip pateikti naujas idėjas, kur sužinoti svarbiausią informaciją) laikytųsi visi iki vieno komandos nario.
„Sekasoft“ dokumentų valdymo sistema puikiai pritaikyta greitai, sklandžiai informacijos sklaidai. Naudodamiesi sistema galite perduoti reikiamus duomenis tiek konkrečiam asmeniui, tiek grupei žmonių. Be to, čia įdiegta priminimų sistema padeda užtikrinti, kad visi svarbūs dokumentai būtų peržiūrėti ir apdoroti laiku.
Informavimo laikas
Jei turite svarbios, reikšmingos informacijos, nereikėtų delsti ją perleisti kitiems. Pasistenkite visuomet laiku informuoti apie visus įmonės pokyčius. Be to, labai svarbu, kad informacija adresatą pasiektų tiesiogiai – taip išvengsite jos iškraipymo, iškart aptarsite visus su ja susijusius niuansus. Su šiuo aspektu susijęs šiuolaikiškumas: naudokite patikimas, saugias, šiuolaikiškas priemones, tokias kaip DVS ar kitokia turinio valdymo sistema. Tokiu būdu užtikrinsite informacijos, jos pakeitimų atsekamumą, pasirūpinsite komunikacijos patogumu.
Informacijos pasiekiamumas
Naudotis dokumentų valdymo sistema rekomenduojame ir dėl to, kad taip galite pasirūpinti tais darbuotojais, kurie dirba nuotoliniu būdu, dažnai keliauja į įvairias konferencijas, komandiruotes, dirba kitose šalyse. Sistema galima naudotis ir prisijungus per išmaniuosius įrenginius. Be to, informacija pasiekiama ir neturint interneto ryšio. Tai – ne tik šiuolaikiškas, saugus, bet ir patogus komunikacijos būdas.
Sklandi, savalaikė komunikacija nėra pasiekiama per vieną dieną. Dėl to svarbu gerai apgalvoti visus žingsnius link tikslo, susikurti gerą planą. Nebūtina iškart imtis didžiausių pokyčių – tiesiog pasirūpinkite, kad į juos įsitrauktų visi darbuotojai. Tokiu atveju gerokai lengviau įveiksite visas bendras užduotis, užtikrinsite užsakymų vykdymą laiku, ugdysite komandinę dvasią. Tokios galimybės, atsiveriančios atradus komunikacines kliūtis ir naudojantis dokumentų valdymo sistema – tai, kad padės siekti ir tiesiog geresnio organizacijos valdymo.
