Kiekvienas naujas klientas – tai svarbus ilgo, tęstinio proceso etapas. Tuomet reikia ne tik surinkti, bet ir tinkamai saugoti, apdoroti duomenis. Šiuo atžvilgiu itin praverčia dokumentų valdymo sistema. Ji padeda ne vien palengvinti komandos darbą, bet ir pagerinti patį klientų aptarnavimą. Plačiau apie aptarnaujant klientus kylančias problemas ir DVS privalumus kontroliuojant užsakymus, užklausas – šiame įraše.
Platesnis pasiekiamumas
Klientų aptarnavimas dažnoje įmonėje pasižymi reputacijai išties kenkiančiu netikslumu, klaidomis. Gali pritrūkti ne tiek atidumo, kiek fizinių galimybių pasiekti reikiamą informaciją – pavyzdžiui, kada buvo pateikta pirmoji užklausa, kokie klausimai užduoti, ar įvykdyta registracija vizitui, ar pritaikyta nuolaida ir panašiai.
Prie specifinių poreikių pritaikius DVS, galima naudotis prieiga prie įvairių duomenų. Tai padeda atlikti užduotis su minimalia žmogiškųjų klaidų tikimybe. Be to, „Sekasoft“ dokumentų valdymo sistema prieinama ir dirbantiems nuotoliniu būdu, todėl toks sprendimas leidžia operatyviai įveikti staiga iškilusius iššūkius išvykus į komandiruotę ar dirbant iš namų.
DVS naudinga ir dar dėl kito aspekto. Sistemoje gali būti saugomi tiek potencialių, tiek buvusių užsakovų duomenys, todėl naudojantis šiuo sprendimu paprasta sekti pardavimų situaciją ar tiesiog išlaikyti naudingą ryšį.
Individualumas
Šiandien personalizuotas kontaktas siekiant pelno ir geros reputacijos turi lemiamos reikšmės. Klientai ypatingai vertina pastangas pateikti tik jiems aktualią informaciją, individualizuotus pasiūlymus, kalbėti „jų kalba“. Šiuo atžvilgiu DVS užtikrina, kad visi reikšmingi duomenys apie konkretų esamą, potencialų ar buvusį klientą būtų lengvai pasiekiami.
Tai padeda megzti personalizuotą ryšį greičiau ir efektyviau. Be to, ši ypatybė nepakinta net jei konkretaus kliento aptarnavimu ima rūpintis naujas komandos narys – juk visa informacija lieka prieinama.
Didesnis duomenų saugumas
Dokumentų valdymo sistema padeda įveikti GDPR ir kitus iššūkius. Ji užtikrina, kad specifiniai duomenys būtų pasiekiami tik autorizuotiems vartotojams. Tai reiškia, jog čia saugoma informacija yra nesulyginamai saugesnė nei, tarkime, tebenaudojant popierinius dokumentų variantus.
Patogumas ir operatyvumas
Kaip jau minėta, klientai naudojant DVS pasiekiami greičiau. Taip yra ne vien dėl geresnio duomenų pasiekiamumo. Pati komanda gali atlikti atsikartojančius darbus sparčiau, nes jie paprasčiausiai automatizuojami. Paprastas pavyzdys – sutarčių ar ataskaitų standartizavimas, šablonų kūrimas. Šiuo atveju tereikia pakeisti kintamus duomenis, ir dokumentas – jau parengtas kitiems etapams.
Pagal klientų aptarnavimo specifiką pritaikyta dokumentų valdymo sistema naudinga įvairiais atžvilgiais – tiek lengvinant pačių darbuotojų kasdienybę, mažinant kaštus, užtikrinant darbo našumą, tiek rūpinantis šiuolaikiškos įmonės reputacija ir sutarčių skaičiumi. Galiausiai savalaikis ir tikslus aptarnavimas padeda savaime – patenkinti klientai rekomenduoja įmonę kitiems, tad naujų užsakovų kiekis auga su mažiau tiesioginių pastangų.
