Transporto įmonėse kasdien tvarkomi tūkstančiai įvairių dokumentų: sąskaitos, korespondencija, sutartys ir panašiai. Visa tai atliekama darbuotojų fiziškai, todėl neretai šis darbas ilgai užtrunka, kartais net vėluojama atlikti kitas užduotis, atsakyti į klientų užklausas. Tokių kompanijų vadovams, norintiems plėsti savo verslą, padidinti organizacijos darbuotojų našumą, rekomenduojamos dokumentų valdymo sistemos, kitaip dar žinomos kaip DVS. Ši programinė įranga automatizuoja duomenų tvarkymą – jie kuriami, redaguojami, tvirtinami skaitmeninėje erdvėje. Dėl to kardinaliai pasikeičia esminiai darbo procesai.
Sutaupo darbuotojų laiką
Dokumentų ruošimas, derinimas užima daug laiko. Darbuotojai vietoje to, kad skirtų dėmesį aktualiems kompanijos klausimams, jos plėtrai, turi įdėti daug pastangų failų tvarkymui. Kaip minėta anksčiau, to pasekmė – vėluojančios užduotys. Tačiau to galima išvengti įsidiegus DVS.
Ši sistema supaprastina dokumentų tvarkymą. Visi duomenys ruošiami, sisteminami, persiunčiami, koreguojami vienoje sistemoje, bendrame archyve. Jie čia automatiškai rengiami pagal nustatytus įmonės šablonus, o tokie organizaciniai procesai kaip sprendimų priėmimas, produktų įvedimas, užsakymų tvirtinimas, pasiūlymų derinimas suskaitmeninami. Tokie darbai atliekami kompiuteriu, todėl darbuotojams reikia skirti žymiai mažiau laiko dokumentų rengimui, jis geriau panaudojamas atliekant kitus svarbius darbus.
Tai, kad dokumentų valdymo sistemos sumažina darbo krūvį, gali patvirtinti ir Tolimojo keleivinio transporto kompanija (TOKS). 2018 m. čia įdiegta DVS. Nuo to laiko vadovai pastebėjo svarbų pokytį: sumažėjo darbo krūvis, todėl atsirado daugiau laiko generuoti įmonės sėkmei reikalingas idėjas.
Užtikrina sklandų vidinį komunikavimą
Didelis popierinių dokumentų, korespondencijos kiekis lemia sudėtingą tarpusavio komunikavimą. Svarbūs duomenys nepasiekia vadovų, kartais net yra prarandami, dėl to kyla nesusipratimų tarp kolegų. Kai reikia patvirtinti informaciją, neretai sunku telefonu susisiekti su reikiamais asmenimis, o keliauti į skirtingus kompanijos padalinius taip pat užtrunka nemažai laiko.
DVS programinė įranga ne tik automatizuoja dokumentų tvarkymo procesus: ji gali būti naudojama kaip terpė bendravimui. Per specialius kanalus bei el. paštą galima lengvai susisiekti su aktualiais darbuotojais, teikti pasiūlymus, deleguoti užduotis. Be to, gali būti patogiai stebima darbų būsena, gaunami priminimai apie artėjančius terminus. Dokumentų valdymo sistemos gali būti įdiegtos ir į mobilųjį telefoną. Taip užtikrinamas greitas susisiekimas su kolegomis, nepriklausantis nei nuo geografinių, nei nuo laiko apribojimų.
Sumažina administracines išlaidas
Popieriniai dokumentai ir jų laikymas kainuoja itin daug. Dar brangiau atsieina ir tam skirtos kanceliarinės prekės, pavyzdžiui, rašikliai, aplankai, markeriai ir t. t. Transporto kompanijų vadovams, norintiems sumažinti šioms priemonėms skiriamas išlaidas, pravartu įsidiegti DVS.
Kadangi visas duomenų tvarkymas vyksta skaitmeninėje erdvėje, tiesiog nebelieka tokio didelio poreikio tiek popieriui, tiek kitoms kanceliarinėms priemonėms. Atsisakius archyvavimo patalpų, šiuos kambarius galima paversti biuro erdvėmis, skirtomis darbuotojams. Sutaupomos lėšos gali būti panaudojamos kitiems svarbiems tikslams.
Pagerina klientų aptarnavimą
Dokumentų valdymo sistemos pravarčios ir ryšių su klientais gerinimui. Neretai transporto kompanijose pasimeta popieriniai failai, svarbūs laiškai, sutartys, bendradarbiavimo informacija su tiekėjais bei pirkėjais, o dėl to verslas patiria nuostolių, kyla nepasitenkinimas paslaugomis.
DVS padeda to išvengti. Kaip minėta anksčiau, čia sisteminami ir skaitmenizuojami visi kompanijos duomenys. Į tai įtraukiama ir visa informacija, susijusi su klientais. Archyve kaupiama visa bendravimo istorija, pranešimai apie gaunamas užklausas, skundus. Taip pat registruojami atsiliepimai iš bendrų el. pašto adresų, įmonės internetinių puslapių, „HelpDesk“ sistemų. Šie duomenys registruojami ir perduodami spręsti pagal įmonės nustatytas procedūras. Be to, pagreitinami atsakymai į užklausas, nes vos tik gavus, jos iš karto matomos sistemoje.
Dokumentų valdymo sistemos – pravarti priemonė norintiems kardinaliai pakeisti savo transporto įmonės darbą. Ši programinė įranga automatizuoja duomenų tvarkymą ir procesų valdymą, o to nauda visapusė. Darbuotojai gali skirti daugiau laiko generuoti įmonės sėkmei skirtas idėjas ir efektyviai bendrauti su klientais. Bendra failų sistema pagerina ne tik vidinę komunikaciją, bet ir sumažina išlaidas.
