Kiekvienoje įmonėje susiduriama su prašymais. Dažniausi – atostogų – prašymai iki patvirtinimo turi būti peržiūrimi ne vieno asmens: skyriaus vadovo, administratoriaus, generalinio vadovo. Tai atima nemažai laiko. Prašymų tvirtinimas gali būti gana trumpas ir lengvas procesas, jei tik įmonėje naudojami personalo valdymo sprendimai.
Įvairūs prašymai
Įmonėse teikiami prašymai rengiami pagal aiškias, iš anksto nustatytas dokumentų valdymo gaires. Visuose prašymuose turi būti ši informacija:
- prašymo pildymo data;
- prašančiojo vardas ir pavardė, telefono numeris, adresas;
- kreipinys (kam skiriamas prašymas – paprastai tai yra įmonės vadovas);
- po prašymo pavadinimo, turėtų būti nurodyta jo paskirtis (dėl atostogų, laisvos dienos, išėjimo ir pan.);
- tekstas, kuriame nurodytas prašymo tikslas (kuriomis dienomis darbuotojas atostogas). Jei tai mokamos atostogos, taip pat turi būti nurodyta, kada turi būti sumokėti pinigai už atostogas (dažniausiai su to mėnesio atlyginimu);
- parašas.
Prašymai paprastai teikiami administratoriui, kuris persiunčia jį asmeniui, atsakingam už jo pasirašymą. Galiausiai po kokios savaitės asmuo gauna patvirtintą prašymą.
Žinodami, kad prašymo patvirtinimo paprastai reikia laukti apie savaitę, daug darbuotojų juos stengiasi pateikti bent kelios savaitės iki numatytos datos. Dėl to prašymų tvirtinimas užsitęsia. Norintiems užtikrinti sklandesnį prašymų valdymą patariama išbandyti vieningą sistemą, kurios pagalba automatizuojami tam tikri etapai ir taupomas darbuotojų laikas.
Viena sistema
Kai kurios įmonės pasirenka lengvesnį kelią: įdiegia sistemą, galinčią greičiau apdoroti gaunamus prašymus. Tokie personalo valdymo sprendimai leidžia daug greičiau sureaguoti į pateiktus prašymus ir pateikti atsakymą.
Tai ypač svarbu valstybinėms įstaigoms. Dėl užduočių įvairovės ir didelio darbuotojų skaičiaus, tokių įstaigų personalo skyrius stengiasi optimizuoti gaunamų prašymų tvarkymą ir įdiegia programinę įrangą, skirtą būtent darbuotojų prašymų tvirtinimui. Įdiegta viena sistema per kelias minutes leidžia patvirtinti prašymus pasinaudojant elektroniniu parašu.
Norint, kad toks sprendimas veiktų įmonėje, pirmiausia, turi būti sukurti prašymų šablonai, kad darbuotojams informacijos reikėtų įvesti minimaliai. Tuomet jie yra sukeliami į pasirinktą ir prie įmonės poreikių pritaikytą dokumentų valdymo sistemą. Siekiant parašyti prašymą, darbuotojui tereikia prisijungti prie sistemos, patvirtinti savo tapatybę elektroniniu parašu, įvesti reikiamus duomenis ir tuomet prašymas siunčiamas toliau.
Įmonės vadovas iš anksto būna pajungiamas prie prašymo, tad vos gavęs jį pasirašo elektroniniu parašu ir šis, jau pasirašytas, siunčiamas atgal darbuotojui. Tokie personalo valdymo sprendimai suteikia įmonei net kelis privalumus:
- prašymus galima tvarkyti daug greičiau ir efektyviau;
- prašymų tvirtinimas yra lengvesnis nei įprastai;
- sumažėja dokumentams reikalingos erdvės poreikis;
- dokumentai yra saugomi vienoje vietoje, todėl gali būti greitai pasiekti.
Didžiausias pastebimas privalumas – darbuotojams nereikia gaišti tiek daug laiko atliekant paprastus procesus.
Tinkamai parengta sistema leidžia darbuotojams prašymus pildyti greitai. Tai reiškia, kad galima lengviau valdyti savo laiką, suvokiant, kada prašymas bus apdorotas, nereikia kiekvieną kartą ieškoti atitinkamos formos. Visas likęs laikas skiriamas svarbesnėms darbo užduotims.
