Geriausiai pokyčiai įmonėje vykdomi tuomet, kai visi – tiek darbuotojai, tiek vadovai – jiems pritaria. Kai kažkuri grandis nusprendžia, kad bendri sprendimai yra nereikalingi, įvairūs procesai ima strigti ir tai ilgainiui pasijaučia visos kompanijos mastu. Tada organizacijos valdymas gali tapti kiek sudėtingesnis, o pokyčiai įgyvendinami lėčiau. Siekiant išvengti darbo kokybės suprastėjimo ar krizių komandos viduje, būtina užtikrinti patogią ir darbuotojams, ir vadovams sistemą. Kokias naudas iš tokių sprendimų gauna abi pusės – darbuotojai ir už organizacijos veiklą atsakingi vadovai?
DVS nauda darbuotojams…
Vienas dažnesnių pokyčių, kurie įgyvendinami įmonėje yra dokumentų valdymas. Tai – sistema, kurios pagalba galima atidžiau sekti įmonėje sukuriamus ir gaunamus dokumentus, užtikrinti jų saugumą. Kalbant apie šį sprendimą, gana paprasta surasti argumentų, kodėl jis yra vertingas darbuotojams:
- Turint specialią sistemą, kurioje saugomi svarbūs dokumentai, nereikės baimintis, kad kažkuris dokumentas bus pamestas, netyčia ištrintas. Tokiu būdu ir darbuotojai jaus mažiau streso, galės laiką ir energiją skirti kitoms užduotims.
- Teisingas organizacijos valdymas priklauso ir nuo to, kaip darbuotojai yra supažindinami su dokumentais. Neturit informacijos ar jos negaunant, mažėja komandos narių motyvacija, gali būti sunku dirbti, ypatingai perėjus į naują skyrių. Pasikeitus darbuotojams, būtent pritaikytas dokumentų valdymas padeda toliau sklandžiai sekti vykdomus darbus, korekcijas. Turint šią sistemą, net nauji darbuotojai galės iš karto įsitraukti į darbą.
- Komandai nuolat koreguojant tam tikrus dokumentus, neišvengiamai susikaupia skirtingos jų versijos. Dėl to gana greitai galima pasiklysti, kuris dokumentas yra naujausias, o kuris – pasenęs, taigi nesunku ir suklysti koreguojant ne tą dokumentą, kurį reikėtų. Naudojantis dokumentų valdymo sistema skirtingi žmonės gali prisijungti prie dokumento korekcijų vienu metu ir taip išvengti įvairių nesusipratimų.
- Net jei kelias dienas turėsite dirbti namie ar vyksite į komandiruotę, toliau galėsite sekti ir prisidėti prie komandinio darbo. Mobilumas yra dar vienas dokumentų valdymo sistemos privalumas.
Pačiam verslui dokumentų valdymas patogus tuo, kad galima lengviau sekti, kokios sutartys sudaromos, kokie prašymai siunčiami, kaip vyksta jų korekcijos. Tai pagerina įmonės darbo tikslumą ir efektyvumą.
…ir vadovams
Galbūt iš pirmo žvilgsnio gali pasirodyti, kad visi minėti dokumentų valdymo sistemos sprendimai prisideda prie darbuotojų darbo palengvinimo, visgi šis sprendimas yra labai naudingas ir vadovams: dėl jo organizacijos valdymas tampa paprastesnis ir tikslesnis.
Pagrindiniai privalumai, kuriais gali mėgautis vadovai, yra šie:
- lengvesnė kontrolė: sunku surasti dokumentus, patvirtinančius, kaip sekasi sutarties su klientais ruošimas, kuris darbuotojas yra atsakingas už rezultatų pateikimą? Visa tai galite sekti pasinaudoję dokumentų valdymo sistema. Jos pagalba užtikrinamas tikslesnis informacijos ir situacijos valdymas;
- laiku įvykdomos užduotys: sistema padeda išvengti vėlavimų atliekant užduotis ar išsiunčiant laiškus, paruošiant dokumentus ir pan.;
- greičiau patvirtinsite svarbius dokumentus pasinaudodami elektroniniu parašu;
- valdymo objektyvumas ir vidinės komunikacijos užtikrinimas: dokumentų valdymas padės sekti korekcijas, bendradarbiavimo sutartis, įvairius dokumentų organizavimo etapus, todėl aiškiau žinosite, kurie asmenys ir už ką yra atsakingi, be to aiški struktūra padės greičiau skirti darbus ar patikrinti, kokioje rengimo stadijoje jie yra;
- formuojamas brandesnis kolektyvas, kuris geba sklandžiau bendradarbiauti, organizacijoje įsivyrauja abipusė pagarba, todėl ilgainiui pasiekiami aukštesni rezultatai.
Turbūt didžiausia DVS nauda vadovams, apjungianti minėtąsias, yra kaštų sumažinimas, kas reiškia, kad verslas gaus daugiau pelno.
Efektyvus organizacijos valdymas susideda iš reikalingų optimizacijų bei pokyčių, kuriuos turi priimti ne tik darbuotojai, bet ir vadovai. Nors kai kuriais atvejais atrodo, kad pasikeitimai įmonės viduje daugiausiai naudos atneša darbuotojams, vadovams verta prisiminti, kad patenkinta ir motyvuota komanda dirba tiksliau ir našiau, o tai – itin didelė nauda jų verslui.
