Nors gyvename amžiuje, kai stengiamasi automatizuoti vis daugiau procesų, techniškai didinti darbo našumą, patogumą, dalis įmonių į DVS tebežiūri skeptiškai. Labai dažnai neigiamą nuomonę lemia žinių stoka, nepakankamas įsigilinimas į privalumus, naudas, kurias gali užtikrinti patikima dokumentų valdymo sistema. Tad pateikiame kelias dažniausiai kylančias baimes, dvejones ir paaiškiname, kodėl verta pakeisti nuomonę.
Ar DVS tikrai suteikia naudos?
Ne visi šių laikų techniniai sprendimai yra vienodai efektyvūs, praktiški. Suprantama, kad susidūrus su keliais tokiais kyla nepasitikėjimas visomis technologijomis. Visgi tereikia daugiau pasidomėti naudomis ir kaip jas užsitikrinti – tuomet galima tikėtis tikrų, išmatuojamai geresnių rezultatų. Primename apie esminius DVS privalumus:
- Darbo našumo didinimas. Automatizavus didelę dalį atsikartojančių ar mechaniškai atliekamų užduočių (tokių kaip dokumentų tvirtinimas, atostogų prašymo teikimas ir tvirtinimas, darbų perdavimas tam pačiam žmogui) sutaupoma daugybė laiko. Šis resursas tausojamas ir atsisakant popierinių versijų – taigi, nustojus gaišti laiką kopijavimui, spausdinimui, informacijos paieškai. Dėl to dokumentų valdymo sistema suteikia daugiau galimybių rimtoms, susikaupimo reikalaujančioms užduotims įveikti.
- Sąnaudų taupymas. Ilgainiui sumažinamos ne tik laiko, bet ir finansinės sąnaudos. Per maždaug pusmetį pastebima, kaip sumažėja išlaidos, anksčiau skirtos popieriui, spausdinimui, rašymo reikmenims, netgi elektrai ir patalpų išlaikymui.
- Saugumas. Jei naudojamos visos su tuo susijusios funkcijos, DVS gali užtikrinti išskirtinį duomenų saugumą. El. parašas, vartotojų autorizacija, stiprus slaptažodis – vos keli dalykai, padedantys pasirūpinti, kad visuomet žinotumėte, kada, kas, kaip keitė dokumentus.
DVS diegimas nėra paprastas, greitas procesas, tačiau toks sprendimas ilgainiui atsiperka daugybe atžvilgių.
Tai – pernelyg brangu
Sisteminis dokumentų valdymas nėra trumpalaikis projektas ar vienkartinis pokytis. Dėl to ir jos naudos pastebimos tik po kurio laiko. Ko gero, būtent tai lemia požiūrį, jog dokumentų valdymo sistema yra pernelyg brangi.
Kaip jau minėjome, tinkamai prie poreikių pritaikyta DVS padeda sumažinti laiko bei finansines sąnaudas. Ji gali ir padidinti pelną – išnaudojus specifines funkcijas lengviau optimizuoti darbų krūvį, atrasti įvairaus pobūdžio kliūtis, kontroliuoti kokybę, užtikrinti skirtingų procesų (klientų užklausų tenkinimo, pirkimų, pardavimų) savalaikiškumą. Tad suma, mokama už šį gaminį, ilgainiui atsiperka su kaupu. Beje, siūlome atkreipti dėmesį į skirtingus „Sekasoft“ sprendimus: esama ir tokių sistemų, kurių diegimas nereikalauja didelių išlaidų.
Bauginantys pokyčiai
Nusprendus įsidiegti DVS dažniausiai tenka imtis vienokių ar kitokių pokyčių. Kai kurios įmonės turi pripratinti visą kolektyvą naudotis kompiuteriu ar laikytis bendros tvarkos, kitos turi susikurti savus procesų valdymo principus, trečioms tenka rūpintis sumažėjusiu personalo poreikiu, ir panašiai. Visgi tai būtina tam, kad dokumentų valdymo sistema iš tiesų suteiktų naudos.
Pokyčius tikrai galima suvaldyti taip, kad jie būtų priimti pozityviai ir noriai. Tam labiausiai reikia laiko – jo reikia skirti ir galimų, planuojamų pokyčių aptarimui, ir nenumatytoms kliūtims, ir pačių pasikeitimų įgyvendinimui, įpratimui prie jų. Tad nereikėtų imtis drastiškų veiksmų: prieš diegiant DVS būtini mokymai, diskusijos.
Šiuolaikiškos DVS pasižymi intuityviu, lengvai perprantamu valdymu, spartumu, universalumu, išskirtiniu saugumu. Jų diegimui reikia tam tikrų pastangų, tačiau visi racionaliai įgyvendinti sprendimai nuveda link tikslo: greitesnio, patogesnio, lengvesnio įmonės tikslų siekimo.
