Savaime suprantama, kad prasti bendravimo rezultatai organizacijose prisideda prie daugelio problemų. Suplanuoti projektą ir numatyti beveik kiekvieną procesą iki smulkiausių detalių iš esmės nėra sunku. Bet dėl neefektyvios komunikacijos tarp komandos narių ir skirtingų padalinių gali kilti kliūčių jį įvykdant. Taip sumažėja darbo našumas ir teikiamų produktų bei paslaugų kokybė. Todėl skatinti ir gerinti vidinius organizacijos ryšius pravartu kiekvienai įmonei. Tą galima pasiekti įsidiegus DVS programinę įrangą, kuri padeda darbuotojams komunikuoti tarpusavyje. tokiu būdu, žinoma, optimizuojamas ir pats dokumentų valdymas. Žemiau pateikiami patarimai, pagerinantys bendravimą tarp skyrių.
Atpažinkite kiekvienam skyriui aktualią informaciją
Kiekvienas padalinys užsiima savitomis funkcijomis, tačiau neretai tenka prašyti persiųsti tam tikrus duomenis iš vieno skyriaus į kitą. Tai gali būti pareiškimai, ataskaitos, sąskaitos ar kiti svarbūs dokumentai, kurių laiku negavus gali sutrikti darbas, vėluoti užduotys, o galiausiai apsunkinamas komunikavimas ir su klientais ar partneriais.
Efektyvus sprendimas – dalintis svarbia informacija naudojant vidinę sistemą, kurioje taip pat galima ir teikti užklausas dėl reikiamų duomenų. Taip vienoje vietoje kaupiamos ir laikomos padaliniams aktualios žinios, suteikiama greita prieiga prie jų ir užtikrinamas sklandus susisiekimas.
Įmonėje sukurkite bendrą komunikacijos kanalą
Tai itin pravarti priemonė, padedanti užtikrinti efektyvesnį darbuotojų bendravimą. Ją galima naudoti atsiliepimams, prašymams, ar tiesiog siekiant raginti kolegas dalintis idėjomis ir pasiūlymais, kaip padidinti produktyvumą.
Tam naudinga DVS sistema. Nors jos paskirtis – optimizuotas dokumentų valdymas, ši programa taip pat turi patogias priemones informacijos sklaidai ir vidiniam organizacijos komunikavimui. Per šiuos kanalus galima ruošti atvirus klausimus, aptarti aktualias temas ir paprašyti darbuotojų komentaruose pateikti savo mintis. Taip užtikrinama, kad informacija pasiektų visus reikiamus adresatus, o skyriai gali efektyviai bendrauti tarpusavyje.
Paskatinkite darbuotojus bendradarbiauti su kolegomis iš kitų padalinių
Atotrūkį tarp filialų ar skyrių dažnai lemia skaidrumo ir komunikacijos stoka. Skatinkite kiekvieną skyrių reguliariai dalintis naujienomis ir užduočių progresu. Taip komanda žinos viską, kas vyksta bendrovėje, tai, ar reikia atlikti papildomų darbų, kokios informacijos kam trūksta.
Naudinga rengti bendrus, kelis padalinius siejančius projektus, o juos atliekant laikytis taisyklių, kurios užtikrins sklandesnį duomenų srautą. Tinkama bendravimo projektuose taisyklė galėtų būti laisvas dalijimasis dokumentais bei žiniomis, jei to paprašoma.
Įdiekite dokumentų ir procesų valdymo sistemą
Pats išmanus dokumentų valdymas taip pat gali pagerinti bendravimą tarp padalinių. DVS programinė įranga automatizuotai sistemina, rengia ir archyvuoja visus duomenis, jie lengvai pasiekiami kiekvienam komandos nariui. Suteikiama galimybė sekti ir koreguoti failus, o integruota sistema vienoje vietoje saugo visą informacijos srautą. Tad jei reikia sužinoti tam tikrus duomenis, tai galima padaryti greitai.
Norėdami užtikrinti efektyvią komunikaciją tarp skirtingų padalinių, suteikite daugiau galimybių jiems bendradarbiauti. Taip pat praverčia bendra veikla, atliekama už darbo ribų, tokia kaip išvykos ar pratybos, stiprinančios komandinį pojūtį. Visa tai lengva planuoti per DVS, kuriomis atliekamas dokumentų valdymas padeda pasirūpinti informacijos platinimu, registracijos formomis ir panašiai. Taip galiausiai padidinamas ir įmonės našumas, sumažėja vėlavimų, klaidų tikimybė, nes visi reikiami įrašai pasiekiami vienu mygtuko paspaudimu, kad ir kur bebūtumėte.
