Įmonės dokumentų skaitmenizavimas – ne tik patogus dokumentų tvarkymas ir inovatyvūs procesų valdymo įrankiai, bet, galima sakyti, didesnių pajamų sąlyga. Darbo efektyvumo specialistai pastebi, kad į virtualią erdvę perkeltas kompanijos „popierinis” archyvas yra tiesiogiai susijęs su generuojamo pelno pokyčiais. „Sekasoft” komanda dalinasi 4 įžvalgomis, kaip ir kodėl elektroniniai dokumentai lemia geresnę finansinę situaciją, net kompanijos plėtrą.
1. Kintantis „natūralių” išlaidų suvokimas
Tradicinėse įmonėse, kuriose vis dar gajus popierinis duomenų formatas, mėnesio išlaidos natūraliai siejamos su kanceliarinėmis prekėmis, spausdintuvo dažais, įrenginių priežiūra ir tvarkymu, vėl ir vėl iš naujo peržiūrima sandėliavimo tvarka, dokumentams skirtos patalpos priežiūra, apsaugos užtikrinimu. Jau nė nekalbant apie tai, kad tokiu pavidalu pateikiamų dokumentų tvarkymas yra sudėtingas, šiuos dar reikia nugabenti ar išsiųsti klientams, buhalterei. Visa tai gale mėnesio susideda į gana nemažą numatytų ir nenumatytų išlaidų sumą.
2. Elektroniniai dokumentai ir laiko kaštai
Aptarti veiksmai kelia klausimą, kiek laiko „popierių triukšme” kasdien praranda dirbantieji atgyvenusioje sistemoje. Papildomos problemos – kur laikyti dokumentus, ką spausdinti, į kokį skyrių dėti, kada važiuoti reikalingo parašo – ne tik kelia stresą, bet ir neretai nutraukia pradėtus darbus. Vis mažiau valandų lieka nepertraukiamai, produktyviai veiklai, inovatyvių sprendimų paieškai, bendravimui su klientais, naudingos informacijos perdavimui kolegoms. Pažangi „Sekasoft“ elektroninių dokumentų valdymo sistema kasdien prideda bent valandą, kurią galima skirti pelną generuojančiai veiklai.
3. Pažangus dokumentų tvarkymas ir įvaizdis
Ar kada susimąstėte, kad inovatyvūs procesų valdymo būdai yra tiesiogiai susiję su patraukliu įmonės įvaizdžiu? O tai, žinoma, veda prie sąsajos su generuojamu pelnu. Kodėl? Rinkoje matomi pavyzdžiai aiškiai parodo, jog daugiausiai investicijų, pelningų partnerysčių ir projektų pritraukia būtent šiuolaikiškos, naujausiomis technologijomis pasikliaunančios kompanijos. Be to, geriausių, tikėtina, daugiausiai finansinės naudos įmonei atnešiančių specialistų dėmesio nepatrauks komanda, kuri nė neįsivaizduoja, kas yra elementarūs elektroniniai dokumentai.
4. Produktyvumas lygu pelnas
Natūralu, kad aptariamos šiuolaikinės sistemos integracija didina ne tik patogumo, bet ir produktyvumo rodiklius. Elektroninio valdymo privalumai – įvairių teisinę galią turinčių objektų registravimas, rengimas, archyvavimas, pasirašymas, audito informacija, komentarai kolegoms, galiausiai, prieigos valdymas – garantuoja, jog darbuotojai:
- greičiau adaptuosis naujoje aplinkoje,
- sparčiau atliks technines užduotis,
- tiksliau organizuos savo laiką,
- mieliau imsis iniciatyvos dalintis aktualia informacija,
- greičiau gaus reikiamus atsakymus, spręs klaidas,
- patirs mažesnį nesusikalbėjimo ir nesusipratimų keliamą stresą,
- prisidės prie sklandžios vidinės komunikacijos vystymo.
Darbo efektyvumo ekspertai pabrėžia, kad skaitmenizuotas dokumentų tvarkymas gali iki kelių kartų sutrumpinti naujo darbuotojo integracijos laiką, padidinti užduočių atlikimo kokybę, sukurti „sveikesnę” vidinę komunikaciją, o kartu – sparčiau auginti generuojamą pelną.
Iki šiol vis svarstėte, ar elektroniniai dokumentai stipriai pakeistų jūsų įmonės procesus? Panašu, kad toks sistemos virsmas verslui ne tik apsimoka, bet ir yra tiesiog neatsiejamas nuo šiuolaikinės įmonės vaidmens. Jei norite dar šiandien sužinoti, kaip su „Sekasoft” sprendimais galite optimizuoti savo komandos darbą – susisiekite su mumis jums patogiu būdu.
